III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2.3.Xây dựng chương trình làm việc
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
2.3.Xây dựng chương trình làm việc
Xây dựng chương trình làm việc của công ty là sự hình thành công việc của công ty, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định.
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của công ty được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi những nhiệm vụ trước mắt cũng như quán xuyến được công việc trong thời gian dài.
Văn phòng công ty xây dựng chương trình làm việc đã thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị, phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác.
Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty CPĐT Nam Đình Vũ được thực hiện theo trình tự sau đây:
- Chương trình công tác làm việc quý: trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận, phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc của quý đó, kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau. Dự kiến chương trình làm việc được gửi cho giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý.
- Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các bộ phận, đơn vị trong công ty căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chương trình làm việc tháng được gửi cho giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng.
Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ thường xuyên phối hợp với các trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng kinh doanh,.. để xây dựng chương trình làm việc của văn phòng nói riêng và của toàn công ty nói chung.
- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng của công ty đã gửi báo cáo thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên giám đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện.
•Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty đã đạt được những kết quả như sau
- Văn phòng của công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, xây dựng, thực hiện chương trình làm việc tháng, quý, năm của công ty. Các chương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp giúp cho hoạt động của công ty thông suốt và hiệu quả.
- Các chế độ hội họp, giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị phòng ban được thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đơn vị đã có trách nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, theo chương trình làm việc, theo kế hoạch đã đề ra.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
• Công tác xây dựng chương trình làm việc còn một số hạn chế.
- Việc thực hiện công việc theo kế hoạch nhiều khi không đem lại hiệu quả cao, lãnh đạo công ty không giải quyết hết việc và bị động do không lường trước được những công việc đột xuất. Chương trình làm việc còn thiếu tính kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện.
- Xây dựng chương trình làm việc hợp lý đã khó, tổ chức thực hiện và tổng hợp kết quả đạt được lại còn khó hơn. Công tác này ở công ty CPĐT Nam Đình Vũ còn nhiều hạn chế:
- Một tình trạng chung đó là bệnh thành tích cũng đang tồn tại trong các phòng ban của công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn chất lượng lại không đạt yêu cầu.
- Việc xây dựng chương trình làm việc của công ty chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức.
- Xây dựng chương trình làm việc đôi khi chưa bám sát với thực tế, nhiều nội dung đưa vào không thực tiễn dẫn đến không thực hiện được.
• Nguyên nhân của những hạn chế trên là:
- Chưa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng của công ty với các phòng ban đơn vị khác.
- Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất cho công ty những việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai, đề xuất.
- Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan đó thì còn một nguyên nhân khách quan như sau: Do những công việc ngoài chương trình phát sinh trong khi quỹ thời gian và tài chính lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn gây tình trạng khó khăn và bị động khi thực hiện chương trình làm việc.