B. Khâu xuất khẩu hàng hĩa:
2.2.3.3.2Cơng tác luân chuyển chứng từ kế tốn:
- Đối với chứng từ luân chuyển nội bộ, ở cơng ty cĩ hai trường hợp:
(a) Luân chuyển giữa các phịng chức năng thuộc khối văn phịng cơng ty: Chứng từ xuất-nhập khẩu đều do Phịng xuất-nhập khẩu lập, chuyển phịng kế tốn bản chính để lưu và theo dõi thanh tốn tiền hàng. Trong cơng tác lập chứng từ nếu phát sinh loại chứng từ mới ngồi các chứng từ phổ biến thường bị sai sĩt vì khơng am hiểu các qui định của chế độ chứng từ, phải chỉnh sửa nên ảnh hưởng đến tiến độ trình bộ chứng từ ngân hàng thanh tốn.
(b) Luân chuyển chứng từ giữa các Xí nghiệp trực thuộc với văn phịng cơng ty: Cơng ty cĩ nhiều cơ sở trực thuộc, tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức phân tán nên tại văn phịng cơng ty khơng cĩ những chứng từ ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. Mỗi đơn vị tự tổ chức bộ phận lập chứng từ xuất khẩu, lưu trữ chứng từ tại cơ sở. Văn phịng cơng ty tiếp nhận các báo cáo hàng tháng của cơ sở, làm căn cứ để lập báo cáo tổng hợp và ghi sổ kế tốn nên phần nào ảnh hưởng đến việc hồn thuế GTGT, quyết tốn thuế, kiểm tra, thanh tra của tồn cơng ty.
Tương ứng với cách tổ chức lập chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu nêu trên, cũng cĩ 2 (hai) trường hợp đối với việc trình chứng từ Ngân hàng thanh tốn:
(a) Phịng xuất-nhập khẩu Cơng ty trực tiếp nộp bộ chứng từ xuất khẩu cho ngân hàng để địi tiền. Phịng kế tốn theo dõi việc thanh tốn tiền của khách hàng. Nếu cĩ trục trặc trong khâu thanh tốn, phịng kế tốn cĩ trách nhiệm thơng báo cho phịng xuất-nhập khẩu biết để giải quyết.
(b) Nhân viên chuyên trách của cơ sở trực tiếp trình bộ chứng từ cho ngân hàng và theo dõi việc thanh tốn tiền hàng tại cơ sở.
2.2.3.3.3 Nhận xét về cơng tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập khẩu tại cơng ty A. P. T. Co. xuất-nhập khẩu tại cơng ty A. P. T. Co.
Cơng ty được thành lập từ năm 1977 theo quyết định số 57/QĐ-UB ngày 12/10/1977 của UBND TP. HCM và bắt đầu hoạt động cung ứng xuất nhập khẩu từ năm 1985. Là một DNNN cĩ quá trình hoạt động lâu dài, cơng tác tổ chức và qui trình hoạt động của cơng ty cũng đã trải qua quá trình sửa đổi cho phù hợp với điều kiện của cơng ty. Tuy nhiên, trong việc lập và luân chuyển chứng từ giữa cơng ty với các cơ quan chức năng, giữa văn phịng cơng ty với các cơ sở trực thuộc bộc lộ những nhược điểm, Chẳng hạn:
- Vướng mắc khi thực hiện việc hạch tốn theo Thơng tư 108/2001/TT- BTC ngày 31/12/2001 “Hướng dẫn kế tốn hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ủy thác” đối với giá trị hàng uỷ thác xuất trả, thuế (nếu cĩ), các khoản thu hộ, chi hộ và số tiền thuế GTGT nộp thay. (33)
- Cái khĩ mà cơng ty thường hay bị vướng mắc, mất nhiều thời gian đi lại, chỉnh sửa là các chứng từ đặc thù theo mẫu qui định của các cơ quan chức năng như Hải quan, cơ quan cấp giấy chứng nhận gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện bộ chứng từ, kéo dài thời gian nộp chứng từ theo qui định trong L/C.
- Lập và luân chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn hàng hố xuất-nhập khẩu trong nội bộ và trình Ngân hàng do phịng xuất-nhập khẩu hoặc nhân viên chuyên trách (khơng thuộc phịng kế tốn) thực hiện trực tiếp. Phịng kế tốn chỉ làm nhiệm vụ theo dõi việc thanh tốn, khơng tham gia cơng tác lập chứng từ nên gặp khĩ khăn khi quyết tốn thuế hoặc phục vụ cơng tác kiểm tra, thanh tra.
2.2.4 Cơng ty NIDEC COPAL (VIETNAM) CO, LTD. 2.2.4.1 Chức năng và nhiệm vụ.