L ỜI NĨI ĐẦU
2.3 QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA
2.3.1 Giao hàng rời XK
2.3.1.1 Giới thiệu chung
Tổng cơng ty ký hợp đồng vận chuyển, bốc xếp gạo với Tổng cơng ty lương thực miền Nam.
2.3.1.2 Sơ đồ quy trình giao nhận
Như vậy quy trình giao hàng rời xuất khẩu bằng đường biển (trong phạm vi bốc xếp và kiểm đếm) được tĩm tắt như sau:
2.3.1.3 Chi tiết các bước trong quy trình
a. Ký kết hợp đồng với nhà xuất khẩu (shipper):
Sau khi nhà xuất khẩu trong nước ký kết được hợp đồng xuất khẩu (lấy ví dụ là hợp đồng xuất khẩu gạo), cĩ thể do chỉ định của nhà nhập khẩu ở nước ngồi hoặc do sự lựa chọn của nhà xuất khẩu mà lựa chọn một đơn vị thứ ba thực hiện thay mặt chủ hàng thực hiện việc xếp hàng lên tàu và kiểm đếm hàng giao cho người nhận tại tàu.
Hợp đồng cĩ thể ký cho từng tàu hoặc ký dài hạn (do mối quan hệ làm ăn thường xuyên và là khách hàng quen thuộc).
Hợp đồng được ký trước khi tàu vào cảng hoặc phao. (Đính kèm phụ lục) Ký kết hợp đồng kiểm đếm,
bốc xếp
Tổ chức thực hiện hợp đồng
Các bên cĩ liên quan trong quy trình làm việc
Thanh lý hợp đồng
Chuẩn bị
Thực hiện việc kiểm đếm và xếp hàng lên tàu
a.1 Ưu điểm
- Tổng Cơng ty là đơn vị cĩ kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải nên được nhiều cơng ty tin cậy và ký kết hợp đồng.
- Khách hàng của Tổng cơng ty là những khách hàng thân thiết nên việc đàm phán ký kết hợp đồng rất nhanh chĩng.
- Các hợp đồng cĩ các điều khoản quy định rõ ràng trách nhiệm của mỗi bên khi thực hiện.
- Các cam kết cĩ đầy đủ sự ràng buộc nên khi xảy ra sự cố khơng mất quyền lợi cho hai bên.
a.2 Nhược điểm
- Một số cơng ty cá nhân vì muốn thu hút khách hàng nên giảm giá, làm ảnh hưởng đến uy tín cũng như gây khĩ khăn cho cơng ty trong việc thương lượng giá.
- Đối với những hợp đồng ký thực hiện trong thời gian ngắn, cĩ thưởng phạt xếp dỡ nhưng vì điều kiện thời tiết thay đổi, cơng ty muốn thực hiện đúng tiến độ thì phải tăng ca, làm tăng chi phí cũng nhưảnh hưởng đến sức khỏe của các nhân viên.
b. Tổ chức thực hiện hợp đồng:
b1 Chuẩn bị
Sau khi hợp đồng về bốc xếp và kiểm đếm được hai bên ký kết và cĩ thơng báo về con tàu cụ thể về thời gian tàu vào, thời gian xếp hàng và vị trí tàu neo đậu. (SOWATCO cĩ thể đảm nhận luơn việc cho thuê phao neo tàu, đơn vị cĩ 3 phao trọng tải đến 50.000 tấn, và cĩ dịch vụ cột/mở dây cho tàu biển khi ra vào phao). Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà SOWATCO bắt đầu triển khai cơng việc của mình. Nhưng thơng thường gồm những cơng việc sau:
Bước 1: Thơng báo cho đội giao nhận chuẩn bị nhân sự, thơng thường mỗi cần cẩu làm việc là cần 1 nhân viên.
- Nhân viên giao nhận gọi là tallyman chịu trách nhiệm trong việc kiểm đếm hàng hĩa.
- Trong mỗi tàu thường từ 4 hoặc 5 cần cẩu và thơng thường là cẩu tàu, như vậy cần cĩ khoảng 4 hoặc 5 nhân viên. Và một trưởng nhĩm được gọi là chief tallyman. Chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi tiến độ xếp hàng lên tàu, số lượng là bao nhiêu và theo dõi hàng hĩa xếp lên tàu được xếp như thế nào.
- Chief tallyman hàng ngày làm báo cáo về kết quả việc xếp hàng lên tàu (Daily report) (đính kèm ở phần phụ lục) những ghi chú về tiến độ làm hàng và được đại phĩ (chief office) xác nhận. Đồng thời đơn đốc theo dõi nhân viên trên tàu làm việc.
Bước 2:
Chuẩn bị cơng nhân bốc xếp, sắp xếp các tổ cơng nhân, bố trí những dụng cụ cần thiết phù hợp với việc xếp từng loại hàng như dây, mĩc cẩu…
- Mỗi tổ cơng nhân cĩ tổ trưởng chịu trách nhiệm về cơng nhân tổ mình về mọi việc chất xếp hàng hĩa theo yêu cầu của tàu, theo dõi việc tuân thủ các quy định của tàu về vệ sinh…
- Theo dõi chính việc chất xếp hàng trên tàu là trực ban, mỗi tàu cĩ 1 trực ban (foreman). Trực ban cĩ nhiệm vụ quản lý cơng nhân trên tàu, liên hệ với tàu trong việc chất xếp hàng hĩa, sắp xếp cho phương tiện vận chuyển hàng hĩa từ kho lên tàu sao cho đúng loại hàng, đúng sơ đồ hầm của tàu đưa ra, đúng loại hàng, đúng cảng đến, hỗ trợ các sĩ quan trên tàu trong việc chất xếp hàng cũng như canh thời tiết (đối với hàng kỵ nước như gạo, phân bĩn, bã đậu nành…) Trực ban cịn chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra giám sát nhân sự làm việc trên tàu, chịu trách nhiệm khi cĩ sự kiểm tra của cơng an biên phịng.
Sau khi cĩ thơng báo của chủ hàng về thời gian làm hàng, tất cả giao nhận phải ở chế độ chờ sẵn sàng (stand by) làm việc bất cứ lúc nào khi cĩ yêu cầu của khách hàng.
Việc này hết sức quan trọng vì đối với tàu ký hợp đồng thưởng phạt, thời gian làm hàng được tính ngay sau khi cĩ thơng báo hầm hàng đã đạt tiêu chuẩn (cargo hold passed) xếp hàng của cơ quan giám định (cargo hold survey).
Nếu khơng kịp thời làm hàng khi hầm hàng đã passed thì thời gian bị phạt tàu đĩ sẽđược tính cho SOWATCO.
b2 Thực hiện việc kiểm đếm và xếp hàng lên tàu:
Khi cĩ biên bản hầm hàng đã đạt của cơ quan giám định thì bắt đầu tổ chức xếp hàng lên tàu.
Trước tiên foreman sẽ yêu cầu đại phĩ cung cấp một sơđồ hầm hàng theo dự kiến (manifest hoặc pre-stowage cargo plane) để theo đĩ tổ chức xếp hàng hĩa cho hợp lý. Hoặc sơđồ này được chủ hàng nhận từđại lý hãng tàu và chủ hàng cung cấp cho SOWATCO bằng fax kèm với cargo list trước khi việc xếp hàng bắt đầu.
Theo như sơ đồ hầm hàng ban đầu sẽ tổ chức việc xếp hàng và sẽ cĩ những chỉnh sửa trong quá trình xếp hàng thì sẽ cĩ những sơ đồ mới cho phù hợp. Đĩ là cơng việc của đại phĩ.
* Đối với giao nhận thực hiện việc kiểm đếm (bộ phận tally)
Nhân viên giao nhận làm việc kiểm đếm hàng sẽ nhận hàng từ phương tiện là những ghe hoặc sà lan chở hàng từ kho, tồn bộ những gì phát sinh trong lúc nhận hàng sẽđược ghi vào một chứng từ gọi là tally sheet on loading (đính kèm phần phụ lục). Nội dung ghi vào chứng từ này như:
- Tên tàu (M/V’s name), phao đậu (bouy No). - Thời gian làm việc
- Tên nhân viên giao nhận (name of tallyman). - Chủ hàng bán (shipper).
- Tên (số hiệu) của phương tiện chuyên chở. - Mơ tả hàng hĩa (description of cargo).
- Số lượng hàng hĩa nhận lên tàu (quantity of cargo).
- Những ghi chú về thời gian làm hàng như nghỉ ăn, thời tiết xấu, cần cẩu hư… và những ghi chú cần thiết khác (remark). Đây là cơ sở để tính thời gian làm hàng, để tính thưởng phạt xếp dỡ.
- Cĩ chữ ký xác nhận của người giao và người nhận.
Sau một ngày làm việc nhân viên giao nhận sẽđổi 1 bản copy tally sheet của mình lấy 1 bản Copy tally sheet của kiểm kiện (đính kèm ở phụ lục). Tùy vào chủ hàng bán hoặc chủ hàng mua mà việc giao hàng này đại diện người nhận là người chuyên chở (carrier) hoặc một cơ quan thứ ba khác làm đại diện người nhận (gọi là kiểm kiện – tallyman). Người nhận hàng trên tàu sẽ ký nhận vào tally sheet của nhân viên giao nhận. Đồng thời nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận cho phương tiện chuyên chở số lượng hàng đã nhận. Việc này sẽ được thực hiện bằng cách ký hậu trên phiếu xuất kho (đính kèm ở phụ lục) mà người chuyên chở lấy từ kho.
Nội dung xác nhận bao gồm các mục sau: - Thời gian nhận hàng.
- Tên tàu.
- Hầm hàng số mấy.
- Số lượng hàng nhận, quy cách chất lượng. - Chữ ký xác nhận.
Sau một ngày làm việc, chief tallyman sẽ tổng kết tồn bộ số liệu về hàng đã xếp lên tàu, thời gian làm việc, cũng như những phát sinh khác như lượng bao rỗng nhận lên
tàu, thời gian chèn lĩt hầm hàng, giám định hàng… sẽ làm một báo cáo tổng hợp gọi là
Daily report on loading (đính kèm ở phụ lục) và cĩ xác nhận của chief order. Với những ghi chú trên Daily report là cơ sở chính để người gửi hàng (shipper) thành lập Statement of fact (đính kèm ở phụ lục) trong bộ chứng từ thanh tốn theo L/C, và cũng là cơ sởđối chiếu với time sheet của đại lý hãng tàu.
Và cho đến khi giao xong hàng, chief tallyman sẽ ký với tàu một chứng từ khác gọi là Final report on loading (đính kèm ở phụ lục) đây là chứng từ chứng minh với chủ hàng đã hồn tất việc kiểm đếm và xếp hàng lên tàu, và cũng là cơ sở để quyết tốn, tính tốn chi phí với chủ hàng. Vì trên thực tế lượng hàng lên tàu cĩ thể tăng hoặc giảm so với ban đầu.
Đây cũng là một chứng từ hết sức quan trọng vì là cơ sở chứng minh giao nhận đã thực hiện hết trách nhiệm và nghĩa vụ của mình về việc giao hàng cho người nhận (hoặc đại diện người nhận). Nghĩa vụ về hàng hĩa đối với họ chấm dứt khi đã được đại phĩ ký xác nhận vào chứng từ này.
Và một chứng từ khác là sơ đồ hầm hàng thực tế so với ban đầu Stowage plane (đính kèm ở phụ lục). Đây là cơ sở cho nhà chuyên chở giao hàng ở cảng đến. Đĩ là vị trí chất xếp từng loại hàng thực tế cĩ trên tàu.
Ngồi ra chief tallyman sẽ thay mặt shipper ký MATE’S RECEIPT (đính kèm ở phụ lục). Chứng từ này do đại phĩ ký. Mate’s receipt clean cùng với giấy ủy quyền ký Bill of lading Authorization to sign bills of lading (đính kèm ở phần phụ lục) của thuyền trưởng, shipper sẽđem về cho đại lý cần cấp Bill of Lading.
* Đối với bộ phận bốc xếp
Bốc xếp chịu trách nhiệm trong việc đưa hàng lên tàu và chất xếp theo yêu cầu của tàu, kiêm luơn lái cẩu đưa hàng lên tàu (Derick operator/Crane operator). Việc xếp hàng này tuyệt đối tuân theo sắp xếp của đại phĩ sao cho đảm bảo hàng được thơng thống (chừa lại những rãnh thơng giĩ, chèn lĩt cách vách thành tàu…). Bảo đảm tuyệt đối vệ sinh dưới hầm hàng.
Đây là cơng việc chính của foreman, và một điều quan trọng trong giao hàng rời đĩ là việc tận dụng tối đa dung tích chứa hàng của tàu đĩ, do vậy người thuê tàu (character) thường thuê tàu cĩ dung tích chứa hàng rất sát với lượng hàng vận chuyển, nên nếu như việc chất xếp khơng cẩn thận rất dễ dẫn đến việc khơng xếp hàng hết lên tàu thường gọi là “ĩi hàng”. Việc này cũng rất nghiêm trọng vì đối với những hợp đồng thương mại mà giữa người bán (shipper) và người mua (consignee) ký bill of lading là “bill chết” tức là số lượng hàng chuyên chở trên chuyến tàu đĩ là cốđịnh, thì cĩ nghĩa là khơng lấy được B/L. Cịn nếu như muốn xếp hết hàng lên tàu thì bắt buộc phải dỡ ra
chất xếp lại, như vậy mất rất nhiều thời gian và tốn kém rất nhiều, thiệt hại cũng rất lớn. Forman là người theo dõi việc này, và cũng bằng kinh nghiệm làm việc họ cĩ thể nhận định trường hợp nào là cĩ khả năng ĩi hàng cao.
* Lưu ý là foreman giúp người chuyên chở trong mọi việc nhưng với trách nhiệm của người chuyên chở, vì đa số hợp đồng xuất khẩu của Việt Nam ngày nay là xuất FOB hoặc CIF nên shipper giao hàng qua lan can tàu là hết trách nhiệm về hàng hĩa, trách nhiệm đã chuyển cho người mua hàng và người chịu trách nhiệm trước tiên là người chuyên chở. Trong mọi trường hợp, người làm giao nhận/xếp/dỡ làm hết khả năng của mình và phải chứng minh là đã làm việc cẩn thận thỏa đáng như luật định.
b.3 Ưu điểm
Vì cơng ty cĩ 3 phao trọng tải 50.000 tấn nên rất thuận tiện cho việc bốc dỡ hàng lên tàu.
Bên cạnh đĩ, cơng ty cịn cĩ sà lan, canơ đưa đĩn nhân viên ra nơi làm việc, đảm bảo được thời gian làm việc.
Cĩ trang thiết bị đầy đủ, đội ngũ nhân viên nhiệt tình hăng hái làm việc nên đảm bảo cơng việc xếp hàng lên tàu đúng thời gian quy định.
b.4 Nhược điểm
Đồng thời, trong mùa mưa, việc làm hàng rời rất vất vả vì thời tiết khơng ổn định, cĩ thể mưa bất chợt, gây ra những thiệt hại về hàng hĩa rất lớn.
Muốn đẩy nhanh tiến độ thì bắt buộc các nhân viên phải tăng ca ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên.
Vì lợi ích cá nhân, một số nhân viên kết nối với tàu và bộ phận kiểm đếm ‘bán hàng’ gây tổn thất cho nhà nhập khẩu và ảnh hưởng đến cơng ty.
Khi làm hàng đối với tàu ký HĐ thưởng phạt nếu khơng kịp thời gian làm hàng khi hầm hàng đã đạt tiêu chuẩn xếp hàng do chuẩn bị nhân cơng chưa tốt thì thời gian bị phạt tàu đĩ sẽ tính cho SOWATCO.
c. Các bên cĩ liên quan trong quy trình làm việc
Trong khi giao hàng lên tàu tùy thuộc vào từng hãng tàu, từng người mua mà cĩ thể cĩ những cơ quan khác cùng làm việc kiểm đếm hàng hĩa, cĩ một hoặc hai cơ quan giám định hàng hĩa. Các cơ quan cĩ liên quan bao gồm:
- Người kiểm đếm của phương tiện chuyên chở trong nội địa. - Giao nhận của người bán (tally of shipper).
- Kiểm kiện (tally of ship).
- Bảo hiểm (insurrance) (bảo hiểm về số lượng nên cĩ tally của bảo hiểm tại tàu). Theo dõi việc load hàng như thế nào, bao rách vỡ, hàng khơng đủ chất lượng, xem xét thực tế xếp hàng lên tàu.
- Giám định (surveyor) (giám định về số lượng hàng hĩa nên cũng cĩ tally giám định giám sát tally tàu). Giám định chất lượng hàng hĩa một lần nữa trước khi hàng lên tàu. Kịp thời xem xét và những sự cố hư hỏng hàng xảy ra và lập biên bản hiện trường.
- Thủy thủ tàu (crew) (một số hãng tàu như của Trung Quốc, Bắc Triều Tiên, Thái Lan,…) cĩ thủy thủ cầm tally giám sát quá trình giao hàng lên tàu.
Mối quan hệ giữa các bên trong quá trình làm việc trên tàu
- Người giao hàng của phương tiện kiểm đếm vì quyền lợi của mình, giao hàng nhận từ kho cho giao nhận và về kho nhận cước phí chuyên chở sau khi cĩ sự xác nhận của giao nhận về việc giao hàng.
- Giao nhận đại diện người bán nhận hàng từ phương tiện và giao lại cho kiểm kiện (giao tay ba). Sau khi giao xong hàng cho kiểm kiện tàu trách nhiệm về số lượng hàng hĩa của shipper đã chuyển sang cho người nhận mà cụ thể là kiểm kiện tàu.
- Nếu cĩ thủy thủ tàu thì kiểm kiện nhận từ giao nhận và giao lại cho tàu (thủy thủ). Lưu ý là dù kiểm kiện đã giao cho thủy thủ tàu nhưng trách nhiệm về số lượng hàng hĩa của họ vẫn cịn cho đến khi hàng tới cảng đến. Nếu hợp đồng hàng hố cĩ bảo hiểm về số lượng thì trách nhiệm về số lượng đã chuyển sang cho người bảo hiểm.
- Bảo hiểm làm việc độc lập vì quyền lợi của họ, chỉ giám sát các bên liên quan. - Giám định cũng làm việc độc lập và giám sát các bên cĩ liên quan trong quá trình làm việc.
c.1 Ưu điểm
- Là cơng ty lớn cĩ quan hệ rộng rãi với các cơ quan.
- Vì lợi ích của cơng ty, nên các bên đều cử 1 người đại diện đến giám sát quá trình bốc dỡ hàng, tránh gây thiệt hại cho cơng ty của mình, đồng thời giúp cho việc kiểm đếm một cách chính xác, trung thực.
c.2 Nhược điểm
- Vì mục đích cá nhân, khơng chỉ NV trong cơng ty mà cịn các NV bảo hiểm, giám định, … thơng đồng với nhau để “bán hàng” gây ảnh hưởng khơng chỉđến uy tín của
cơng ty mà cịn gây ảnh hưởng đến uy tín nhà XK, và gây thiệt hại cho nhà NK.
- Cơ chế quản lý cịn lõng lẻo, biên bản hầm hàng của cơ quan giám định đến chậm làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của cơng ty.
d. Thanh lý hợp đồng
Sau khi thực hiện xong việc xếp hàng lên tàu và kiểm đếm hàng tại tàu, chief