L ỜI NĨI ĐẦU
2.3.2 Nhận hàng rời NK
2.3.2.1 Giới thiệu chung
Tổng cơng ty SOWATCO nhận bốc xếp, vận chuyển clinker nhập từ Thái Lan về cho cơng ty Xi măng Hà Tiên.
2.3.2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận
Như vậy quy trình nhận hàng nhập khẩu cĩ thể tĩm tắt như sau:
Đối với nhận hàng nhập khẩu, sau khi dỡ hết hàng hĩa từ tàu, việc ký chứng từ final report on discharge chứng minh việc nhận hàng đã hồn tất, và coi đĩ là cơ sở quyết tốn với chủ hàng, vì trên thực tế hàng cĩ thể hơn hoặc ít hơn dự kiến ban đầu.
Và đĩ là cơ sở để chủ hàng kiện địi bồi thường cho những thiết hụt, hư hỏng hàng trong quá trình nhận hàng.
2.3.2.3 Chi tiết các bước trong quy trình
a. Ký kết hợp đồng làm dịch vụ dỡ hàng với người nhập khẩu trong nước.
Khi nhà nhập khẩu đang thực hiện việc nhập khẩu hàng từ nước ngồi về, họ cĩ nhu cầu cho việc dỡ hàng ra khỏi tàu và việc trước tiên là ký một hợp đồng với một đơn vị thứ hai thay mặt họ dỡ hàng và kiểm đếm hàng nhận từ tàu biển và giao lại cho những phương tiện trong nước chở hàng về kho hoặc nhà mày.
Tồn bộ những cơng việc phải làm, những trách nhiệm mà người làm dịch vụ dỡ hàng và kiểm đếm hàng thực hiện căn cứ vào những điều khoản quy định trong hợp đồng. Hợp đồng gồm những điều khoản cụ thể giống như đối với hàng xuất. Nhưng chỉ khác là đây là hàng nhập khẩu.
Ký kết hợp đồng kiểm đếm, bốc xếp
Tổ chức thực hiện hợp đồng
Các bên cĩ liên quan trong quy trình làm việc
Thanh lý hợp đồng
Chuẩn bị
Thực hiện việc kiểm đếm và xếp hàng lên tàu
a.1 Ưu điểm
Giống quy trình XK nhưng bây giờ cơng ty đứng vai trị là người xếp dỡ hàng nhập.
a.2 Nhược điểm
Giống quy trình XK.
b. Tổ chức thực hiện hợp đồng
b1. Chuẩn bị
Sau khi ký hợp đồng về kiểm đếm và làm dịch vụ dỡ hàng từ tàu biển, khi cĩ kế hoạch tàu vào để dỡ hàng, chủ hàng mua thơng báo cho SOWATCO để chuẩn bị nhân sự và những phương tiện cần thiết cho việc dỡ hàng. Chủ hàng cĩ trách nhiệm fax cho SOWATCO một bản sơ đồ hàm hàng kèm với cargo list để làm cơ sở cho việc dỡ hàng.
Đối với bộ phận giao nhận làm cơng việc kiểm đếm
Nhân sự cũng giống như là giao hàng xuất khẩu, nhưng khác là giao nhận lúc này nhận hàng từ tàu và giao lại cho phương tiện trong nội địa.
Đối với bộ phận cơng nhân bốc xếp
Cũng cần chuẩn bị phương tiện, thiết bị dụng cụ cần thiết cho việc dỡ hàng. Tất cả cũng ở chế độ chờ sẵn sàng làm hàng khi tàu buộc vào phao và đã cĩ thơng báo của cơ quan giám định đo mớn nước ban đầu khi tàu đầy hàng. Việc này cũng hết sức quan trọng vì đây là cơ sở của việc tính thưởng phạt xếp dỡ hàng đối với những tàu ký thưởng phạt xếp dỡ.
b2. Tổ chức việc dỡ hàng và kiểm đếm hàng nhập:
Tallyman cũng làm cơng việc kiểm đếm như làm hàng xuất nhưng lúc này nhận hàng từ giao nhận của tàu (Tallyman of ship) hoặc nhận từ thủy thủ tàu (crew) và giao lại cho ghe hoặc sà lan, hoặc xe tải
* Nếu làm hàng bao/kiện:
Nếu làm hàng bao kiện thì cơng việc cần thiết là ghi vào tally sheet tất cả những thơng tin như làm hàng xuất khẩu. Và điểm khác với làm hàng xuất là lúc này trên tally sheet của mình lấy tally sheet của thủy thủ tàu hoặc kiểm kiện tàu.
Vai trị của người giao nhận lúc này là nhận từ tàu và giao lại cho phương tiện. Và chief tallyman cũng cĩ nhiệm vụ như là đối với hàng xuất, mỗi ngày làm một báo cáo dỡ hàng ngày Daily report on discharge (đính kèm ở phần phụ lục) thể hiện tất cả những thơng tin nhưđối với hàng xuất khẩu, nhưng chỉ khác đây là hàng nhập khẩu.
Sau khi việc dỡ hàng hồn tất, chief tallyman ký quyết tốn với tàu về số lượng hàng đã dỡ ra khỏi tàu, chứng từđĩ là Final report on discharge (đính kèm ở phụ lục).
Chứng từ này cũng rất quan trọng vì đĩ là cơ sở để tính tiền cước phí từ khách hàng.
Đối với nhà nhập khẩu, đĩ là cơ sởđể kiện địi bồi thường bảo hiểm (hoặc người xuất khẩu) nếu như hàng cĩ thiếu hụt hoặc hư hỏng so với hợp đồng đã ký kết.
* Nếu làm hàng xá:
Như clinker, lúa mì … thì khơng cần giao nhận kiểm đếm vì chỉ cần cơ quan giám định xác định số lượng thơng qua việc đo mớn nước.
Về nhân sự, chỉ cần trực ban, cơng nhân bốc xếp và chief tallyman.
Khi tàu biển vừa vào cảng hoặc phao, cơ quan giám định sẽ tiến hành đo mớn trọng tải tàu và tính tốn số lượng hàng hĩa trên tàu.
Việc dỡ hàng sau đĩ được tiến hành ngay sau khi cơ quan giám định thực hiện xong cơng việc giám định.
Forman sẽ tổ chức cho cơng nhân dỡ hàng bằng những dụng cụ chuyên dụng và dỡ xuống những sà lan, ghe hoặc xuống xe tải.
* Lưu ý
Những sà lan, ghe hoặc xe tải… chuyên chở hàng xá dỡ từ tàu sẽ được cơ quan giám định đo trọng tải hoặc do mớn trước khi dỡ hàng xuống. Và sau khi được nhận đầy hàng, những phương tiện này cũng phải được đo lại và tính tốn lượng hàng đang chở trên phương tiện của mình.
Phiếu nhận hàng với số lượng bao nhiêu sẽ do cơ quan giám định cấp. Cịn giao nhận chỉ cấp phiếu là cĩ nhận hàng từ tàu đĩ thơi.
Sau khi kết thúc việc dỡ hàng xá từ tàu, giao nhận chỉ quyết tốn với tàu số lượng hàng đã dỡ hết và khối lượng như cơ quan giám định cung cấp. (Vì đơn vị khơng làm cơng việc giám định trọng tải đối với hàng xá).
b.3 Ưu điểm
Giống quy trình XK nhưng thủ tục đơn giản hơn. Ít chứng từ hơn so với quy trình XK.
b.4 Nhược điểm
Giống quy trình XK.
Kết quả kiểm định của cơ quan giám định chưa chính xác. Trọng tải thực sự của sà lan, ghe tàu … thường lớn hơn so với đăng ký. Vì vậy khi cơng ty nhận vận chuyển hàng xá (phân bĩn, lúa mì, clinker…) cho cácphương tiện nội địa thiếu, gây thiệt hại cho cơng ty về doanh thu cũng như uy tín.
c. Thanh lý hợp đồng
Sau khi ký xong chứng từ chấm dứt việc dỡ hàng từ tàu, chief tallyman sẽ đưa cho chủ hàng một bộ chứng từ bao gồm:
- Tồn bộ daily report on discharge bản gốc. - Final report on discharge bản gốc.
- Tồn bộ những biên bản hiện trường khác về những sự cố hoặc những gì liên quan đến quá trình làm hàng trên tàu.
Đồng thời SOWATCO xuất hĩa đơn thanh tốn tiền từ chủ hàng. Hợp đồng được thanh lý.
Nhiệm vụ chấm dứt tại đây.
c.1 Ưu điểm
Giống quy trình XK.
c.2. Nhược điểm
Do việc dỡ hàng và chuyển xuống các phương tiện nội địa cĩ trọng lượng lớn hơn đăng ký với cơ quan kiểm định nên sau khi hồng tất thì bị mất một số lượng hàng và cơng ty phải cĩ trách nhiệm bồi thường số hàng trên, làm mất uy tín và gây thiệt hại đến cơng ty.