SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.1 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT
THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.
Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty lớn, được bạn hàng cũng như các đối tác quốc tế đánh giá cao về chất lượng hàng hóa dịch vụ, cũng như thái độ phục vụ của toàn thể CBCNV trong Công ty.
Là một sinh viên thực tập em nhận thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh như Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao chất lượng hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vấn đề hết sức cần thiết và cần được giúp đỡ của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam nói chung, Ban lãnh đạo Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng.
Trong thời gian thực tập và tìm hiểu về hoạt động của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty em đã học được từ các cô, các chị tổ văn thư Công ty những kinh nghiệm thực tế quý báu đồng thời, căn cứ vào thực trạng còn tồn đọng trong công tác Văn thư – Lưu trữ, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty đó là:
3.1.1 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư – Lưu trữ một cách khoa học.
Hiện tại Tổ văn thư Công ty có 04 nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ, họ đều là những người đã trải qua nhiều năm công tác nên bản thân học đã đúc rút được không ít những kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiện, do trước đây một nửa số họ chỉ được tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nên về mặt trình độ chuyên môn họ còn có phần hạn chế. Mà thực tế cho thấy rằng công tác văn thư thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phần lớn phụ thuộc vào chính những năng lực và trình độ của CBCNV văn thư. Theo em, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì trước tiên cần phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt.
Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
3.1.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên tổ Văn thư – Lưu trữ.
Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của Doanh nghiệp. Vì tất cả mọi hoạt động đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác Văn thư – Lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc còn cần tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư là điều tất yếu.
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà văn thư cần phải đảm nhiệm. Khác với một số Doanh nghiệp khác, nhân viên văn thư phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản nhưng do đặc điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Công ty nhận ngày càng nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì phòng đó tự soạn thảo còn nhân viên văn thư chủ yếu là thực hiện việc kiểm tra về thể thức văn bản. Nhưng việc kiểm tra văn bản về thể thức bố cục văn bản trước khi vào sổ là hết sức quan trọng làm giảm những sai sót trong việc soạn thảo từ các phòng ban bởi trên thực tế việc soạn thảo văn bản bởi các nhân viên trong các phòng ban còn mang tính thủ công, chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn thư cũng như soạn thảo văn bản nên cần được hướng dẫn và sửa chữa một cách kỹ lưỡng. Vì vậy em nhận thấy việc thường xuyên cử nhân viên văn thư đi học để nâng cao kỹ năng soạn thảo và cập nhật những sửa đổi về cách thức bố trí văn bản là điều hết sức cần thiết.
- Ngoài ra để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thị trường hiện nay thì nhân viên văn thư cần phải trang bị cho mình kiến thức tin học và ngoại ngữ. Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt là máy tính trong công tác soạn thảo văn bản, hay quản lý, vào sổ các văn
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
bản mang lại tiện ích rất lớn, góp phần nâng cao được hiệu quả và chất
lượng công việc. Bên cạnh đó, ngày nay ngoại ngữ là một điều kiện thiết yếu với tất cả các cơ quan đặc biệt là đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam đối tượng khách hàng có số đông là khách quốc tế nên việc tiếp nhận các giấy tờ ra vào cũng như các văn bản bằng tiếng anh là rất nhiều mà thực tế hiện nay taị cơ quan cán bộ văn thư còn quá yếu về hai mảng này vì thế em xin đưa ra ý kiến kiến nghị với Ban lãnh đạo Công ty trong việc chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học, ngoại ngữ của cán bộ văn thư để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Như đã trình bày tại phần thực trạng, hiện tại phòng văn thư của cơ quan đã được cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo tuy nhiên việc sử dụng máy tính vào công tác vào sổ văn bản vẫn chưa được áp dụng thực hiện. Mà theo em, việc lập các mẫu sổ theo quy định thông thường có thể tiến hành lập trên máy tính. Đây là một thiết bị có rất nhiều tính năng hữu ích phục vụ có hiệu quả trong công tác Văn thư – Lưu trữ. Với những phông có sẵn thì việc nhập các thông tin của văn bản sẽ rất thuận tiện và nhanh chóng.
Bên cạnh kiến thức về tin học thì ngoại ngữ là phương tiện giao tiếp vô cùng quan trọng, giúp Doanh nghiệp tiến tới thành công.
3.1.3 Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc.
Chỗ làm việc chính là: “Thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên văn thư nói riêng. Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc.
Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh gọn, chính xác.
Thực tế tại Công ty Xăng dầu Hàng không như đã trình bày tại phần thực trạng, việc sắp xếp, bố trí vị trí ngồi cũng như việc phân công công việc phù hợp với từng cá nhân là chưa được quan tâm thực hiện. Việc thực hiện công việc chỉ đơn thuần mang tính chất “việc tới tay ai người ấy làm” nên hiệu quả công việc và tốc độ thực hiện công việc trong những giờ cao điểm chưa được phát huy cao nhất khả năng có thể thực hiện. Ban lãnh đạo khối văn phòng nên có ý kiến chỉ đạo tới phòng văn thư, cắt cử, bố trí từng nhân viên theo từng nghiệp vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm tra vào sổ văn bản đi …theo vị trí ngồi tại phòng làm việc cố định như:
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Nhân viên tiếp nhận văn bản nên bố trí ngồi đầu bàn, ngay cửa ra vào sau đó đến nhân viên kiểm tra và vào sổ văn bản đi, nhân viên photo và lưu văn thư, rồi đến nhân viên chuyển giao văn bản.
Nhân viên văn thư cần chú ý:
+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết.
+ Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi. + Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào các tủ, kệ, giá.
+ Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn.
Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng căng thẳng thần kinh (streess) có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên văn thư một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái, yêu đời.
Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư thế làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học. Do đó để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhân cần tạo tâm lý thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc một cách khoa học là hết sức cần thiết.
3.1.4 Lưu trữ, tập trung giấy tờ theo hướng hiện đại hóa.
Theo quy định của Cục Lưu trữ Quốc gia thì những giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan phải được lưu trữ tập trung tại một địa điểm trong cơ quan để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng cũng như đối chứng khi cần thiết. Tuy nhiên trong thực tế ít Doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc theo quy định này mà hầu hết các Doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam cũng nằm trong số đó. Thực tế cho thấy lưu trữ theo cách này chưa thực sự hiệu quả, đôi khi còn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, các hồ sơ, tài liệu không tập trung ở một chỗ mà vẫn nằm rải rác ở khắp các phòng ban nên không thể có chế độ bảo quản thống nhất phù hợp được vì thế mà các hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi bị rách, nát, mối, mọt, ẩm mốc…
Ngoài ra các hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các phòng ban thường để rất bừa bãi, không được sắp xếp khoa học theo quy định của lưu trữ nên ít nhiều gây cảm giác chật chội, khó chịu làm hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên, đồng thời gây khó khăn trong việc truy tìm tài liệu khi còn bị thất lạc hay mất tài liệu.
Do đó, để khắc phục những tồn tại trên Công ty Xăng dầu Hàng không nên bố trí một kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu riêng cho cả văn phòng Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Đối với Công ty Xăng dầu Hàng không thì công việc này không phải là vấn đề quá khó khăn bởi trụ sở Công ty là một khu đất có diện tích làm việc tương đối rộng, hiện đang có khu văn phòng gồm 4 tầng và Công ty còn đang có kế hoạc xây dựng mở rộng thêm khu văn phòng ở khu để xe cơ quan. Do đó, nhân tiện thực hiện dự án này Ban lãnh đạo Công ty nên giành riêng một phòng lớn để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Việc quản lý trông coi giao cho tổ văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách tổ chức phông lưu trữ hồ sơ như sau:
+ Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty mà văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ cho phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ cho hiệu quả và khoa học.
+ Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì bào cuối mối năm văn thư phải thống kê lựa chọn ra những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu hủy. Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ. Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã quy định. Bên cạnh đó, Công ty cần phải trang bị thêm một số các trang thiết bị chuyên dùng cho công tác văn thư như: Tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt và nếu có thể thì có máy tính nhằm phục vụ việc tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Tóm lại, đối với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một công ty có quy mô hoạt động rất lớn, thực hiện việc kinh doanh và trao đổi với rất nhiều cơ quan, ban ngành trong và ngoài nước nên hàng năm không ít các giấy tờ được tập hợp tại đây. Do đó, để đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ, tài liệu cũng như sự tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu thì việc tổ chức phông lưu trữ là điều tất yế cần phải triền khai ngay.
3.1.5 Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư – Lưu trữ.
Tồn tại lớn nhất trong hoạt động của Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay là tình trạng trông chờ, ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc biệt với Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam hoạt động văn thư có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của Công ty nên cần phải thường xuyên kiểm tra và giám sát, tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ việc, bỏ giờ ảnh hưởng tới lao động của Doanh nghiệp.
Hiện nay Công ty đang có những hoạt động của công tác văn phòng đó là theo định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và đối với Công ty, bởi qua đây bằng tinh thần tự giác nhân viên sẽ tự giác đánh giá, nhânh xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy được tính tự giác trong CBCNV.
Ngoài ra với những chính sách khen thưởng nhân viên còn được hưởng những lợi ích chính đáng với những cống hiến của họ nên họ càng có trách nhiệm hơn với công việc được giao. Bên cạnh đó, cũng có những hình thức xử phạt, kiểm điểm với những CBCNV không chấp hành đúng nội quy lao động của Công ty như: Đi làm muộn, về sớm; bỏ việc không lý do; tán gẫu trong giờ làm việc.
Với biện pháp trên đã mang lại những thành công bước đầu như: Ý thức chấp hành kỷ luật lao động tốt hơn, nhân viên có tinh thần trách nhiệm hơn với công việc được giao, phát huy hết khả năng sáng tạo, không còn tình trạng đánh đồng những người có năng lực với những người thiếu năng lực. 3.2 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là một công tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của mọi Doanh nghiệp nói chung và của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quý giá trước được hình thành trong quá khứ. Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam thì việc nâng cao hiệu quả và chất