SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.
2.2.4.2 Những khó khăn, trở ngại trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty.
Bên cạnh những thuận lợi thì công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty còn có không ít những khó khăn cần được sự quan tâm giúp đỡ giải quyết từ phía Ban lãnh đạo để từng bước hoàn thiện công tác này.
- Còn chịu ảnh hưởng của thời bao cấp trong công tác quản lý cũng như tổ chức thực hiện công việc. CBCNV làm việc còn thụ động, ít sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, còn làm việc hoàn toàn mang tính chất thủ công.
- Hoạt động đăng ký vào sổ các loại văn bản, giấy tờ của cơ quan mới chỉ đơn thuần được thực hiện trên sổ sách mà trong phòng làm việc lại được cung cấp đầy đủ máy tính, máy in vì thế vẫn chưa tận dụng đựơc máy móc đưa vào sử dụng đảm bảo tính khoa học, nhanh, hiện đại và thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng tài liệu.
- Hiện tại có 4 CBCNV làm việc trong công tác Văn – Thư lưu trữ, tuy nhiên trên thực tế mới chỉ có 2 nhân viên trong số họ là đã được đào tạo chính quy về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ. Còn lại mới chỉ được cập nhật kiến thức này thông qua những lớp bồi dưỡng ngắn hạn, họ mới chỉ đơn thuần làm việc theo thói quen, theo kinh nghiệm, xử lý công việc mang tính thủ công, dập khuân, ít sáng tạo.
- Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu của Công ty hiện vẫn chưa được chú trọng. Hiện nay do điều kiện về phòng ốc nên tại trụ sở của cơ quan vẫn chưa có phòng riêng phục vụ hoạt động lưu trữ của cơ quan, nên hoạt động lưu trữ giấy tờ tài liệu cơ quan chưa được đảm bảo. Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các phòng ban còn rắc rối và nhiều sơ hở làm cho việc tra cứu tài liệu tài liệu, bảo quản tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Bởi cảng chưa có kho lưu trữ tập trung riêng mà phòng ban nào phát hành văn bản thì lưu tại phòng ban đó còn bản lưu thì được lưu ngay tại phòng Văn thư Công ty.
- Công việc của các nhân viên trong phòng văn thư chưa được phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người mà vẫn còn ở dạng việc đến tay ai người ấy làm nên công việc chưa được tổ chức một cách khoa học và quy củ.
- Cán bộ văn thư còn yếu về trình độ ngoại ngữ và vi tính nên gặp rất nhiều khó khăn trong việc áp dụng máy móc, công nghệ hiện đại vào thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Tất cả mọi công văn, giấy tờ dù đến bằng bất cứ nguồn nào và hình thức nào đều là những thông tin quý giá đối với Doanh nghiệp. Theo quy định chung thì mọi công văn giấy tờ đến công ty hay từ công ty gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký. Điều này chứng tỏ công tác văn thư cũng chính là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Làm tốt công tác văn thư cũng chính là giúp cho mọi công việc trong Công ty tiến hành thuận lợi hơn, hiệu quả hơn. Như thế, Văn thư – Lưu trữ là hai mặt luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình xử lý thông tin. Công tác văn thư càng chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng thuận lợi bấy nhiêu. Công tác văn thư lưu trữ giúp cho người quản lý xử lý thông tin một cách chính xác, khoa học và hiệu quả nhất. Điều này càng khẳng định sự cần thiết của công tác Văn thư – Lưu trữ trong hoạt động của Công ty. Để đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ được giao thì việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ là vô cùng cấp bách và cần thiết. Công việc này cần được triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý.