IV. Đánh giá về kiến thức và năng lực làm việc đối với cơng việc hiện tạ
4.2.4 Giải pháp 4: Củng cố hồn thiện bộ máy tổ chức
Để hạn chế được tối đa các nguy cơ cũng như thách thức trước mắt, cơng ty cần cĩ giải pháp khắc phục những điểm yếu của mình. Bên cạnh việc đầu tư phát triển nguồn nhân lực, nội lực của cơng ty thì giải pháp để cĩ được một bộ máy tổ chức quản lý vững mạnh là thiết yếu – Giải pháp củng cố hồn
thiện bộ máy tổ chức.
Khi đối thủ cạnh tranh đang ngày càng nhiều và lớn mạnh hơn và nếu chúng ta cĩ được một bộ máy tổ chức quản lý tốt, vững mạnh và linh hoạt thì việc ứng phĩ và xử lý các vấn đề sẽ dễ dàng và nhanh chĩng hơn, đặc biệt là trong mơi trường cạnh tranh địi hỏi cơng ty phải thích ứng nhanh với mọi sự
thay đổi. Một trong những điểm quan trọng là cơ cấu tổ chức quản lý phải hợp lý để sẵn sàng cho sự phát triển nhanh, mạnh nhưng vẫn đảm bảo được tính liên kết và gắn bĩ chiến lược giữa các thành viên, các bộ phận.
• Giải pháp cụ thể:
Hồn thiện mơ hình cơ cấu bộ máy tổ chức
Một bộ máy tổ chức quản lý tốt phải đảm bảo được các yếu tố:
- Tính tối ưu: phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luơn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngồi hệ thống. - Tính tin cậy: phải đảm bảo tính chính xác của thơng tin được xử lý
trong hệ thống, nhờ đĩ đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. - Tính bí mật: phải đảm bảo kiểm sốt được hệ thống thơng tin, thơng
tin khơng được rị rỉ ra ngồi dưới bất kỳ hình thức nào. Điều đĩ sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Hiện tại, bộ máy tổ chức quản lý của Cơng ty Minh Thành rất đơn giản và gọn nhẹ được xây dựng theo mơ hình trực tuyến, gồm Giám đốc, phịng Kinh doanh, phịng Kế tốn và phịng Kỹ thuật. Bộ máy này cĩ thể sẽ phù hợp với mức độ hoạt động của cơng ty hiện tại, giúp cơng ty cĩ thể phản ứng nhanh, linh hoạt với sự thay đổi của mơi trường kinh doanh, nhưng trong lương lai, khi mà các đối thủ cạnh tranh đang ngày càng nhiều và lớn mạnh hơn thì cơng ty cần cĩ một sự đổi mới cơ cấu bộ máy tổ chức vững mạnh, đầy đủ các phịng ban chức năng để cĩ thể giúp cơng ty đứng vững trên thị trường.
Cơng ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đĩ dự kiến cơ cấu mới.
Qua phân tích các điều kiện và tình hình thực tế thì giải pháp cho một bộ máy đầy đủ các phịng ban chuyên trách phối hợp chặt chẽ với nhau là hết sức cần thiết để duy trì và phát triển hoạt động của cơng ty hơn nữa. Đề xuất lập thêm phịng Hành chính và phịng Dự án sẽ đảm bảo được tính tối ưu và tính linh hoạt của cơ cấu bộ máy tổ chức, mơ hình cơ cấu mới như sau:
Sơ đồ 4.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý đề xuất
Theo đĩ, chức năng và nhiệm vụ của hai phịng ban bổ sung như sau: - Phĩ Giám đốc:
+ Xây dựng chiến lược, mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh đảm bảo vốn đầu tư và lợi nhuận hiệu quả.
+ Quản lý, điều hành các phịng ban thực hiện hồn thành kế hoạch, chiến lược của cơng ty
+ Tổ chức xây dựng hệ thống quy trình quản lý + Tổ chức điều hành chung các cơng việc tại cơng ty. - Phịng Hành chính:
+ Phụ trách văn thư, lưu trữ, thơng tin liên lạc, hội nghị, đời sống, thi đua, tuyên truyền...
+ Xây dựng và quản lý chế độ lương, thưởng, bảo hiểm xã hội… + Quản lý việc sử dụng tài sản của cơng ty
+ Theo dõi việc triển khai thực hiện các quy chế nội bộ của cơng ty + Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý nhân sự tồn cơng ty
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phịng Kinh doanh Phịng Kế tốn Phịng Hành chính Phịng Kỹ thuật Phịng Dự án
+ Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng mơ hình quản lý, phương án tổ chức của cơng ty phù hợp trong từng thời kỳ
+ Thực hiện các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên
- Phịng Dự án:
+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý, điều hành tồn bộ các gĩi thầu, dự án của cơng ty.
+ Nghiên cứu, tìm hiểu các thơng tin về dự án, các thơng tin về vật tư thiết bị mà dự án yêu cầu.
+ Phối hợp với Phịng Kinh doanh, phịng Kỹ thuật đề xuất các vấn đề liên quan đến việc tham gia vào các gĩi thầu, dự án mới.
+ Phối hợp với Phịng Kế tốn lập tiến độ nhu cầu vốn cho các gĩi thầu, dự án.
+ Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu cĩ liên quan đến các gĩi thầu, dự án của cơng ty.
Đồng thời, cơng ty cũng cần phải xây dựng và hồn thiện các quy trình thực hiện cơng việc một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo tính thực thi và phối hợp tốt giữa các phịng ban, bộ phận như quy trình quản lý chất lượng, quy trình quản lý nhân sự, quy trình kinh doanh, quy trình lập hồ sơ dự thầu, quy tình xử lý thơng tin, quy trình kế tốn…
• Ưu điểm và nhược điểm của giải pháp:
Việc sử dụng phương pháp phân tích đánh giá cơ cấu bộ máy tổ chức hiện tại để đề xuất một bộ máy tổ chức mới cho ta thấy được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hồn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn. Giải pháp củng cố, hồn thiện cơ cấu tổ chức, quản lý của cơng ty theo mơ hình trực tuyến gọn nhẹ sẽ giúp cơng ty cĩ một bộ máy vận hành tốt với đầy đủ các bộ phân chức năng phù hợp với chuyên mơn của mình, giúp cho cơng ty cĩ thể hoạt động hiệu quả trước những thử thách của mơi trường, trước những sự lớn mạnh của các đối thủ cạnh tranh.
Tuy nhiên, để thực hiện giải pháp này cần cĩ nhiều thời gian và chi phí, khơng thể thực hiện một cách tức thời được mà nĩ là quá trình phân tích kỷ lưỡng tất cả các mặt của cơng ty, thay đổi hồn thiện phải gắn liền với tính chất, đặc điểm hoạt động của cơng ty. Nếu việc củng cố đổi mới khơng phát
huy được tính hiệu quả và các phịng ban khơng thể phối hợp tốt với nhau thì ngược lại nĩ sẽ trở thành gánh nặng, sẽ gây ra nhiều hạn chế cho quá trình thực hiện chiến lược của cơng ty.
Giá trị bền vững của doanh nghiệp được thể hiện qua những nguồn lực cĩ giá trị bền vững, hình thành nền tảng cho khả năng cạnh tranh trong sản phẩm và dịch vụ trên thị trường. Đối với Cơng ty TNHH Minh Thành, một cơng ty mà chiến lược đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị là chiến lược sống cịn thì ngồi năng lực về tài chính, nguồn nhân lực là quan trọng và bền vững nhất, cịn phải chú trọng đến chất lượng sản phẩm cung cấp, thương hiệu và uy tín cơng ty, kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên, động lực và kĩ năng tổ chức của các nhà quản lý, văn hĩa doanh nghiệp… và hơn hết là sự liên kết của tất cả các yếu tố trên lại với nhau tạo ra khả năng đổi mới, sáng tạo, vững chắc và dễ dàng thích nghi với mọi sự thay đổi.
Như vậy, qua phân tích những khía cạnh cụ thể cho ta thấy việc thực hiện và phối hợp thực hiện các giải pháp trên là rất cần thiết để cơng ty cĩ thể sử dụng những mặt mạnh để khai thác tốt nhất cơ hội, lấp dần những yếu kém và giảm bớt nguy cơ, giúp cơng ty cĩ thể duy trì hoạt động và ngày càng phát triển hơn nữa trước những cơ hội cũng như những thách thức của thị trường, của lĩnh vực dầu khí hàng hải đầy tiềm năng này..
4.3 KIẾN NGHỊ
Trong giai đoạn hội nhập mạnh mẽ của đất nước hiện nay, hệ thống pháp luật của nước ta cũng đang từng bước được sửa đổi bổ sung để phù hợp với tình hình trong nước và các thơng lệ, luật pháp quốc tế. Vì vậy việc hồn thiện các quy định về luật pháp nĩi chung và Luật đấu thầu nĩi riêng là rất cần thiết và cĩ ảnh hưởng lớn đến tình hình kinh doanh cũng như cơng tác đấu thầu của doanh nghiệp.
Nhà nước cần hồn thiện quy chế đấu thầu và tăng cường tính hiệu quả của cơ chế quản lý hoạt động đấu thầu, bởi hiện nay cơ chế này vẫn cịn tồn tại nhiều kẽ hở, cho các nhà thầu luồn lách, lợi dụng, cố tình làm sai quy chế và thực tế vẫn cịn tồn tại các tiêu cực trong đấu thầu, khơng thể hiện được tính cơng bằng và cơng khai trong đấu thầu,
Tiếp tục hồn thiện các văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu, tăng cường cơng tác hướng dẫn thực hiện Luật đấu thầu và các Thơng tư, Nghị định để các doanh nghiệp cĩ thể nắm rõ các quy định áp dụng khi thực hiện
các cơng việc về đấu thầu, đảm bảo việc tổ chức đấu thầu và dự thầu đúng theo quy định của pháp luật.
Các cơ quan Nhà nước thường xuyên tổ chức tốt việc kiểm tra, thanh tra hoạt động đấu thầu nhằm phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi tiêu cực, vi phạm pháp luật để được trúng thầu vì những vấn đề này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng vật tư máy mĩc thiết bị và ảnh hưởng đến cơng trình thi cơng, đặc biệt là các cơng trình khai thác dầu khí và các cơng trình hàng hải cần đảm bảo các yêu cầu về chất lượng kỹ thuật và độ an tồn cao.
Đồng thời, Nhà nước cần cĩ thêm các chính sách hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhiều hơn nữa để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động và mang lại lợi ích cho đất nước như các chính sách ưu đãi lãi suất vay, thuế quan…
KẾT LUẬN
Lý luận và thực tiễn đã chứng minh chiến lược kinh doanh cĩ một vai trị quan trọng đối với hoạt động của một doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện đại. Hoạt động trong lĩnh vực mà sự cạnh tranh cĩ tính chất quyết liệt, một chiến lược kinh doanh đúng đắn là hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp trên con đường phát triển.
Chiến lược đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị là một chiến lược vơ cùng quan trọng đối với Cơng ty TNHH Minh Thành, một cơng ty hoạt động trong lĩnh vực dầu khí hàng hải đầy tiềm năng nhưng cũng đầy cạnh tranh gay gắt, sự thành cơng và tính hiệu quả của nĩ quyết định sự tồn tại và phát triển của cơng ty. Việc triển khai thực hiện chiến lược đấu thầu phải qua một quá trình dài địi hỏi sự theo dõi thu thập thơng tin, tính tốn các phương án dự thầu tối ưu để mang lại kết quả và lợi nhuận cao nhất.
Triển khai thực hiện chiến lược đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị tại Cơng ty TNHH Minh Thành được thực hiện bởi đội ngũ cán bộ nhân viên, kỹ sư chuyên mơn và giàu nhiệt huyết. Sự tồn tại và phát triển của cơng ty trong thời gian dài đã cho thấy những kết quả đáng kể của chiến lược đấu thầu tại cơng ty. Để tiếp tục đứng vững và phát triển hơn nữa, vượt qua các đối thủ cạnh tranh và khẳng định vị thế lớn trên thị trường, cơng ty cần áp dụng những biện pháp, những chính sách để thực hiện chiến lược một cách hiệu quả nhất.