III. thực trạng công tác quản lý chất lượng ỏ công ty CNHH thương mại đại đồng.
2. Tăng cường công tác quản lý
Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các thủ tục của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu lực của hệ thống.
Thường xuyên xem xét, kiểm tra là nguyên tắc thứ 5 của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000.
Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 mà Công ty muốn áp dụng sẽ đưa ra những thủ tục, tiêu chuẩn, qui định cho các bộ phận trong toàn Công ty cùng áp dụng. Nhưng để đảm bảo cho các văn bản ấy được thực hiện một cách đầy đủ, đúng như dự kiến thì không thể thiếu được công tác kiểm tra, giám sát.
Ngày nay, với cơ chế cởi mở và thông thoáng, chúng ta luôn hô hào tự giác, phát huy quyền làm chủ cảu người lao động. Tuy nhiên, có lẽ đây là yếu tố thuộc về bản chất con người, đặc biệt là người Việt Nam, vốn chịu ảnh hưởng nhiều của cơ chế quan liêu bao cấp. Đây chính là một yếu điểm chúng cấn khắc phục.
Phương pháp kiểm tra giám sát được thể hiện:
- Nội dung về ISO 9000 thường xuyên được đưa vào trong các cuộc họp giao ban của Công ty. Các qui định, trách nhiệm, quyền hạn trong ISO 9000 trở thành các tiêu chuẩn để bình bầu thi đua, xét khen thưởng.
- Các cuộc họp thường trực ISO 9000 được tổ chức thường nhật theo đúng lịch trình. Tại các cuộc họp này, mỗi bộ phận phải báo cáo về việc thực hiện ISO 9000, trình bày khó khăn hoặc đề xuất ý kiến, hành động khắc phục và phòng ngừa.
- Ban chỉ đạo ISO 9000 phải thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra, giám sát thực hiện các thủ tục, hướng dẫn công việc,... tại các bộ phận bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc thu thập các thông tin về thực hiện các thủ tục, từ đó rà soát các thủ tục đã được xây dựng với thực tế thực hiện nhằm liên tục hoàn thiện hệ thống các thủ tục.
Khi phát hiện hành động vô ý hay cố ý vi phạm các thủ tục đã xây dựng, cán bộ kiểm tra lập biên bản, so sánh mức độ vi phạm với các qui định về xử phạt để đề
xuất các cách thức xử lý gửi lên các bộ phận có thẩm quyền. Đối với vi phạm nhỏ, việc xử lý có thể là cảnh cáo, khiển trách, buộc cam kết sửa đổi. Các vi phạm khác, biện pháp xử lý thông thường là xử phạt hành chính.
Tác dụng của biện pháp này không chỉ ở việc duy trì, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 như đã nêu trên mà hơn thế nữa, nó có tác dụng hết sức tích cực đến chính hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 cũng chính là một nhiệm vụ quan trọng song song với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả để tồn tại và phát triển Công ty. Hai nhiệm vụ này cơ bản hỗ trợ, đan xen nhau. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 được xây dựng thành công đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài, đó là đảm bảo chất lượng sản phẩm trong hoạt động, tăng lợi nhuận, ổn định đời sống, tăng năng lực sản xuất, tăng uy tín, mở rộng thị trường. Như thế nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời, hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả là cơ sở, nền tảng cho áp dụng thành công, cung cấp mọi nguồn lực cho việc xây dựng, áp dụng.
Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc áp dụng và thực hiện đúng các thủ tục đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Để biện pháp này được thực hiện và thực sự phát huy tác dụng, Công ty cần tạo ra được một hành lang kỷ luật, qui định chặt chẽ. Quán triệt cụ thể trách nhiệm và quyền hạn của cả cán bộ kiểm tra cũng như của từng bộ phận áp dụng các thủ tục.
áp dụng các công cụ thống kê vào việc quản lý chất lượng và mở rộng áp dụng
ISO 9000 ở Công ty CNHH thương mại Đại Đồng
áp dụng các công cụ thống kê vào kiểm soát chất lượng sản phẩm trong các doanh nghiệp đã được Shewart khởi xướng và áp dụng tại Mỹ từ những năm 1920. Từ đó đến nay việc sử dụng các công cụ thống kê không ngừng được hoàn thiện, bổ sung và được đưa vào áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới. Ngày nay, trong QLCL việc sử dụng các công cụ thống kê là một yếu tố quan trọng trong việc
nâng cao hiệu quả của việc mở rộng và áp dụng ISO 9000 cho toàn doanh nghiệp. Đó là công cụ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng xác định được những vấn đề về chất lượng, tìm ra nguyên nhân chủ yếu và loại bỏ chúng. Nhờ vào các công cụ thống kê mà các dữ liệu được sắp xếp lại, tìm ra được dạng phân bố để tìm ra biện pháp cụ thể, do đó, giảm thiểu được các nhầm lẫn. Hiện nay, tại các doanh nghiệp áp dụng 7 công cụ thống kê cơ bản là:
- Sơ đồ lưu trình.
- Sơ đồ xương quá (biểu đồ nhân quả).
- Biểu đồ Pareto.
- Biểu đồ phân bố mật độ. - Biểu đồ kiểm soát. - Biểu đồ phân tán.
- Phiếu kiểm tra chất lượng
Các công cụ thống kê nên áp dụng theo trình tự như sau:
- Trước hết phải áp dụng phiếu kiểm tra chất lượng vì mục đích của phiếu kiểm tra là thu thập các dữ liệu để xét đoán và dựa vào sự việc để hành động. Phiếu kiểm tra phải để ngay tại nơi làm việc và việc nhập số liệu phải viết bằng tay. Điều này sẽ cho người vận hành, người giám sát, kỹ sư và bất kỹ một ai có chuyên môn đều biết được kết quả làm việc của máy móc. Ví dụ một số phiếu kiểm tra thường dùng trong sản xuất như phiếu kiểm tra số lượng sản phẩm hỏng, phiếu kiểm tra vị trí của khuyết tật, phiếu kiểm tra yếu tố gây ra khuyết tật...
- Tiếp đến có thể áp dụng biểu đồ Pareto: muốn cải tiến chất lượng một cách kinh tế thì phải tìm cách đạt được kết quả cải tiến tối đa với công sức ít nhất. Biểu đồ Pareto là một biểu đồ cột dùng các dữ liệu thu thập được trong phiếu kiểm tra hoặc lấy từ các nguồn khác để cung cấp cho ta nhiều thông tin hữu hiệu. Đây là
dạng biểu đồ dễ hiểu, mọi người có thể nhìn qua cũng tiếp thu được ngay nội dung, do đó nên đặt biểu đồ ở những nơi nghỉ giải lao để giúp nâng cao tinh thàn trách nhiệm của nhân viên và công nhân trong bất kỳ cải tiến nào.
- Biểu đồ nhân quả: mục đích của biểu đồ nhân quả là giúp giảm bớt sự sai hngr trong sản xuất, là chìa khoá phát hiện ra nhân tố nào ảnh hưởng chủ yếu đến độ phân tán các đặc tính, kết hợp với phiếu kiểm tra và biểu đồ Pareto để xác định mức quan trọng tương đối của các nhân tố đó ảnh hưởng lẫn nhau. Dựa vào mức độ ảnh hưởng do từng nhân tố gây ra ta có thể viết quy trình và đó chính là "bí quyết kỹ thuật" của công ty.
- Biểu đồ phân bố mật độ và biểu đồ kiểm soát: Biểu đồ phân bố mật độ dùng để đánh giá khả năng định tính và định lượng của các phương tiện, máy móc thiết bị, quá trình... Biểu đồ kiểm soát giúp loại bỏ các biến thiên bất thường nhờ phân tách các nguyên nhân xác định được ra khỏi các nguyên nhân ngẫu nhiên. Vì biểu đồ phân bố mật độ không cho thông tin có liên quan đến khoảng thời gian xảy ra nên phải kết hợp vơí biểu đồ kiểm soát đế có được nhiều thông tin chi tiết hơn.
- Biểu đồ phân tán: là công cụ đơn giản nhất trong số các công cụ nhưng lại rất có tác dụng trong việc xác định nguyên nhân trục trặc. Biểu đồ phân tán dùng để xác định mối quan hệ giữa 2 loại dữ liệu.
- Sơ đồ lưu trình: áp dụng sơ đồ lưu trình để xác định rõ từng khâu trong quá trình để từ đó biết được khâu nào yếu nhất hay sai hỏng nhất.
Tại Công ty CNHH thương mại Đại Đồng, 7 công cụ thống kê này vẫn chưa được áp dụng trong QLCL. Đây cũng chính là nguyên nhân làm cho sản phẩm hỏng và phế phẩm còn tồn tại, vẫn còn có những đơn hàng bị khách hàng trả lại hoặc khiếu nại về chất lượng bởi người công nhân chưa phát hiện ra được nguyên nhân của những biến động của quá trình sản xuất.
Tuy xí nghiệp giầy vải đã áp dụng được và được cấp chứng chỉ ISO 9000 nhưng các công cụ thống kê chưa được biết đến đầy đủ và thấu đáo, còn tại các xí nghiệp khác thì công cụ thống kê không được biết đến. Nhìn chung đa phần công nhân sản
xuất không biết cách đọc các biểu đồ kiểm soát, cách dùng các biểu đồ này để tự đánh giá, kiểm soát các thao tác hoạt động của mình.
Khi vấn đề tự kiểm tra còn bị đánh giá thấp thì chi phí cho các vấn đề tăng cường kiểm tra, tăng số lượng nhân viên kiểm tra chất lượng là còn cao. Trong thời gian qua, Công ty TNHH thương mại Đại Đồng đã áp dụng những biện pháp để kiểm tra chất lượng sản phẩm, tuy nhiên những biện pháp này vẫn mang tính cá nhân truyền thống nên mất nhiều thời gian, chi phí mà nhiều khi vẫn chưa xác định được nguyên nhân gây lỗi. Do đó, Công ty phải nhanh chóng triển khai, áp dụng các công cụ thống kê vào quá trình sản xuất.
Việc áp dụng các công cụ thống kê vào trong sản xuất sẽ giúp Công ty hình thành thói quen là “tất cả các quá trình đều được nói bằng các số liêu”. Thông qua các con số này mà người lao động hiểu biết được tình hình hoạt động của mình và chất lượng công việc yêu cầu. Đây chính là một thuận lợi cho Công ty trong việc áp dụng và mở rộng ISO 9000 trong toàn Công ty, bởi vì chủ trương của ISO 9000 là tất cả mọi hoạt động, mọi qui trình đều phải được viết ra. Khi đó mọi người trong Công ty sẽ quen với cách thức làm việc với ISO 9000
Trước tiên Công ty nên tập trung vào một số công cụ cơ bản như biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ kiểm soát. Đây là các biểu đồ giúp cho Công ty xác định được các nguyên nhân tác động lên quá trình, những nguyên nhân chính cần phải giải quyết ngay, quá trình sản xuất có đạt yêu cầu hay không?
Ví dụ đối với việc kiểm soát chất lượng, Công ty nên dùng biểu đồ nhân quả, xác định các yếu tố ảnh hưởng như sau
Để việc áp dụng đạt hiệu quả thì các biểu đồ phải được xây dựng thật chi tiết, cụ thể, tránh bỏ sót nguyên nhân dù là nguyên nhân nhỏ. Việc xây dựng đó đòi hỏi phải có sự tham gia của mọi người liên quan. Phải đến tận nơi phân tích và hãy lắng nghe ý kiến của công nhân trực tiếp sản xuất bởi chính họ sẽ là người chịu trách nhiệm về sản phẩm làm ra.
Để đưa công cụ thống kê vào trong doanh nghiệp cho vấn đề quản lý chất lượng, Công ty cần phải tiến hành đào tạo, đào tạo từ đội ngũ kỹ thuật cho đến công nhân sản xuất trực tiếp để họ có khả năng đọc và xây dựng các biểu đồ thống kê. Riêng đối với đội ngũ kỹ thuật còn phải am hiểu về nội dung phương pháp và các yêu cầu trong sử dụng các công cụ thống kê có liên quan đến tất cả mọi người nên Công ty cần phải trang bị kiến thức này cho mọi cán bộ công nhân viên.