KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
2.2.7. Kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán nguyên vật liệu của công ty bao gồm:
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Sổ cái tài khoản 152
- Nhật ký chung Các chứng từ gồm:
- Phiếu nhập kho - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê vật tư
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ…
* Quy trình kế toán nguyên vật liệu nhập kho:
Căn cứ vào chứng từ như hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy:
- Chọn biểu tượng của phần mềm, khi màn hình của phần mềm hiện ra nhấp chuột vào biểu tượng của phần “vật tư” trên thanh công cụ và thực hiện đối với ‘nhập kho do mua ngoài”, chương trình sẽ lọc ra những phiếu nhập kho gần nhất và nhấn nút nhập để nhập chứng từ.
- Phiếu nhập kho có các thông tin như sau:
Phần chi tiết cho chứng từ
+ Số chứng từ: căn cứ vào chứng từ để ghi + Ngày hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Ngày kê khai: ngày viết
+ Ký hiệu hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Ngày ghi sổ: ngày viết
+ Số hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Họ tên : Người mua
+ Đối tượng pháp nhân: người bán + Mã số thuế: của người bán + Diễn giải: Nêu nội dung nhập + Kho nhập: đánh mã
+ Nhà cung cấp: đối tượng pháp nhân + Địa chỉ: của đối tượng pháp nhân
+ Phương thức thanh toán: theo thoả thuận
Phần chi tiết cho nguyên vật liệu
+ Mã vật tư: đưa ra danh mục mã
+ Tên vật tư: sẽ tự xuất hiện khi nhập mã + Đơn vị tính: tự xuất hiện khi nhập mã + Số lượng: theo hoá đơn
+ Giá hàng: theo hoá đơn + Tiền hàng: máy se tự tính + Loại VAT: nhập
+ Tiền thuế : máy tự tính + Tổng tiền hàng: máy tự tính + Chi phí vận chuyển: nhập
Phần tính tổng của phiếu nhập
+ Tính tổng số lượng vật tư nhập kho: máy tự tính + Tính tổng tiền hàng: máy tự tính
+ Tính tổng thuế: máy tự tính
Phần cuối đó là định khoản các tài khoản liên quan + Tiền hàng : nhập
+ Tiền thuế: nhập + Chi phí: nhập
Sau khi nhập xong toàn bộ dữ liệu nhấp chuột vào biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Ngoài ra, trên thanh công cụ còn có các biểu tượng như in, xem, tìm…
Cụ thể với phiếu nhập kho ngày 07/12/2007 số 576 và hoá đơn giá trị gia tăng số 01208 ngày 07/12/2007 kế toán nhập như sau:
Nhấp chuột vào biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, vào phần nhập do mua ngoài và bắt đầu dựa vào thông tin trên chứng từ để nhập:
+ Số chứng từ: PN576 + Ngày vào sổ : 18/12/07 + Số hoá đơn : 01208 +Ngày hoá đơn: 07/12/07
+ Ký hiệu hoá đơn: AA/2007T +Thuế đơn vị:
+ Ngày hợp đồng: +Số hợp đồng
+ Phương thức nhập: do mua ngoài + Họ tên: người mua
+ Đối tượng pháp nhân: CTY TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội + Mã số thuế : 0100100495
+ Diễn giải: Nhập mua sợi PN576 + Kho nhập: 05
+ Nhà cung cấp: CTY TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội + Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng Hà Nội
+ Phương thức thanh toán: Trả chậm + Ngày thanh toán:
sau đó nhập đến phiếu nhập kho:
+ Mã vật tư: Nhập từng mã một sau đó chương trình sẽ tự động hiện tên vật tư.
+ Tên vật tư: Cotton NT 32/1- Cthô + Đơn vị tính: Kg
+ Giá hàng: nhập theo hoá đơn + Tiền hàng: máy tự động tính + Loại thuế : 10%
+ Tiền thuế: máy tự động tính + Tổng tiền: máy tự động tính
Phần cuối sẽ có nhập định khoản các tài khoản + Tiền hàng : Nợ TK 152 ; Có TK 331A
+ Tiền thuế : Nợ TK 1331; Có TK 331A + Chi phí (nếu có).
Sau khi nhập xong toàn bộ dữ liệu, kế toán nhấn “lưu”.
Trên màn hình giao diện còn có thêm phần “công nợ” muốn theo dõi phần công nợ của khách hàng vừa nhập thì chỉ cần nhấp chuột vào đó.
* Quy trình kế toán xuất kho nguyên vật liệu
Việc xuất kho nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là phục vụ cho sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó tổ chức hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản cho hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. Công ty tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp binh quân gia quyền với đơn giá là bình quân cuối kỳ.
Căn cứ vào chứng từ là phiếu xuất kho nguyên vật liệu, kế toán nhập dữ liệu vào máy như sau: Chọn biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, sau đó chọn mục “xuất sử dụng vật tư”, chương trình sẽ hiện ra một giao diện với các thông tin:
Phần thông tin về chứng từ kế toán nhập như sau: + Số chứng từ: do máy mặc định
+ Ngày vào sổ: do người nhập chỉ định + Kho xuất: mã của kho
+ Phương thức xuất: xuất để làm gì + Họ tên :người nhận nguyên vật liệu
+ Phòng, ban: Nơi sử dụng
+ Diễn giải: nội dung của nghiệp vụ xuất
Phần chi tiết các nguyên vật liệu thì kế toán cần nhập các dữ liệu về: + Mã vật tư: Nhập mã vật tư vào
+ Tên vật tư: sẽ được hiện ra khi nhập mã + Đơn vị tính: sẽ hiện khi nhập mã
+ Số lượng: kế toán nhập số lượng xuất
+ Giá vốn: Chương trình sẽ tự động tính vào cuối tháng + Tiền vốn: Chương trình tự động tính
+ Tài khoản Nợ: Nhập tài khoản tương ứng
+ Tài khoản có: chương trình tự động xuất hiện khi nhập mã vật tư Phần tính tổng:
+ Tổng số lượng nguyên vật liệu xuất kho: Máy tự tính + Tổng tiền vốn xuất kho: Máy tự tính
Sau khi nhập xong nhấn biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Ví dụ: Nhập dữ liệu cho phiếu xuất kho số 61 ngày 10/12/2007
Từ màn hình chọn biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, sau đó chọn “xuất sử dụng vật tư” và tiến hành nhập dữ liệu:
+ Số chứng từ: do máy mặc định PX 61 + Ngày vào sổ: 31/12/2007
+ Kho xuất: 05
+ Phương thức xuất: xuất sử dụng + Họ tên : Đỗ Thị Hiền
+ Phòng, ban: BP004
+ Diễn giải: Xuất vật tư phục vụ sản xuất
Phần chi tiết các nguyên vật liệu thì kế toán cần nhập các dữ liệu về: + Mã vật tư: 0103038
+ Tên vật tư: Cotton NT32/1- Cthô + Đơn vị tính: Kg
+ Số lượng: 988,97 kg
+ Giá vốn: Chương trình sẽ tự động tính vào cuối tháng + Tiền vốn: Chương trình tự động tính
+ Tài khoản có: 1521 Phần tính tổng:
+ Tổng số lượng nguyên vật liệu xuất kho: Máy tự tính + Tổng tiền vốn xuất kho: Máy tự tính
Sau khi nhập xong nhấn biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Dưới đây là giao diện phiếu xuất kho
* Các thao tác cuối tháng
+ Tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng
Công ty áo dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cố định nên trước kho thực hiện thao tác tính giá thì trên phiếu xuất kho và bảng kê nhập-xuất-tồn chỉ có chỉ tiêu khối lượng nhập, xuất và giá trị nhập. Để hoàn thiện sổ sách báo cáo kế toán cần thực hiện thao tác tính giá bình quân cho nguyên vật liệu xuất kho như sau: Vào màn hình chọn vật tư\ tính giá vật tư xuất kho và màn hình giao diện tính giá vật tư xuất kho trong tháng sẽ xuất hiện và kế toán nhập dữ liệu muốn tính của tháng nào trong năm vào và máy sẽ tự tính. Ví dụ như tính giá xuất kho của nguyên vật liệu chính Cotton NT32/1- Cthô cũng như của các nguyên vật liệu khác ta nhấn vào biểu
tượng “vật tư\tính giá bình quân của vật tư”, sẽ có giao diện hiện ra và kế toán nhập tháng 12 vào và nhấn “chấp nhận” máy sẽ tự tính giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật liệu trong tháng 12.
Dưới đây là giao diện của tính giá vật tư xuất kho trong tháng
* Xem và in sổ sách báo cáo nguyên vật liệu
Phần mềm này cho phép mở các sổ kế toán khác theo yêu cầu quản trị của công ty. Khi có lệnh chương trình sẽ tự động kết xuất, in ra các sổ sách tương ứng từ chi tiết đến tổng hợp tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng bao gồm các loại sổ như sổ chi tiết TK152, TK331 của từng nguyên vật liệu và từng đối tượng pháp nhân; sổ cái TK 152; bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn…
Để xem sổ chi tiết thanh toán với người bán TK331, ta thực hiện như sau: nhấp chuột vào biểu tượng báo cáo, sau đó chọn “sổ thanh toán với người bán”, nhập tiếp thời gian cần cho báo cáo sau đó nhấn “chấp nhận” như muốn xem sổ chi tiết TK 331 tháng 12 năm 2007 của khách hàng là Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội chẳng hạn ta thực hiện tương tự như trên và xem sổ chi tiết nguyên vật liệu ta cũng làm tương tự. Dưới đây là trích sổ chi
tiết nguyên vật liệu chính Cotton NT32/1-Cthô và sổ chi tiết thanh toán với người bán của công ty:
Số liệu kế toán nhập từ các chứng từ như phiếu nhập kho số 576 và phiếu xuất số 61 sẽ được máy tự động chuyển đến các sổ như các sổ chi tiết và cuối tháng sẽ có số liệu của bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn của nguyên vật liệu Cotton NT32/1- Cthô cũng như của toàn bộ nguyên vật liệu đã nhập từ các chứng từ trong tháng.
Khi muốn xem sổ sách báo cáo của nguyên vật liệu, ta thực hiện như sau: nhấp chuột vào biểu tượng “báo cáo” trên thanh công cụ, sau đó chọn phần “Sổ vật tư” và lựa chọn sổ sách cần xem. Sau khi thực hiện xong, chương trình sẽ đưa kết quả dưới dạng bảng, người sử dụng có thể xem chi tiết.
Ví dụ: Muốn xem bảng nhập- xuất-tồn của kho vật tư tháng 12 thì thực hiện như sau: Báo cáo\sổ vật tư\bảng kê nhập-xuất-tồn(theo giá), dưới đây là giao diện của bảng kê nhập –xuất-tồn.
Căn cứ vào việc nhập dữ liệu của phiếu xuất kho trong kỳ cũng như tính giá xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ mà máy tự phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, dưới đây là trích Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tháng 12
* Kế toán theo dõi thanh toán
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên công ty sử dụng tà khoản 331 là tài khoản trung gian thanh toán. Nguyên vật liệu khi mua về sẽ được hạch toán thông qua TK331 và TK152, sau đó khi thanh toán mới đưa sang theo dõi ở TK111,TK112…Khi nhập dữ liệu vào máy theo các chứng từ nhập kho thì máy sẽ tự động chuyển toàn bộ số liệu liên quan vào sổ chi tiết thanh toán với người bán và cũng vào luôn cả sổ nhật ký mua hàng. Dưới đây, là trích sổ nhật ký mua hàng của công ty
Toàn bộ dữ liệu mà kế toán nhập hàng ngày với các thông tin trên chứng từ về nguyên vật liệu mà máy tự động chuyển số liệu tới sổ liên quan như liên quan tới người bán vào Sổ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền…, ngoài các nghiệp vụ vào các nhật ký đặc biệt, chương trình sẽ chuyển toàn bộ các nghiệp vụ còn lại vào sổ nhật ký chung. Dưới đây là trích nhật ký chung tháng 12 của công ty có liên quan tới phần nguyên vật liệu.
Các nghiệp vụ liên quan tới nguyên vật liệu, chương trình có thể tự tổng hợp số liệu từ bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để có được phần ghi Có của TK 152, đối ứng với Nợ của các TK 621,627,641,642 và cuối tháng chương trình sẽ tự tổng hơp số liệu từ các sổ nhật ký mua hàng(TK331), nhật ký chi tiền(TK111)…để có được phần ghi Nợ của TK 152, đối ứng với Có TK 331,111… Sổ này được ghi vào cuối tháng và dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Dưới đây là trích Sổ cái TK 152 trong tháng 12 của công ty.
2.2.8. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty
Để xác định tồn kho nguyên vật liệu và trách nhiệm trong công tác bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu của các cán bộ liên quan. Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ hàng tháng và cuối năm tài chính hàng năm. Việc kiểm kê được tiến hành nghiêm túc, chặt chẽ và số liệu thực tế được đối chiếu với thẻ kho và sổ kế toán để xác định chênh lệch và kế toán đề nghị ngày phương án giải quyết.
Lần kiểm kê cuối kỳ chỉ kiểm tra về mặt số lượng để xác đinh số tồn kho cuối kỳ thực tế. Khi kiểm kê thường thành lập ban kiểm kê và sau khi kiểm kê xong thì đưa ra kết quả kiểm kê và quyết định xử lý. Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê của kho nguyên vật liệu vào ngày 31/12/2007