III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
( Nguồn: Phòng Tổ chức - hành chính) VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐẾN P. KẾ TOÁN P.KINH DOANH P. KỸ THUẬT 1 2 1 2 3 3 4 4 4 TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TCHC BỘ PHẬN VĂN THƯ
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả các công văn giấy tờ , thư từ tài liệu do công ty Nam Đình Vũ gửi đi gọi là văn bản đi. Công ty Nam Đình Vũ đã thực hiện nguyên tắc: mọi văn bản giấy tờ lấy danh nghĩa công ty để gửi đi nhất thiết phải qua văn thư công ty để đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Nguyên tắc này đã góp phần hạn chế ngăn chặn sự lạm dụng giấy tờ, con dấu để làm việc trái pháp luật hoặc giải quyết công việc sai nguyên tắc chế độ trong công ty.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hàng năm thường ban hành các văn bản giấy tờ sau: công văn, tờ trình, thông báo, quyết định, giấy giới thiệu, giấy mời,...
Công ty đã thực hiện công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi khá tốt do công ty đã thực hiện nghiêm túc quy trình đề ra như sau:
- Bước 1: Soạn thảo và kiểm tra văn bản
Sau khi soạn thảo văn bản xong trước khi vào sổ gửi đi thì nhân viên văn thư đã kiểm tra lại thể thức văn bản một cách nghiêm túc, cẩn thận mục đích phát hiện những sai sót, đảm bảo giá trị của văn bản. Nhân viên văn thư lưu trữ đã kiểm tra các vấn đề như: số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận,...Nếu ý kiến lãnh đạo công ty ghi bên lề của văn bản thì được cán bộ văn thư thể chế bằng văn bản để trả lời và có đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định.
Soạn thảo và kiểm tra
văn bản Trình ký văn bản điĐăng ký
Ban hành văn bản Lưu văn bản
Công ty CPĐT Nam Đình Vũ Tem thư Số:../ KH:...
Nơi nhận:
... ...
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Bước 2:Vào sổ văn bản đi.
Nhân viên văn thư vào sổ văn bản đi nhằm mục đích quản lý được toàn bộ số văn bản mà công ty Nam Đình Vũ gửi đến các doanh nghiệp, cơ quan khác. Trên cơ sở văn bản đi, phòng Tổ chức hành chính có thể cung cấp những thông tin thống kê cần thiết về văn bản đi của doanh nghiệp phục vụ cho giám đốc quản lý và điều hành.
- Bước 3: Nhân viên văn thư cho văn bản vào bì và viết bì văn bản
Mẫu 7: Bì văn bản công ty CPĐT Nam Đình Vũ
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
- Bước 4: Chuyển văn bản đi.
Sau khi đã kiểm tra lại thể thức văn bản trình thủ trưởng ký, đăng ký vào sổ văn bản đi, cho văn bản vào bì và viết bì văn bản. Nhân viên văn thư gửi ngay văn bản đi trong ngày và đăng ký phát hành. Nhân viên công ty thường gửi văn bản qua đường bưu điện và gửi trực tiếp đến nơi nhận. Tất cả văn bản gửi đi đều được văn thư công ty Nam Đình Vũ vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận.
Mọi văn bản đi nhân viên văn thư lưu trữ đều lưu ít nhất hai bản. Một bản lưu ở hồ sơ công việc của cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết.
Những văn bản lưu ở văn thư luôn được sắp xếp theo từng loại và theo thứ tự thời gian và văn bản lưu là bản chính.
Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đi của công ty Nam Đình Vũ: Mẫu 8: Bìa sổ đăng ký văn bản đi
( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Mẫu 9: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi
CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ Phòng Tổ chức - Hành chính