III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
2.6. Công tác tổ chức hội nghị.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ cho rằng tổ chức các hội nghị rất quan trọng trong đối nội và đối ngoại. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời quyết định đến yếu tố thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Chúng ta đã biết hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyền thông trực tiếp. Công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng nên việc tổ chức các cuộc họp không có quy định chung và không có tính bắt buộc do vậy các cuộc họp hội nghị thường do Tổng giám đốc quy định.
Trên thực tế tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ thường có các loại cuộc họp, hội nghị sau:
- Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra phương hướng cho năm kế tiếp.
- Hội nghị hàng quý để kiểm điểm tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc nhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở.
- Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện công việc trong tháng và phối hợp giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng ban. Đây là cơ sở để báo cáo lên Tổng giám đốc công ty.
Việc tổ chức hội họp trong công ty được tiến hành như sau:
• Chuẩn bị cho hội nghị.
Văn phòng công ty chuẩn bị chương trình nghị sự - văn bản liệt kê các chủ đề cần được thảo luận phù hợp với cấu trúc của hội nghị. Trước khoảng hai tuần các nội dung được đưa lên, chủ toạ và thư ký sắp xếp luôn đảm bảo những yêu cầu sau:
- Trình tự lôgic, nội dung phụ đi sau nội dung chính. - Vấn đề đơn giản đặt trước.
- Vấn đề không còn tranh cãi đặt trước.
- Vấn đề không quan trọng hay chưa cấp bách không để cuối cùng.
• Tiến hành hội nghị.
- Đón khách:
+ Đối với hội nghị nhỏ công ty thường tổ chức chào đón từng người một.
+ Đối với hội nghị lớn thì công ty tổ chức chào mừng đại biểu ngay tại hội nghị. + Phân công người đứng đón đại biểu để phát tài liệu, giải đáp những công việc cần thiết của đại biểu.
- Điểm danh:
Công ty áp dụng nhiều cách điểm danh trong hội nghị: + Phát hành thẻ đại biểu.
+ Yêu cầu đại biểu nộp lại giấy mời.
+ Nếu đại biểu đông khi phát tài liệu yêu cầu đại biểu ký. - Duy trì thời gian hội nghị:
+ Đại hội bắt đầu đúng giờ, nghỉ giải lao đúng giờ và kết thúc đúng giờ. + Không xê dịch thời gian giữa các phần trong hội nghị.
- Ghi biên bản.
+ Căn cứ vào tầm quan trọng và tính chất của hội nghị theo sự chỉ đạo của chủ tịch đoàn công ty áp dụng phương tiện ghi biên bản như: đánh máy, băng ghi âm, băng video....Dù ghi bằng cách nào cũng luôn đảm bảo tính trung thực, đầy đủ và lôgic của hội nghị.
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Chủ toạ hội nghị:Là người điều khiển hội nghị. Nếu là hội nghị lớn thì có đoàn chủ tịch.
Dưới đây là chương trình hội nghị của công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ đã tiến hành