KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
2.2.5. Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu
• Các đối tượng quản lý liên quan đến công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội
Các đối tượng quản lý thông tin bao gồm các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, tên khách hàng, tên kho hàng… Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần xác định hệ thống danh mục tương ứng như danh mục vật tư, danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho hàng, danh mục hàng hoá…. Phần mềm kế toán ESOFT đã thiết kế các danh mục tương ứng như trên nhằm phục vụ cho các đối tượng quản lý có liên quan.
+ Danh mục tài khoản
Khi sử dụng phần mềm này doanh nghiệp thực hiện cài đặt danh mục tài khoản ngay từ khi bắt đầu sử dụng và phần mềm này đã cài đặt sẵn hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định, doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản cấp 2, 3 tuỳ theo yêu cầu quản lý.
Thực hiện việc cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng lệnh menu: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản”. Chương trình sẽ hiện ra hệ thống tài khoản và trên thanh công cụ có biểu tượng “Thêm” ta nhấn vào đó để thêm tài khoản mới, kế toán sẽ khai báo thông tin của tài khoản cần thêm về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, tài khoản này có theo dõi cho từng đối tượng nhận nợ hay không sau đó nhấn “Nhận”.
Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp có mở tài khoản chi tiết: TK 1521- Nguyên vật liệu chính, TK1522- Nguyên vật liệu phụ, TK 1523- Nhiên liệu, TK 1524- Phụ tùng thay thế.
+ Danh mục các đối tượng pháp nhân
Danh mục này bao gồm các nhà cung cấp, khách hàng và các đối tượng phải thu, phải trả khác. Danh mục khách hàng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng. Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh như sau:“ Hệ thống\Danh mục từ điển\Danh mục các đối tượng pháp nhân” và nhấp chuột vào biểu tượng “Thêm” trên thanh công cụ khi muốn thêm đối tượng pháp nhân mới đồng thời điền các thông tin liên quan đến đối tượng pháp nhân đó như về mã đối tượng pháp nhân, tên đối tượng pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế…Sau khi khai báo xong nhấn “Nhận”.
Việc đặt mã đối tượng pháp nhân được thực hiện như sau :
- Đối với đối tượng pháp nhân là nhà cung cấp thì mã là 331A+địa chỉ hoặc tên công ty như Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội có mã là 331A D19…
- Đối với các đối tượng pháp nhân là khách hàng của công ty thì mã là 131A+địa chỉ hoặc tên cửa hàng như Cửa hàng ở hàng Đào có mã là 131A.BHHD, bách hoá Nam Bộ có mã là 131A.BHNB…
+ Danh mục vật tư
Việc theo dõi nguyên vật liệu trong công ty được theo dõi trên phần mềm kế toán bằng việc mã hoá nguyên vật liệu. Khai báo thông tin các đối tượng được thực hiện qua menu lệnh: “Hệ thống\ Danh mục từ điển\ Danh mục vật tư”. Khi muốn thêm nguyên vật liệu mới vào chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng “thêm” trên thanh công cụ. Người sử dụng có thể khai báo các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu đó về tên nguyên vật liệu, theo dõi tồn kho không, loại nguyên vật liệu…Sau khi khai báo xong nhấn “ nhận”. Như sợi cotton NT32/1- Cthô có mã là 0103038, sợi Spandex 30/75 đen có mã là 010500224…trong đó 01 chỉ nguyên vật liệu chính, 03 là ký hiệu của sợi côtton và 038 là thứ tự của sợi cottonNT32/1- Cthô trong sợi cotton.
Việc mã hóa nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện như sau: nguyên vật liệu chính ký hiệu 01, nguyên vật liệu phụ ký hiệu là 02, nhiên liệu ký hiệu là 03 và phụ tùng thay thế ký hiệu là 04. Trong nguyên vật liệu chính thì quy định Sợi spandex là 05, sợi AC là 02, sợi cotton là 03…; nguyên vật liệu phụ thì nhãn, băng, tem là 01; thùng, túi…là 02; hoá chất là 03…, phụ tùng thay thế thì phụ tùng máy soosan là 01; phụ tùng máy 416E là 02….và nhiên liệu thì dầu mazút là 01; dầu nhờn là 02, dầu trắng là 03…. Việc mã hoá nguyên vật liệu = loại nguyên vật liệu + Kích cỡ(đặc trưng) của nguyên vật liệu. Dưới đây là giao diện của danh mục vật tư tại công ty
+ Danh mục kho hàng:
Kế toán khai báo thông tin về kho hàng của công ty thông qua lệnh menu: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ Danh mục kho hàng”. Khi muốn thêm kho hàng mới chỉ cần nhấp vào biểu tượng “thêm” ở trên thanh công cụ và khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng như về mã kho, tên kho…sau đó nhấn nút “nhận”. Hiện nay công ty có 6 kho đó là kho vật tư công ty có mã 01, kho thành phẩm có mã 02, kho phế liệu có mã là 03, kho hàng hoá có mã 04, kho nguyên vật liệu có mã 05 và kho gửi bán có mã là 06.
+ Danh mục tài khoản chi phí:
Để khai báo thông tin về các đối tượng chi phí làm theo lệnh menu sau: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản chi phí”. Và cũng để thêm đối tượng chi phí mới ta cũng nhấp chuột vào biểu tượng “thêm “trên thanh công cụ để thêm mới và nhận nút “nhận” khi hoàn thành. Khi khai báo thông tin về đối tượng chi phí cần khai báo về nơi sử dụng nguyên vật liệu tương ứng với từng phân xưởng của công ty như xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất ở phân xưởng 1 thì mã hoá là 6211, ở phân xưởng 2 thì mã hoá là 6212, ở phân xưởng 3 thì mã hoá là 6213 và tương tự với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu cho các mục đích khác của các phân xưởng