phòng chống cháy nổ tại các khu vực kho bãi, bồn bể, xe tra nạp của các xí nghiệp.
+ Tổ chức huấn luyện về công tác bảo vệ nội bộ, An ninh - An toàn và phòng chống cháy nổ.
+ Theo dõi tình hình An ninh - An toàn và kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ của các đơn vị trong Công ty.
+ Tổ chức kiểm tra, xác minh các trường hợp nghi vấn, hoặc các trường hợp khác theo yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ.
+ Phối hợp với chính quyền công an địa phương ngăn ngừa, phòng chống các tệ nạn xã hội tại các địa bàn Công ty hoạt động.
+ Kiểm tra nhắc nhở mọi người thực hiện các chế độ, nội quy an toàn, nội quy Phòng cháy chữa cháy và các quy định khác do Công ty đề ra.
+ Quan hệ với công an địa phương, với các cơ quan bạn…bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn khu vực nhà điều hành Công ty.
+ Tổ chức tuần tra canh gác, đảm bảo an toàn khu vực nhà điều hành của Công ty.
Nhận xét:
- Với chức năng, nhiệm vụ cụ thể như trên đã trình bày.
Với bộ máy tổ chức như vậy sẽ giúp cho đội ngũ cán bộ phát huy tốt công việc mình được giao bởi lẽ mỗi phòng ban hoạt động tương đối độc lập với khối lượng công việc được giao rất cụ thể.
Việc bố trí sắp xếp chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn như vậy cũng tạo điều kiện tốt cho Lãnh đạo nắm bắt và chỉ đạo công việc một cách cụ thể, hiệu quả đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đề ra phương hướng, biện pháp, cách thức tiến hành hoạt động Kinh doanh có hiệu quả nhằm nâng cao lợi nhuận cho Công ty.
- Nhiều phòng ban chức năng như vậy cũng khó khăn cho việc đầu tư trang thiết bị và đồng thời cũng khó khăn trong việc quản lý nguồn nhân lực.
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM. XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của các cơ quan ban ngành Trung ương cùng với sự lỗ lực phấn đấu của CBCNV, Công ty liên tục giành được những thắng lợi góp phần không nhỏ vào chiến lược phát triển kinh tế của cả nước nói chung và ngành Hàng không nói riêng.
Để tiếp tục duy trì và phát huy mọi nguồn lực hiện có của Công ty, tập trung khai thác các nguồn hàng, tăng cường các biện pháp quản lý kinh tế, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh để từng bước hội nhập với sự phát triển của nền kinh tế khu vực, phù hợp với chiến lược phát triển chung của ngành Hàng không.
Xuất phát từ những mục tiêu đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã không ngừng chăm lo cho công tác Văn phòng của Công ty đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ bởi đây chính là hai công tác không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung và Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Công tác Văn thư – Lưu trữ là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý và tổ chức lưu trữ, khai thác các văn bản, tài liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan.
Mục đích chính của công tác Văn thư – Lưu trữ là đảm bảo thông tin cho quản lý, ghi chép lưu trữ tài liệu về mọi hoạt động của cơ quan có chuẩn mực pháp lý và hiệu quả.
2.2.1 Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của tổ Văn thư – Lưu trữ.
Vị trí đặt phòng làm việc được xem như là một trong những yếu tố quyết định lớn đến chất lượng và hiệu quả công việc. Khi bố trí phòng làm việc phải đảm bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, tính chất công việc của từng phòng ban để phân chia và bố trí hợp lý.
Đối với Văn phòng cơ quan Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam được bố trí (4 tầng) theo chiều ngang gồm hai dãy nhà song song quay mặt vào nhau.
- Văn phòng công ty được đặt tại trụ sở chính của Công ty và được bố trí các phòng gần nhau chạy dài theo chiều ngang của cửa vào trụ sở Cơ quan Công ty và được bố trí như sau:
+ Tầng 1 :
Văn phòng của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Đội xe, phòng An ninh – An toàn và Phòng Hành chính được bố trí cạnh nhau.
+ Tầng 2: Đối diện với cửa vào là phòng Văn thư; phía tay phải là phòng lễ tân.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Cách bố trí trên rất thuận lợi và phù hợp với đặc trưng công việc của từng phòng ban. Tuy nhiên khối văn phòng lại bố trí giải rác, không tập trung gây khó khăn cho việc trao đổi giữa các phòng. Nhưng nhờ có hệ thống điện thoại nội bộ và cầu thang máy nên có thể hạn chế được nhược điểm trên.
Phòng Văn thư – Lưu trữ của cơ quan được bố trí ngay thẳng cửa chính ra vào tầng 2 của cơ quan (do cơ quan sử dụng thang máy nên cửa chính đựơc thiết kế đi thẳng lên tầng 2), phòng văn thư có tường bao được thiết kế hai mặt trước và sau bằng kính chịu nhiệt. Diện tích khoảng 32m2(4×8).Theo sơ đồ sau:
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
4m
8m
Bàn làm việc của nhân viên văn thư. Dài khoảng 3m. Máy photo của nhân viên các phòng ban. Máy photo của nhân viên văn thư.
Tủ đựng con dấu và giấy tờ văn bản lưu văn thư. Tủ đựng văn phòng phẩm. Máy tính và máy in. Bàn uống nước của nhân viên Máy sấy giấy
Hệ thống gồm ba cửa đẩy dọc thông gió với cửa chính.
Cửa ra vào là cửa đẩy chiều ngang 1.2m.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Nhận xét:
Do điều kiện thiếu thốn về phòng ốc nên diện tích phòng Văn thư - Lưu trữ của cơ quan hiện nay gần như mới chỉ đơn thuần thực hiện được chức năng văn thư.
- Cách bố trí phòng họp tương đối hợp lý:
+ Tường phía trước và phía sau được bố trí bằng cửa kính chống nhiệt nên phòng làm việc có ánh sáng tự nhiên tạo không khí làm việc.
+ Hệ thống cửa sau được thông với cửa trước nên phòng làm việc rất thoáng. + Máy photo phục vụ việc sao chụp của cán bộ các phòng ban được bố trí phía ngoài và phục vụ lưu trữ của cơ quan được bố trí bên trong rất thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
+ Do đặc thù công việc của phòng văn thư nên bàn làm việc của 3 nhân viên được bố trí theo chiều ngang rất thuận tiện cho việc tiếp nhận, giải quyết, và phát văn bản…
+ Tủ đựng con dấu và giấy tờ văn bản lưu văn thư được bố trí ngay sau bản làm việc của văn thư nên rất thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và sử dụng. + Phòng còn được trang bị thêm máy sấy. Máy sấy được bố trí ngay cạnh máy in nên rất thuận tiện cho việc sử dụng.
- Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số điểm chưa hợp lý:
+ Do điều kiện về phòng ban nên công tác lưu trữ của cơ quan chưa có phòng riêng mà chỉ được lưu tại phòng văn thư và tự lưu tại các phòng ban chuyên môn nên việc quản lý văn bản lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn. + Do phòng làm việc được thiết kế bằng cửa kính nên phòng làm việc nóng và bí vào mùa hè và ánh nắng trực tiếp sẽ không tốt cho công tác lưu trữ văn bản.
2.2.2 Điều kiện làm việc của tổ Văn thư – Lưu trữ.
Nếu công tác Văn phòng trì trệ, công việc của văn thư không giải quyết nhanh chóng thì toàn bộ hoạt động của cơ quan cũng không thể mang lại hiệu quả cao, thậm chí việc chậm thông tin mang lại hậu quả rất trầm trọng. Đồng thời, nhận thức rõ tầm quan trọng và lợi ích của điều kiện làm việc là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm lý của các CNCNV, ý thức được rằng người lao động không thể làm việc có chất lượng và đạt hiệu quả cao, nếu thiếu thốn về điều kiện lao động. Ban Lãnh đạo Công ty đã thường xuyên quan tâm đến vấn đề này, cụ thể là hàng năm Công ty đã giành ra những khoản kinh phí tương đối lớn để mua mới, sửa chữa các thiết bị để thay thế những thiết bị đã hỏng hay sử dụng không hiệu quả.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Hiện nay tổ văn thư đã được đầu tư tương đối đầy đủ các máy móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc.
- Hàng loạt các loại trang thiết bị, máy móc: Bàn làm việc, bàn đánh máy, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, tủ đựng đồ, máy điều hoà, máy in, máy photo, máy tính, máy sấy giấy, ấm nước nóng, hệ thống chiếu sáng, đồng hồ…
- Các thiết bị văn phòng phẩm: Giấy, gim, keo, tài liệu, bút xoá, bút ký, con dấu, hộp dấu…
- Các phương tiện liên lạc: Điện thoại nội bộ, máy fax …
- Ngoài ra báo chí, internet còn là những phương tiện hữu ích cho việc giải trí và là nguồn cung cấp thông tin, nâng cao vốn hiểu biết cho nhân viên.
2.2.3 Nhiệm vụ cụ thể của tổ Văn thư – Lưu trữ.
2.2.3.1 Nhiệm vụ Văn thư.
2.2.3.1.1 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ. Nó không thể thiếu trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Việc tiếp nhận các văn bản đến sẽ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan. Là một đơn vị kinh doanh Nhà nước nên số lượng văn bản mà văn thư thường xuyên tiếp nhận tương đối nhiều.
BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG VĂN BẢN ĐẾN CÔNG TY TRONG 3 NĂM (2006 – 2008).
Năm Số lượng Ghi chú
2006 2018 Văn bản
2007 2326 Văn bản
2008 2548 Văn bản
6 tháng đầu năm 2009 1639 Văn bản
(Nguồn : Phòng Văn thư – Lưu trữ Công ty) * Về nguyên tắc:
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
* Công tác tiếp nhận và giải quyết văn bản đến của Công ty đã được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
- Cán bộ văn thư của Công ty khi tiếp nhận văn bản đến đã kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
trên bao bì cán bộ văn thư báo ngay cho Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó Chánh văn phòng, Trưởng ban hành chính) đồng thời kèm theo xác nhận của người chuyển giao văn bản. Đối với văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…trường hợp phát hiện có sai sót Cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó chánh Văn phòng, Trưởng ban Hành chính) xem xét giải quyết.
- Cán bộ văn thư Công ty không bóc các loại phong bì văn bản đến sau đây:
+ Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên. + Các bì văn bản gửi đích danh tên người nhận:
Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty thì người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản cho cán bộ văn thư Công ty để làm thủ tục đăng ký.
+ Các bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì” thì cán bộ văn thư Công ty đã vào sổ chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì giải quyết.
- Cán bộ văn thư Công ty được phép bóc tất cả các bì văn bản đến còn lại gửi đến Công ty và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì đã thực hiện theo hướng dẫn sau:
+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời.
+ Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện được soát lại tránh để sót văn bản.
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
+ Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc đối chiếu khi xử lý thì cán bộ văn thư đã giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm chứng.
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Đóng dấu “ĐẾN” vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống dưới địa danh và ngày tháng văn bản kể cả bản Fax (trừ hoá đơn, chứng từ kế toán).
- Các thông tin như số, ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày nhận văn bản đến đều đã được cán bộ văn thư đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến (BM 34.01/1/XDHK).
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY * Bìa ngoài:
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
ĐẾN Số đến……….
Ngày đến………. Chuyển……… Lưu hồ sơ
Xăng dầu Hàng không Việt Nam. * Phần ghi trong sổ: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày, Tháng văn bản
Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 05/01/09 01 Bộ Tài chính 408/TB.BTC 30/12/08
Thông báo quyết toán kinh phí bảo quản xăng dầu dự trữ
quốc gia năm 2007