III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
5. Giải pháp về hoạt động.
5.1. Công tác tham mưu tổng hợp.
Công tác tham mưu tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Xây dựng chương trình công tác hợp lý sẽ giúp cho hoạt động của công ty và các phòng ban được diễn ra liên tục và có hiệu quả.
Trên thực tế từ những hạn chế và nguyên nhân như đã trình bày ở trên thì em xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó như sau:
- Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán bộ văn phòng và cán bộ văn thư lưu trữ từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình. Qua đó các bộ phận thuộc văn phòng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của mình tốt hơn.
- Cán bộ công nhân viên cần chủ động hơn nữa trong việc tham gia đề xuất góp ý, để khích lệ tinh thần đó của nhân viên ban lãnh đạo công ty cần có những hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời những ý kiến có tính sáng tạo và đem lại hiệu quả cho công ty.
- Khi lập chương trình công tác văn phòng cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của từng phòng ban để lập chương trình sao cho hợp lý. Khi xây dựng cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để các hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống nhất theo hệ thống chiều dọc về nội dung, giữa cấp trên và cấp dưới.
- Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể là cán bộ văn phòng cần tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên.
- Nguyên tắc dự phòng: Thường nhân viên văn phòng phải tính toán đến dự phòng yếu tố về mặt thời gian và các điều kiện cần thiết khác.
Xây dựng chương trình công tác tuân thủ 3 nguyên tắc trên sẽ góp phần giúp cán bộ văn phòng xây dựng được những bản kế hoạch tổng hợp đảm bảo các yếu tố cụ thể, thiết thực và phù hợp.
5.2. Công tác thông tin, báo cáo.
Ngày nay những thành tựu mới về công nghệ thông tin đã tạo cho mọi người có cơ hội tốt để phát triển mọi mặt, nâng cao chất lượng trong công việc. Các nhà quản lý cũng nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực bên cạnh các nguồn lực khác như: nhân lực nguồn vốn, nguyên liệu...Không những thế thông tin đã vượt lên hàng đầu. Do đó thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, đảm bảo sự thống nhất hoạt động của công ty.
Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần nắm vững nhu cầu về thông tin của ban lãnh đạo và các bộ phận khác trong công ty, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp thông tin đó.
Thông thường có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, văn phòng thu thập thông tin rồi phân loại theo từng lĩnh vực, vấn đề, từ đó sắp xếp theo hệ thống để tránh những thông tin trùng lặp và xác định độ chính xác của thông tin.
Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các phòng ban trong công ty thì nhân viên văn thư phải lưu lại các thông tin đã cung cấp để tiện cho việc cung cấp những lần sau hoặc có thể làm bằng chứng khi cần thiết.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Để khắc phục những yếu kém trong công tác thông tin báo cáo của bộ phận văn thư em xin đưa một số biên pháp sau đây:
- Trên thực tế công ty quản lý thông tin trên sổ sách, mặc dù công ty được trang bị hệ thống máy vi tính. Máy vi tính phần lớn được sử dụng soạn thảo văn bản mà không khai thác hết các chức năng của nó. Cán bộ văn phòng có thể quản lý thông tin trên hệ thống máy tính, có thể dùng mật mã để bảo vệ những thông tin mật hạn chế tình trạng rò rỉ thông tin.
- Để không gây chậm trễ trong công tác lập báo cáo của cán bộ văn phòng, công ty cần đề ra những quy định về mặt thời gian đối với việc giao nộp báo cáo chi tiết của các cán bộ liên quan.
- Công ty nên đặt mua báo chí để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể nắm bặt kịp thời và thu thập những thông tin có ích cho công việc. Hơn nữa hệ thống mạng mà công ty đang sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập chậm nên cần thay đổi hoặc nâng cấp để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về thông tin.
- Văn phòng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau để thông tin thu về đầy đủ chính xác và dễ dàng trong xử lý tình huống hơn.
5.3. Công tác văn thư lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ là công tác có rất nhiều mặt hạn chế. Cán bộ làm công tác văn thư cần phải đi học các lớp đào tạo ngắn hạn để nâng cao nghiệp vụ. Do làm việc trái ngành làm việc chủ yếu dựa trên thói quen nên nhiều khi xử lý không đúng chuyên môn.
Đồng thời công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học thêm lớp nâng cao trình độ tin học văn phòng vì máy vi tính là phương tiện chủ yếu giúp văn thư hoàn thành công việc.
Hiện nay ở công ty nhiều tài liệu văn bản lưu tại các phòng ban không những gây hiện tượng mối mọt vì không được lưu trữ và bảo quản theo tiêu chuẩn mà còn gây bừa bãi, chật chội đôi khi còn thất lạc, do đó công tác lưu trữ cần được chú trọng và thực hiện nghiêm túc hơn. Công ty nên sử dụng ngay phòng lưu trữ có sẵn để thực hiện nhiệm vụ này.
Theo cơ cấu tổ chức của công ty thì có thể chia tủ lưu trữ của công ty thành 4 tủ khác nhau để lưu trữ tài liệu văn bản của 4 bộ phận. Như vậy vừa tiện cho tra cứu sử dụng tài liệu vừa được bảo quản cẩn thận.
Hồ sơ liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phụ trách trên sự hướng dẫn của nhân viên văn thư. Và mỗi năm nhân viên văn thư phải lập danh sách và danh mục hồ sơ.
• Thực hiện quản lý và bảo quản tài liệu. - Quản lý:
+ Thực hiện nghiêm quy chế về quản lý và ban hành văn bản, chấm dứt tình trạng văn bản không thông qua văn phòng để đăng ký và quản lý.
+ Tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc ban hành văn bản. - Bảo quản:
+ Việc lưu giữ hồ sơ trong các ngăn tủ là rất cần thiết và việc đưa ra các biện pháp bảo quản hồ sơ lưu giữ càng quan trọng. Bởi vì văn bản tài liệu là giấy rất dễ bị rách, bị mối mọt hư hại do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hoá của tài liệu, đặc biệt trong điều kiện khí hậu của nước ta.
+ Đối với kho lưu trữ phải đảm bảo các tiêu chuẩn: Nhiệt độ trong phòng từ 180C - 200C, phòng phải thoáng mát, thường xuyên vệ sinh, sử dụng các chất hoá học chống ẩm mốc.
+ Để bảo quản văn bản tài liệu có các biện pháp sau:
Kê tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm.
Sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc.
Duy trì nhiệt độ và độ ẩm bằng cách sử dụng máy lạnh hoặc quạt thông gió. Có thiết bị phòng cháy chữa cháy khi có hoả hoạn.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
KẾT LUẬN
Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - là một trong những yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Luận văn: " Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" đã tập trung đề cập đến một số vấn đề cơ bản:
- Những vấn đề cơ bản về văn phòng.
- Phân tích đánh giá về thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ bao gồm:
- Thực trạng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Thực trạng về hoạt động văn phòng của công ty.
- Đưa ra một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng bao gồm: Giải pháp về cơ cấu, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, tăng cường sự phối kết hợp giữa các phòng ban, tạo môi trường làm việc tốt. Giải pháp về các hoạt động như: tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, báo cáo, công tác văn thư lưu trữ.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty và các anh chị công nhân viên và đặc biệt là các anh chị trong phòng Tổ chức hành chính đã tạo điều kiện hướng dẫn em làm quen thực tế trong quá trình thực tập tại cơ sở.
Em xin chân trọng cảm ơn cô giáo hướng dẫn - Th.s Trần Thị Ngà đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu làm bài luận văn này.
Tuy nhiên do năng lực bản thân còn nhiều hạn chế và thời gian nghiên cứu, tiếp xúc với thực tế không nhiều nên nội dung luận văn không tránh khỏi sai sót và chưa hoàn thiện. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thây cô và các bạn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bài giảng môn Quản trị văn phòng - Th.S. Trần Thị Ngà 2. Bài giảng môn Nghiệp vụ thư ký - Ts. Lương Quốc Việt 3. Sách Quản trị văn phòng - PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri 4. Sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS. TS Nguyễn Hữu Tri 5. Sách Quản lý công việc văn phòng - Nhà xuất bản trẻ