6. Về nghiên cứu phát triển
3.2.2.1. Giải pháp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu
Hiện tại, nguyên vật liệu chính của các doanh nghiệp nhà nước sản xuất bao bì carton in offset là giấy Duplex mà tỉ lệ sử dụng giấy nhập và giấy nội là 80:20. Trong tương lai đến năm 2010, mỗi năm các doanh nghiệp tăng tỉ lệ sử dụng giấy nội khoảng 5% để đến năm 2010 tỉ lệ sử dụng giấy nội và giấy ngoại là 40:60. Điều này tạo điều kiện cho ngành giấy trong nước phát triển, nhằm giảm mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu giấy trong doanh nghiệp vì thời gian nhập giấy khoảng 3 tháng từ khi đặt hàng và nhằm giảm giá thành sản phẩm.
Việc này địi hỏi ngành cơng nghiệp giấy phải đầu tư máy mĩc thiết bị, cơng nghệ tiên tiến ít nhất là bằng các nước trong khu vực như Hàn Quốc, Indonesia, Thái Lan… Để được như vậy cần phải:
- Phấn đấu tiết kiệm sử dụng nguyên vật liệu vì phần lớn nguyên liệu là nhập khẩu với giá rất cao, nếu khơng tiết kiệm thì giá thành sản phẩm cao dẫn đến khĩ khăn trong cạnh tranh của các doanh nghiệp. Việc phấn đấu này được giáo dục ý thức từ trên xuống dưới, đến từng cơng nhân, đồng thời cần cĩ chế độ khen thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu. Ngồi ra phải thường xuyên rà sốt, loại bỏ những định mức sử dụng vật tư lạc hậu và xây dựng định mức sử dụng vật tư hợp lý. Việc rà sốt này sẽ được thực hiện mỗi 6 tháng và được đưa ra xem xét đánh giá
- Xây dựng, cập nhật phương pháp cắt và phương pháp sắp xếp kích thước cũng như khổ giấy tối ưu để tiết kiệm nguyên vật liệu
- Xây dựng định mức tồn kho hợp lý đủ số lượng, qui cách cần sử dụng sao cho khơng để tồn kho dư gây lãng phí, và khơng để thiếu trong sản xuất. Mặt khác, việc định mức tồn kho hợp lý nhằm tạo lợi thế cạnh tranh về nguyên vật liệu trong việc cung cấp sản phẩm bao bì cho khách hàng với yêu cầu đa dạng về chủng loại giấy.
Ngồi ra khi thực hiện giải pháp về nguyên vật liệu thì một điều hết sức quan trọng là tránh hiện tượng nhà cung cấp chèn ép doanh nghiệp bằng nhiều hình thức giá mang tính độc quyền, do đĩ các doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nghiên cứu phải thường xuyên đánh giá và xây dựng các chuẩn mực hợp lý để lựa chọn đánh giá nhà cung cấp.
Giải pháp này cĩ thể giúp các doanh nghiệp sản xuất bao bì chủ động hơn trong việc mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, giảm tỷ lệ nhập khẩu các loại giấy dùng làm nguyên liệu chính trong sản xuất và gĩp phần phát triển ngành giấy tại Việt Nam.
3.2.2.2. Giải pháp giảm hao phí trong quá trình sản xuất
Để thực hiện giải pháp này các doanh nghiệp nhà nước cần:
- Cần quan tâm hơn nữa việc kiểm sốt các quy trình hoạt động của tất cả các bộ phận từ hành chánh đến sản xuất. Khơng để bất kỳ một bộ phận nào làm sai quy trình, phải làm đúng mọi việc ngay từ lần đầu tiên.
- Kiểm sốt chặt chẽ việc cập nhật thơng tin của cán bộ cơng nhân viên trong quá trình làm việc. Nâng cao tinh thần tự giác của từng cán bộ cơng nhân viên trong việc thực hiện các quy trình đã đề ra.
- Kiểm sốt chặt chẽ các cơng đoạn sản xuất bằng cách đào tạo mỗi cơng nhân là một QA (Quality Assurance) để mỗi sản phẩm được chuyển giao đến cơng đoạn kế tiếp luơn là sản phẩm đạt chất lượng và loại bỏ mọi sản phẩm hay cơng việc
- Phát huy tối đa lợi thế về chi phí quản lý và sản xuất thấp. Thường xuyên kiểm sốt việc tồn kho nguyên vật liệu, đặc biệt là giấy nhằm hạn chế việc tồn kho giấy quá lâu gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
- Tận dụng lợi thế về cơng nhân gắn bĩ với doanh nghiệp và cĩ nhiều năm kinh nghiệm nên tỷ lệ phế liệu – phế phẩm thấp cũng gĩp phần làm giảm đáng kể chi phí sản xuất cho các doanh nghiệp và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Ngồi các vấn đề trên, để giảm hao phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp nhà nước cần quan tâm đến việc tiếp cận các chi phí liên quan đến chất lượng của tồn bộ hệ thống bao gồm (tham khảo phụ lục 7):
- Chi phí phịng ngừa: gồm cĩ chi phí phịng ngừa liên quan đến hệ thống và chi phí phịng ngừa liên quan đến sản phẩm. - Chi phí kiểm tra: là tất cả những chi phí phát sinh trong quá trình kiểm tra
- Chi phí sai hỏng: gồm cĩ chi phí sai hỏng nội bộ và chi phí sai hỏng từ bên ngồi.
Trong đĩ, chi phí phịng ngừa mang tính dự phịng và chủ yếu được tích lũy thơng qua các hoạt động lập kế hoạch của các doanh nghiệp. Dù mục đích là thẩm tra các đặc tính về chất lượng, chi phí kiểm tra cũng vẫn mang tính dự tốn được vì việc sữa chữa hay điều chỉnh các lơ hàng kiểm tra hay cỡ mẫu phụ thuộc vào kết quả kiểm tra. Chi phí do sai hỏng được tích luỹ ở giai đoạn sau của dây chuyền tạo giá trị vì chỉ cĩ thể thấy được những chi phí đĩ khi đặc tính, chất lượng sản phẩm, dịch vụ bị thiếu hoặc giảm sút. Điều này áp dụng nhiều hơn cho chi phí lỗi do bên ngồi phát hiện vì những lỗi này chỉ được phát hiện khi khách hàng của doanh nghiệp cĩ hồi âm. Một điều rất quan trọng là doanh nghiệp phải tìm ra lỗi và kiểm sốt được lỗi trong nội bộ doanh nghiệp cho dù nguyên nhân gây ra nĩ là gì và nĩ cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến bên ngồi hay khơng. Càng phát hiện được sớm bao nhiêu thì thiệt hại do lỗi gây ra càng được hạn chế. Một mặt cĩ biện pháp kịp thời để sữa chữa, mặt khác quá trình gia tăng giá trị vẫn đang ở những giai đoạn đầu khi chất lượng kém xảy ra. Việc tiêu hao các nguồn lực trong nhà máy cũng ít hơn ở các giai đoạn đầu của quá trình.
Việc giảm hao phí trong hệ thống cũng như trong sản xuất để sản phẩm sản xuất ra đủ sức cạnh tranh với các sản phẩm của đối thủ, đồng thời kiểm sốt chặt chẽ chất lượng của tồn bộ hệ thống cũng như chất lượng của sản phẩm nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh so với đối thủ.
3.2.2.3. Giải pháp đẩy mạnh cơng tác thiết kế tạo mẫu
Giải pháp này nhằm tăng cường cơng tác thiết kế tạo mẫu để làm giảm hao phí trong quá trình sản xuất, việc tạo mẫu tốt sẽ làm tiết kiệm được nguyên liệu chính sử dụng là giấy và làm giảm bớt các cơng đoạn trong sản xuất. Ngồi ra, việc thiết kế tạo mẫu miễn phí cho khách hàng cũng là một lợi thế do hầu hết các khách hàng thường xuyên tính tốn đến chi phí cho bao bì nên nếu giảm được chi phí thiết kế thì sẽ tạo ra cảm giác được phục vụ tốt nhất nên sẽ ngày càng tin tưởng và ủng hộ .
Để thực hiện giải pháp này, các doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nghiên cứu cần phải:
- Tổ chức một bộ phận thiết kế tạo mẫu riêng biệt nhằm phục vụ khách hàng và phục vụ cho sản xuất
- Tăng cường đội ngũ nhân viên thiết kế cĩ tính chuyên nghiệp cao nhằm hướng dẫn, cố vấn khách hàng trong việc tạo dáng sản phẩm mới cũng như việc thiết kế các loại mẫu mã trong thời gian ngắn nhất.
- Đầu tư hệ thống máy mĩc nhằm phục vụ cho cơng tác thiết kế một cách đồng bộ và chuyên nghiệp.
- Thường xuyên tổ chức những cuộc thi sáng tạo mẫu mã mới nhằm khuyến khích sự sáng tạo và tận dụng hết khả năng của đội ngũ nhân viên thiết kế. Các loại mẫu mã mới cần được đăng ký độc quyền kiểu dáng cơng nghiệp với Cục Sở Hữu nhằm tạo lợi thế cạnh tranh riêng cho doanh nghiệp mình.
3.2.3. Nhĩm giải pháp về đầu tư máy mĩc thiết bị và tạo vốn
Từng bước đầu tư đổi mới cơng nghệ để sử dụng cĩ hiệu quả các yếu tố đầu vào, tăng chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, đưa cơng nghệ của các doanh nghiệp nhà nước sản xuất bao bì carton in offset trong phạm vi nghiên cứu lên ngang tầm khu vực. Để
* Về vốn:
- Thực hiện cơng tác cổ phần hĩa doanh nghiệp nhằm thu hút lượng vốn nhàn rỗi trong xã hội và tăng cường việc đầu tư. Đây là một biện pháp lâu dài đối với các doanh nghiệp.
- Thiết lập bộ phận phân tích tài chính hoặc thuê các chuyên gia tư vấn về tài chính để tham mưu cho lãnh đạo các doanh nghiệp về việc đầu tư và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, đồng thời thiết lập những dự án đầu tư nhằm nâng cao tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn vốn.
* Về máy mĩc thiết bị:
- Đầu tư cải tiến máy mĩc thiết bị hiện cĩ, đặc biệt là các thiết bị cho cơng đoạn sau khi in để cĩ thể đáp ứng kịp thời cho khách hàng với những đơn hàng cĩ số lượng lớn và thời gian giao hàng ngắn.
- Đầu tư thêm máy mĩc thiết bị nhằm đa dạng hĩa sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu đồng bộ của khách hàng, đồng thời cĩ thể chủ động hồn tồn trong sản xuất và giảm hao phí trong quá trình hoạt động. Việc đầu tư, cải tiến, nâng cấp thiết bị cơng nghệ khơng sợ làm dư thừa cơng suất vì cĩ những đơn hàng cùng chủng loại nhưng nhiều quy cách nên khi thực hiện sẽ mất rất nhiều thời gian, làm ảnh hưởng đến các đơn hàng cĩ số lượng lớn, ít quy cách hoặc cĩ những sản phẩm in ấn nhiều màu, nếu thiết bị khơng hiện đại sẽ phải qua 2 lần in làm tăng hao phí nguyên vật liệu, năng lượng và lao động. - Chủ động trong việc di dời nhà xưởng ra các khu cơng nghiệp hoặc các vùng ngoại ơ của thành phố để cĩ thể mở rộng
việc sản xuất và đầu tư, đặc biệt là hệ thống kho bãi phải rộng để cĩ thể tồn kho giấy được dễ dàng nhằm nâng cao tính cạnh tranh.
Giải pháp này giúp cho các doanh nghiệp giảm chi phí đầu vào bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí năng lượng và chi phí lao động do máy mĩc thiết bị đồng bộ và đầy đủ các tính năng sử dụng. Việc tăng cường đầu tư đổi mới cơng nghệ nằm trong chiến lược tạo rào cản, ngăn cản đối thủ cạnh tranh mới muốn vào ngành.
3.2.4. Nhĩm giải pháp về tổ chức quản lý và đào tạo nguồn nhân lực
3.2.4.1. Giải pháp về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp
Trong những năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nghiên cứu mang lại hiệu quả tốt, nhưng về cơ chế quản lý vẫn cịn nhiều mặt phải đổi mới. Do đĩ, trong thời gian tới các doanh nghiệp này cần phải cải tổ lại bộ máy quản lý của mình theo hướng gọn, hợp lý, cụ thể như sau:
- Nên sát nhập lại bộ phận mua và bộ phận vật tư thành bộ phận quản lý vật tư. Chức năng của bộ phận này nên như sau: mua, giám sát việc giao và nhập các yếu tố đầu vào; tìm hiểu nhà cung cấp mới và tiến hành tuyển chọn họ; quản lý sắp xếp và bảo quản vật tư; thực hiện hiệu quả nguyên tắc: “nhập trước xuất trước” đối với tất cả các loại vật tư; kết hợp với bộ phận tiếp thị và bộ phận sản xuất để cân đối lượng nguyên liệu tồn kho... Nhờ gộp hai bộ phận này giúp cho doanh nghiệp nắm vững lượng xuất nhập, tồn kho hằng ngày và nhờ sự sát nhập này giảm được biên chế, theo dõi sổ sách kịp thời cả về mặt giá trị lẫn mặt hiện vật.
- Bộ phận kế tốn tài chính phải chịu trách nhiệm tính tốn được chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm và kết hợp với phịng bán hàng để xây dựng giá bán bao bì. Vì vậy phịng kế tốn tài chánh ngồi bộ phận về quản lý tài sản, quản lý lương, thì địi hỏi phải cĩ bộ phận kế tốn tổng hợp mà nhiệm vụ chính của bộ phận này là tổ chức hạch tốn chi phí sản xuất tức giá thành sản phẩm.
- Nên xây dựng bộ tiếp thị và bộ phận bán hàng thành hai bộ phận riêng biệt.
Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng: duy trì khách hàng hiện cĩ, tích cực viếng thăm khách hàng tiềm năng, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, theo dõi sản xuất từ khâu thiết lập lệnh sản xuất cho đến khi giao hàng, theo dõi doanh số của từng khách hàng, dự đốn xu hướng biến động về doanh số, xác định mức hoa hồng cho khách hàng, kết hợp với các
bộ phận khác trong doanh nghiệp nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn, xác định điều khoản thanh tốn cho từng khách hàng.
Riêng bộ phận tiếp thị: nên hình thành bộ phận nghiên cứu thị trường để xác định thị trường truyền thống và thị trường mục tiêu trong tương lai. Ngồi ra, bộ phận này cần phải: xây dựng mục tiêu doanh số cho doanh nghiệp; theo dõi và đo lường sự thỏa mãn khách hàng; thường xuyên tổ chức các hội thảo, hội nghị với khách hàng nhằm xây dựng những chiến lược bán hàng cũng như phục vụ khách hàng được tốt nhất; đánh giá khách hàng nhằm xác định quy mơ cũng như chiến lược tiếp cận hợp lý để cĩ thể đạt được khách hàng; theo dõi và dự báo nhu cầu lượng nguyên liệu giấy cần sử dụng...
Sau khi xây dựng được cơ chế quản lý, một vấn đề tiếp theo trong đổi mới cơ chế quản lý là xây dựng mối liên hệ trong quản lý giữa các phịng ban với nhau. Mối liên hệ giữa các phịng ban nên được tổ chức như sau:
- Mối liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất:
Bộ phận sản xuất phải cam kết sản xuất đúng nhu cầu của khách hàng về số lượng, thời gian giao hàng và chất lượng.
Bộ phận sản xuất phải cam kết chuẩn bị nguồn nhân lực để đáp ứng được những đơn hàng gấp cho khách hàng.
Bộ phận sản xuất cam kết phổ biến cho các nhân viên trong phịng biết được những nhu cầu mong đợi của tất cả khách hàng.
- Mối liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý vật tư: bộ phận quản lý vật tư cam kết đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu về số lượng, thời gian cũng như chất lượng
- Mối liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận QC: bộ phận QC cam kết những sản phẩm giao cho khách hàng phải đáp ứng về địi hỏi chất lượng của khách hàng và cam kết khơng giao những sản phẩm khơng phù hợp cho khách hàng
- Mối liên hệ giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế tốn: bộ phận kế tốn cam kết thực hiện các chứng từ hĩa đơn hợp lệ, nhanh chĩng chính xác, đồng thời phải thường xuyên cung cấp các vấn đề về nợ quá hạn cũng như những khoản nợ khĩ địi cho bộ phận bán hàng để cùng nhau tìm ra biện pháp thích hợp để xử lý.
Ngồi ra, các doanh nghiệp nên xây dựng nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên trong quan hệ quản lý và xác lập nội quy hoạt động trong doanh nghiệp.
Giải pháp này giúp cho bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ hơn, giảm được áp lực cơng việc cho từng bộ phận, xây dựng mối quan hệ hỗ trợ giữa các bộ phận nhằm phục vụ khách hàng được tốt hơn.
3.2.4.2. Giải pháp về đào tạo nguồn nhân lực
Nâng cao trình độ tay nghề nhằm tạo ra một đội ngũ cơng nhân năng động, sáng tạo trong các doanh nghiệp nhà nước sản xuất bao bì carton in offset trong phạm vi nghiên cứu là một việc làm hết sức cần thiết trong giai đọan hiện nay. Giải pháp này nhằm khắc phục sự yếu kém trong cơng tác thu hút nhân tài mà hầu hết các doanh nghiệp nhà nước thường mắc phải. Đồng thời