3.1.1 Khái quát về trung tâm du lịch lữ hành Vinagolf
3.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Du lịch Golf Việt Nam tiền thân là những đơn vị hoạt động kinh doanh khách sạn, du lịch tại hai chi nhánh Đà Lạt và Cần Thơ trực thuộc công ty xây dựng và Phát triển Đô thị tỉnh Bà Rịa–Vũng Tàu. Được thành lập năm 1990 với tên gọi xí nghiệp Dịch vụ Xây lắp Côn Đảo, ngày 22/6/1995 theo quyết định 388/QĐ.UBT của UBND Tỉnh BR - VT chuyển thành công ty Công ty Đầu tư và
phát triển đô thị Tỉnh BRVT(UDICO) và đến tháng 8 năm 1996 đổi thành Công ty
xây dựng và Phát triển Đô thị tỉnh BRVT (UDEC). Trải qua nhiều giai đoạn hoạt động và phát triển ngày càng lớn mạnh, khẳng định uy tín và thương hiệu trên thị trường. Thực hiện chủ trưởng của Nhà nựớc về cổ phần hoá, tháng 8 năm 2006 công ty Cổ phần Du lịch Golf Việt Nam (tên tiếng anh là Vietnam Golf Tourism Joint-
Stock Company tên viết tắt là VINAGOLF) ra đời trên cở sở cổ phần hoá hai Chi
Nhánh công ty tại Đà Lạt và tại Cần Thơ. Với thế và lực mới, VINAGOLF đang và sẽ tiếp tục kế thừa, phát huy nhưng giá trị truyền thống đó để xây dựng thương hiệu VINAGOLF trở thành thương hiệu mạnh trên thị trường Việt Nam.
3.1.1.2 Các hoạt động chính của công ty
Bao gồm các dịch vụ:
Ø Tổ chức và thực hiện các chương trình du lịch trong nước và ngoài nước Ø Đặt phòng khách sạn – phương tiện vận chuyển
Ø Thủ tục xuất nhập cảnh (Nguồn:www.vinagolf.vn)
3.1.2 Khái quát về khách sạn Golf Cần Thơ
3.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 1997 Chi Nhánh VINAGOLF tại Cần thơ chính thức được thành lập cùng với việc khởi công dự án khánh sạn Golf 4 Cần Thơ (với diện tích 4310,78 m2
). Năm 2002 công ty khánh thành và đưa vào hoạt động khách sạn Golf Cần Thơ tiêu chuẩn 4 sao có quy mô hiện đại bậc nhất tại TP Cần Thơ cũng như tại khu vực Miền Tây Nam bộ. Đến nay, khách sạn Golf Cần Thơ đã và đang là điểm đến không thể thiếu trong hành trình của Du khách trong và ngoài nước về miền đất Tây Nam bộ.
3.1.1.2 Các hoạt động chính của công ty
Khách sạn Golf Cần Thơ kinh doanh hình thức công ty cổ phần với các hoạt
động chính nhưsau:
Dịch vụ phòng ngủ: Khách sạn Golf là một trong những khách sạn lớn nhất và
hiện đại nhất khu vực Đồng bằng sông Cửu Long hiện nay với tổng số là 107 phòng ngủ. Phân loại theo độ cao, gốc nhìn, số giường, sự sang trọng và tiện nghi thì khách sạn Golf có 9 loại phòng, các tiện nghi trong phòng sang trọng, trang thiết bị đồng bộ.
Giá phòng bao gồm:
- Trái cây + hoa tươi đặt phòng - Dịch vụ Internet - Thuế VAT + phí phục vụ. - Ăn sáng buffet. - Nước suối. - Trà + cafê
Bảng1: GIÁ PHÒNG NĂM 2008 (USD)
(Nguồn: www.vinagolf.vn, tháng 4/2008)
Hệ thống nhà hàng:
Nhà hàng Golf Cần Thơ: Là nhà hàng sang trọng, ấm cúng, với sức chứa 350
khách. Nhà hàng phục vụ các món ăn Âu Á, đặc biệt là các món ăn truyền thống đặc trưng của miền sông nước Cửu Long. Quý khách lựa chọn cho việc tổ chức Hội nghị khách hàng, tiệc cưới, tiệc sinh nhật, họp báo…
Các nhà hàng:
- Belle Vue Bar: Chủ yếu là phục vụ rượu, các thức uống có cồn
- Moonflow Café: Phục vụ thức uống cho khách, thường chỉ mở vào những giờ cao điểm.
- Windy Sky Bar: Nhà hàng lầu 8, chuyên phục vụ thức uống không cồn cho khách lưu trú trong khách sạn lẫn khách bên ngoài, nhà hàng phục vụ từ 6 giờ sáng đến 10 giờ tối. Đây được xem là nơi thưởng thức café ngoài trời lý tưởng nhất của khách sạn, cách dựng tiểu cảnh tại đây rất nên thơ gần gủi với tự nhiên gồm các loại cây cảnh, những leo quấn quanh giàn tạo cảm giác quấn quýt, đầm ấm. Với độ cao
LOẠI PHÒNG GIÁ PHÒNG 2008 (USD)
Superior City View 85
Superior Lầu2,3 River View 80
Superior Lầu 4, 7 River View 95
Deluxe 1 100 Deluxe 2 (1/2 Family) 110 Family 200 Senior Suite 250 Golf Suite 300 Extra bed 20
lý tưởng và gốc nhìn hướng ra dòng sông Hậu, khách có thể tận hưởng làng gió tự nhiên mát mẽ, nhìn dòng sông Hậu Thơ mộng chìm dần trong khu trời đêm cùng với những ánh đèn lấp lánh và con thuyền lướt trên những làng sống nhấp nhô. Đây là địa điểm lý tưởng để thưởng thức tách café phê cùng với bạn bè, người yêu.
Phòng hội nghị, hội thảo: Hệ thống hội trường hiện đại tiêu chuẩn, có ba hội
trường, hội trường chính có sức chứa 350 khách.
Các phương tiện trong hội trường gồm có:
+ Các phòng chức năng, phòng truyền thông, phòng hội kiến: sức chứa từ 20 – 70 khách.
+ Các trang thiết bị phục vụ hội thảo, hội nghị, truyền thông. + Màn chiếu, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, hệ thống microphone + Hệ thống mạng internet không dây, DVD, TV, flip chart…
Dịch vụ phục vụ giải trí
- Billard
- Quầy Bar & Café ( tầng 2, 8 và tầng 10 )
- Vũ trường với sức chứa 200 khách thiết kế hiện đại, âm thanh ánh sáng tối tân nhất, hàng đầu tại Cần Thơ.
- Phòng tập thể dục với thiết bị hiện đại hỗ trợ chăm sóc sức khỏe
- Phòng Massage: thư giãn với Steambath, Sauna, Jacizi, Spa và massage với đội ngũ nhân viên tay nghề cao.
- Phòng karaoke thiết kế đẹp, âm thanh Hifi, nhạc phong phú, phòng thoáng mát là nơi tổ chức cho gia đình và bạn bè gặp gỡ.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng
- Dịch vụ Internet, - mail, Photocopy, Fax - Hệ thống Massage - Hồ bơi
Các dịch vụ bổ sung
- Đặt vé - Đưa đón sân bay - Cho thuê xe - Giặt ủi
- Y tế - Đổi ngoại tệ
- Quầy lưu niệm - Các tour tham quan địa phương - Các tour tham quan trong thành phố, tham quan ngoại ô thành phố.
3.1.1.3 Các công ty liên kết:
Liên kết là hình thức không thể thiếu đối với mọi loại hình kinh doanh dịch vụ, liên kết giúp cho sản phẩm bán chạy hơn, nguồn nguyên liệu đầu vào rẽ và có chất lượng hơn. Chính vì thế khách sạn Golf đã tận dụng việc liên kết đầu ra lẫn đầu vào:
Đầu ra, khách sạn Golf thực hiện ký hợp đồng liên kết với các công ty lữ hành như Sài Gòn tourist, Bến Thành tourist. Với các hợp đồng trên, các công ty lữ hành trên sẽ đưa khách đến khách sạn Golf Cần Thơ lưu trú khi có tour du lịch đến Cần Thơ, hầu hết khách được đưa đến từ các hợp đồng ký kết này là khách nước ngoài họ thường đi theo đoàn với số lượng lớn. Điều này giúp cho khách sạn cho thuê được số lượng lớn phòng tại khách sạn. Ngoài ra khách sạn còn liên kết với các công ty khác như công ty Unilever, Mistuhishi và một số công ty khác, các công ty này sẽ liên hệ với khách sạn để tổ chức các cuộc hội thảo – hội nghị, các cuộc liên quan, tiệc chiêu đãi khách hàng khi có nhu cầu.
Để liên doanh được diễn ra tốt đẹp và lâu dài thì nguyên tắt cốt yếu là: “Đôi bên điều có lợi”. Bên đối tác liên doanh của khách sạn sẽ nhận được sự ưu đãi đặc biệt từ khách sạn (Rõ hơn ở chương 4 trong mục tình hình marketing).
Đầu vào, đối với loại hình kinh doanh khách sạn thì vệ sinh an toàn thực phẩm là
một chỉ tiêu vô cùng quan trọng, đặc biệt là khách sạn tầm cỡ 4 sao như khách sạn Golf thì yêu cầu về vệ sinh càng gắt rao hơn và nó cực kì quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Chính vì thế khách sạn Golf thực hiện liên kết với hai nhà cung ứng nguyên liệu đầu vào rất uy tín và chất lượng như: Coocmart và Mêtro. Với hợp đồng kí kết này khách sạn sẽ được mua hàng với giá ưu đãi, hai nhà cung ứng này đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời về số lượng và chất lượng nguồn nguyên liệu đầu vào khi khách sạn cần hằng ngày.
3.1.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bên dưới được xem là khá gọn nhẹ đối với khách khách sạn đạt chuẩn 4 sao, tuy nhiên giữa giám đốc khách sạn và các bộ phận phòng ban dưới quyền của phó giám đốc chi nhánh không có sự phân hạng gõ ràng nên khó khăn trong việc liên hệ, điều đình công việc có liên quan.
Hình 5: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA KHÁCH SẠN GOLF CẦN THƠ
(Nguồn: Phòng hành chánh nhân sự, tháng 4/2008) T ổ B ả o v ệ T ổ K . t hu ậ t T ổ Bu ồ ng T ổ L ễ t ân BP F & B B AN KT CL Ba n T Đ KT & KL Ba n K H KD B an K T TC B an H C NS GIÁM ĐỐC CN PHÓ GIÁM ĐỐC CN GIÁM ĐỐC KS Tổ Dịch vụ Tổ NH Lầu 8 Tổ NHT Tổ Bếp Tổ Tạp vụ
3.1.1.5 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: a. Chi nhánh a. Chi nhánh
1. Ban giám đốc Chi nhánh
- Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ khách sạn theo mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra cho khách sạn Golf của Công ty Vinagolf. Cụ thể như sau có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các tổ chức cơ quan, khách sạn bên ngoài để đảm bảo cho công việc kinh doanh khách sạn đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm với Ban lãnh đạo Công ty Vinagolf về hoạt động kinh doanh của khách sạn và thực thi các qui định của pháp luật về kinh doanh khách sạn.
2. Ban hành chính nhân sự
- Tham mưu với giám đốc khách sạn về công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng nhân sự điều hành và quản lý tình hình nhân sự của khách sạn.
- Giải quyết các công việc hành chính hằng ngày, thực hiện kế hoạch đào tạo nhân viên, quản lý phúc lợi của khách sạn.
3. Ban kế hoạch kinh doanh
Chức năng chính của bộ phận này là chiếc cầu nói giữa người tiêu dùng với nguồn lực bên trong của khách sạn.
- Làm cho sản phẩm thích ứng với thị trường
- Xác định giá bán và điều chỉnh mức giá phù hợp với diễn biến của thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khách sạn, với thời vụ.
- Tổ chức và thực hiện việc đăng ký (bán) trước buồng ngủ, tổ chức các cuộc gặp gỡ (hội nghị, hội thảo, các loại tiệc)
- Tổ chức và thực hiện xúc tiến (tuyên truyền, quảng cáo, kích thích người tiêu dùng và kích thích tiêu thụ)
- Đề suất kế hoạch marketing và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hiệu quả các kế hoạch đã đề ra.
4. Ban kế toán tài chính
- Bộ phận này vừa thực hiện chức năng tham ưu vừa thực hiện chức năng điều hành các vấn đề thu chi của khách sạn.
- Phân công cho từng nhân viên chuẩn bị bảng lương, kế toán thu, kế toán chi, kế toán giá thành, kiểm soát chi phí của toàn bộ khách sạn, thu ngân từ các bộ phận bán dịch vụ.
- Kiểm soát hóa đơn chi tiêu và mua hàng của khách ở tất cả các bộ phận khác nhau của khách sạn.
- Chịu trách nhiệm báo cáo với giám đốc về tình hình thu chi của khác sạn.
5. Ban kiểm cha chất lượng
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trước khi cung cấp cho khách hàng để đảm bảo cung cấp sản phẩm có chất lượng tốt nhằm làm hài lòng khách.
6. Ban thi đua khen thưởng và kỹ luật:
- Thực hiện các nghiệp vụ về công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật;
- Xây dựng, theo dõi thực hiện các qui chế, chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật của nhân viên.
b. Khách sạn:
1. Ban Giám đốc khách sạn
- Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý các tổ và bộ phận BP F & B của khách sạn. Cụ thể như sau có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các tổ và bộ phận dưới quyền 2, đảm bảo cho công việc kinh doanh khách sạn đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
Chú thích:2các bộ phận dưới quyền ban giám đốc khách sạn gồm tổ lễ tân, tổ buồng, tổ kỹ
- Trực tiếp chịu trách nhiệm với ban giám đốc chi nhánh về hoạt động kinh doanh của các bộ phận dưới quyền và thực thi các qui định của pháp luật về kinh doanh khách sạn.
2. Tổ kỹ thuật
- Thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn, cung cấp các điều kiện kỹ thuật để khách sạn hoạt động bình thường và đảm bảo chất lượng dịch vụ của khách sạn.
- Lập kế hoạch quản lý vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, đổi mới trang thiết bị điện dân dụng, điện tử, cấp thoát nước, cơ khí, các phương tiện đồ dùng, dụng cụ gia dụng của toàn bộ khách sạn.
- Chịu tránh nhiệm vụ báo cáo với giám đốc về tình hình vật chất, kỹ thuật về các trang thiết bị của khách sạn.
3. Tổ lễ tân
- Tư vấn, cung cấp thông tin, cho khách thuê phòng.
- Thực hiện công việc nhận phòng (check in), trả phòng (check out) cho khách. - Lưu trữ thông tin của khách lưu trú
- Thu tiền phòng của khách và thực hiện các công việc như đổi tiền, điện thoại cho khách khi khách yêu cầu.
- Báo cáo với xếp về số lượng phòng cho thuê, doanh thu từ việc cho thuê phòng. - Báo cáo về những phàn nàng của khách về các dịch vụ của khách sạn và các vấn đề phát sinh khác.
- Thiết kế sơ đồ khách lưu trú ngày hôm sau và chuyển giao cho bộ phận buồng để chuẩn bị phòng cho khách.
4. Tổ bảo vệ:
Tổ bảo vệ của khách sạn được phân ra làm hai phần là bảo vệ trong và bảo vệ ngoài. Mỗi phần điều có trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về phân công lao động, điều hàng hoạt động của bộ phận đó.
- Bảo vệ ngoài: Đảm bảo an ninh, an toàn của toàn bộ khách sạn, chỉ dẫn và
giúp đỡ khách khi có yêu cầu.
- Bảo vệ trong: Làm nhiệm vụ đón khách, khuân vác hành lý cho khách từ quầy lễ tân đến tận phòng và từ phòng đến quầy lễ tân khi khách check in và check out. Đảm bảo an toàn về tài sản, thông tin riêng về khách. Đồng thời báo các với cấp trên về những phàn nàng của khách.
5. Tổ buồng và giặt ủi:
Tổ Buồng: Bộ phận phục vụ buồng phòng góp phần vào việc thỏa mãn nhu cầu
của khách thông qua cách bày trí, giữ gìn vệ sinh phòng khách và đảm bảo cho khách có một giấc ngủ ngon như chính ngôi nhà của mình, đó cũng chính là phương châm của khách sạn Golf.
Chức năng và nhiệm vụ
- Vệ sinh buồng phòng cho khách, những buồng khách đang ở.
- Kiểm tra buồng và tình trạng sử dụng các đồ dùng trong buồng khi khách trả phòng, báo cho tổ lễ tân để tổ lễ tân tiến hành thanh toán tiền với khách. Vệ sinh buồng khách đã trả.
- Nhận sơ đồ khách khách lưu trú vào ngày hôm sau do tổ lễ tân cung cấp, tiến hành nhận và xếp trái cây do bộ phận kế toán cung cấp, kiểm tra phòng một lần nữa nhằm đảm bảo tất các phòng phục vụ lưu trú vào ngày hôm sau trong tình trạng sạch sẽ và sẵng sàng sử dụng.
Quy trình làm phòng:
1. Vào phòng khách: Chỉ có nhân viên được phân công trực phòng mới được phép vào phòng khách để dọn dẹp, không được phép vào phòng khi có bảng treo