III. thực trạng công tác quản lý chất lượng ỏ công ty CNHH thương mại đại đồng.
2.Những khó khăn tồn tại trong việc áp dụng HTQLCL ISO 9000 ở Công ty
CNHH thương mại Đại Đồng
Khi lãnh đạo công ty quyết định lựa chọn hệ thống ISO 9000 để áp dụng thì những người lãnh đạo cấp cao trong công ty phải tự nghiên cứu và viết các thủ tục theo yêu cầu của ISO 9000, sau đó mới mời chuyên gia về tư vấn, đào tạo trên cái mình đã làm, do đó, chi phí cho tư vấn, giảng dạy đã giảm đáng kể. Bên cạnh khoản chi phí này, công ty còn phải đầu tư cho máy móc thiết bị và dụng cụ quản lý để quá trình xây dựng và áp dụng được thuận lợi và nhanh chóng thành công hơn, các khoản chi phí cụ thể như sau:
1. Chi phí cho tư vấn, đào tạo, đánh giá và cấp chứng nhận 154.000.000 2. Chi phí cho tu sửa và xây dựng nhà xưởng 290.692.727 3. Chi phí cho đầu tư máy móc thiết bị 1.797.993.058 4. Chi phí cho đầu tư dụng cụ quản lý 131.489.845 Tổng cộng
Bảng: Chi phí cho quá trình xây dựng HTQLCL ISO 9000 ở Công ty CNHH thương mại Đại Đồng
- Là một doanh nghiệp tư nhân với số lượng cán bộ công nhân viên tương đối đông, vừa xây dựng vừa áp dụng thực hiện hệ thống QLCL ISO 9000 trong một khoảng thời gian ngắn cho nên trong quá trình triển khai sẽ có nhiều sai sót, khiếm khuyết, cần tiếp tục được khắc phục cho hoàn chỉnh.
- Hệ thống văn bản, thủ tục xây dựng đầy đủ song có nhiều khả năng mang tính hình thức, xây dựng ra như bắt buộc đối phó còn thực tế áp dụng chưa cao. Nghĩa là việc tuân thủ tuyệt đối theo các thủ tục đã xây dựng của hệ thống chất lượng có khả năng không đạt yêu cầu. Trong quá trình áp dụng, do sơ ý hay cố ý, nhiều trường hợp không tuân thủ đúng như yêu cầu của các thủ tục nên hiệu quả không cao, trách nhiệm không rõ ràng.
- Tính chi phí chất lượng có khả năng không sát với thực tế do công ty chưa có kinh nhiệm. Do đó, chưa thấy được những thiệt hại do vi phạm chất lượng gây nên một cách cụ thể. Mới chỉ bước đầu tính được tỉ lệ sản phẩm sai hỏng.
- Chưa tổ chức các lớp đào tạo về ISO 9000, sự cập nhật còn thấp, còn quá nhiều quan điểm nghi ngờ về hiệu quả của việc áp dụng. Vì công việc này mang lại hiệu quả trong dài hạn nếu chỉ nhìn nhận dưới góc độ hẹp, xem xét về trước mắt họ sẽ không thấy được hiệu quả to lớn của việc áp dụng hệ thống chất lượng này.
- Hệ thống các công cụ thống kê chưa được sử dụng rộng rãi trong quản lý chất lượng. Đây là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến tình trạng tỉ lệ sản phẩm hỏng cao.
- Công ty vẫn còn nhiều khó khăn về tài chính trong việc áp dụng HTQLCL ISO 9000 cũng như trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nhu cầu đòi hỏi về vốn, công nghệ thường xuyên được đặt ra.
- Việc đánh giá nội bộ không được làm thường xuyên đã tạo điều kiện cho các phòng ban lơ là với các yêu cầu đặt ra trong hệ thống quản lý chất lượng.
- Chưa quán triệt được tư tưởng quản lý chất lượng đồng bộ. Trong nhận thức của nhiều người vẫn còn mang tư tưởng cho rằng muốn có chất lượng cao thì phải tăng cường kiểm tra chất lượng và do đó, người ta coi trọng kiểm tra hơn. Thực chất cho thấy, công ty cũng đã đồng nhất quản lý chất lượng với kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo chất lượng thông qua kiểm tra, nhưng nếu chỉ nhấn mạnh kiểm tra chất lượng sản phẩm thì chưa đủ, đó chỉ là biện pháp khắc phục chứ không phải là phòng ngừa. Chất lượng sản phẩm mặc dù là mục tiêu cần đạt đến của công ty nhưng để đạt được điều này mà chỉ dừng ở lại ở quản lý chất lượng sản phẩm thì không hiệu quả mà nó phải được trải qua một quá trình gồm nhiều khâu, mỗi khâu đều tác động tới chất lượng sản phẩm. Vì vậy kiểm tra sản phẩm là kiểm tra những gì đã xảy ra rồi, nó không có tác dụng phòng ngừa và cải tiến chất lượng, do đó sẽ làm tăng thêm chi phí cho việc sửa chữa và khắc phục.
Tóm lại, từ việc xem xét thực tế các đặc điểm, các mặt hoạt động của Công ty TNHH thương mại Đại Đồng, cũng như nhìn nhận lại quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 của công ty tôi nhận thấy rằng:
- Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 tại công ty là thực sự cần thiết, là hướng đi đúng đắn mà lãnh đạo công ty cần lựa chọn và dốc sức cùng toàn bộ công nhân viên để xây dựng. Đồng thời với những thuận lợi hiện có và đội ngũ cán bộ lãnh đạo có trình độ chuyên môn cao, kỹ năng quản lý tốt và tận tình với công việc, công ty có đầy đủ khả năng để áp dụng thành công mô hình đảm bảo chất lượng ISO 9000.
- Đặc thù của công ty là sản xuất chính trong lĩnh vực xuất khẩu cho nên công ty xác định thế mạnh của mình là xuất khẩu, bên cạnh đó, công ty vẫn tìm biện pháp để chiếm lĩnh thị trường nội địa.
Phần III. Một số giải pháp nhằm áp dụng quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ỏ công ty
CNHH thương mại đại đồng 1. Nhóm giải pháp về đào tạo.
Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ công nhân viên là những công việc cơ bản, cái mà Công ty đã thực hiện ngay từ những bước đầu tiên khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000. Sau khi đã được cấp giấy chứng nhận rồi, công việc đào tạo bồi dưỡng kiến thức về ISO 9000 vẫn rất quan trọng. Nó không chỉ còn là tuyên truyền, đào tạo những kiến thức cơ bản, những hiểu biết chung về ISO 9000 nữa mà là đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao sự hiểu biết chung, khả năng áp dụng sáng tạo, cải tiến và dần dần hoàn thiện hệ thống đã được chứng nhận và mở rộng áp dụng cho toàn Công ty. Tiến sỹ Ishikawa - chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực quản trị chất lượng người Nhật - đã viết “ Quản lý chất lượng bắt đầu từ đào tạo và kết thúc cũng bằng đào tạo”.
Đào tạo chất lượng xuất phát từ chính sách chất lượng và thực hiện theo vòng khép kín sau: Chính sách CL Đào tạo Kiểm định tính hiệu lực Đánh giá kết quả Thực thi và theo dõi Chương trình và tư liệu Phân công trách nhiệm Xác định mục tiêu Xây dựng tổ chức đào tạo
Nêu nhu cầu
đào tạo về CL
Để triển khai, đẩy mạnh đào tạo đảm bảo thực hiện được những mục tiêu đã đề ra thì công ty phải tiến hành:
- Công ty phải chủ động xây dựng chiến lược đào tạo phát triển nguồn nhân lực. Chiến lược này phải căn cứ vào nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh, vào chính sách chất lượng theo đuổi và những đòi hỏi đảm bảo nâng cao chất lượng trong thực hiện nhiệm vụ chiến lược của Công ty.
- Đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng, lấy ý kiến của người lao động và những tư tưởng chỉ đạo của ban lãnh đạo trong xây dựng chính sách, mục tiêu, kế hoạch chất lượng.
- Dành nguồn tài chính cần thiết và sự quan tâm thực sự của ban lãnh đạo Công ty đến công tác đào tạo.
- Phòng kiểm tra chất lượng cần chủ động xây dựng qui trình đào tạo và trình giám đốc phê duyệt, ban hành làm căn cứ cho việc tổ chức thực hiện triển khai hoạt động đào tạo có hiệu quả.
- Đa dạng hoá các hình thức, phương pháp đào tạo cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Những hình thức đào tạo phải được triển khai phù hợp với từng đối tượng và nội dung yêu cầu đào tạo. Những hình thức chủ yếu là đào tạo tại chỗ, theo kiểu làm cặp, tổ chức các khoá đào tạo tại Công ty, cử người đi học tại các trường, các viện và tham gia hội thảo tập huấn về chất lượng.
Sau khi đào tạo cần phải có kiểm định qua kiểm tra và kết quả thực tế để xem có khác gì so với trước khi đào tạo không? Có thể đánh giá việc đào tạo qua phiếu đánh giá bằng cho điểm các chỉ tiêu, tổ chức, kỹ năng giảng, giá trị cơ bản với điểm 5 là tốt nhất, điểm 1 là kém nhất. Khi tổng hợp các phiếu đánh giá này lại ta sẽ có được kết quả về chất lượng của khoá đào tạo. Nếu chất lượng cao thì sẽ tiếp tục phát huy, nếu chất lượng thấp thì phải thay đổi cách tổ chức và giảng dậy.
Bảng 22: Đánh giá quá trình đào tạo
Chỉ tiêu Điểm số
1. Mục tiêu (rõ ràng/ không) 2. Yêu cầu (thách thức/không) 3. Truyền thụ (tác dụng/không) 4. Tài liệu (tốt/không) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5. Kiểm tra (tác dụng/không) 6. Mức độ thực hành (tốt/không) 7. Tổng quát về tổ chức (tốt/không) Góp ý
... Kỹ năng dạy
1. Thời gian trên lớp (hiệu quả/không) 2. Bài giảng (tác dụng/không)
3. Thảo luận (câu đối/không)
4. ý kiến phản hồi (tác dụng/không) 5. Phản ứng của các học viên (thường
xuyên/không)
6. Giúp đỡ của giáo viên (thường xuyên/không)
7. Tổng quát về kỹ thuật giảng (tốt/không)
Góp ý
... Giá trị cơ bản
1. Khoá học đã (tác dụng/không)
2. ý kiến của giảng viên (thích hợp/không)
3. Tổng quát về giá trị cơ bản (tốt/không) Góp ý ... 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
2. Tăng cường công tác quản lý
Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các thủ tục của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu lực của hệ thống.
Thường xuyên xem xét, kiểm tra là nguyên tắc thứ 5 của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000.
Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 mà Công ty muốn áp dụng sẽ đưa ra những thủ tục, tiêu chuẩn, qui định cho các bộ phận trong toàn Công ty cùng áp dụng. Nhưng để đảm bảo cho các văn bản ấy được thực hiện một cách đầy đủ, đúng như dự kiến thì không thể thiếu được công tác kiểm tra, giám sát.
Ngày nay, với cơ chế cởi mở và thông thoáng, chúng ta luôn hô hào tự giác, phát huy quyền làm chủ cảu người lao động. Tuy nhiên, có lẽ đây là yếu tố thuộc về bản chất con người, đặc biệt là người Việt Nam, vốn chịu ảnh hưởng nhiều của cơ chế quan liêu bao cấp. Đây chính là một yếu điểm chúng cấn khắc phục.
Phương pháp kiểm tra giám sát được thể hiện:
- Nội dung về ISO 9000 thường xuyên được đưa vào trong các cuộc họp giao ban của Công ty. Các qui định, trách nhiệm, quyền hạn trong ISO 9000 trở thành các tiêu chuẩn để bình bầu thi đua, xét khen thưởng.
- Các cuộc họp thường trực ISO 9000 được tổ chức thường nhật theo đúng lịch trình. Tại các cuộc họp này, mỗi bộ phận phải báo cáo về việc thực hiện ISO 9000, trình bày khó khăn hoặc đề xuất ý kiến, hành động khắc phục và phòng ngừa.
- Ban chỉ đạo ISO 9000 phải thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra, giám sát thực hiện các thủ tục, hướng dẫn công việc,... tại các bộ phận bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc thu thập các thông tin về thực hiện các thủ tục, từ đó rà soát các thủ tục đã được xây dựng với thực tế thực hiện nhằm liên tục hoàn thiện hệ thống các thủ tục.
Khi phát hiện hành động vô ý hay cố ý vi phạm các thủ tục đã xây dựng, cán bộ kiểm tra lập biên bản, so sánh mức độ vi phạm với các qui định về xử phạt để đề
xuất các cách thức xử lý gửi lên các bộ phận có thẩm quyền. Đối với vi phạm nhỏ, việc xử lý có thể là cảnh cáo, khiển trách, buộc cam kết sửa đổi. Các vi phạm khác, biện pháp xử lý thông thường là xử phạt hành chính.
Tác dụng của biện pháp này không chỉ ở việc duy trì, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 như đã nêu trên mà hơn thế nữa, nó có tác dụng hết sức tích cực đến chính hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 cũng chính là một nhiệm vụ quan trọng song song với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả để tồn tại và phát triển Công ty. Hai nhiệm vụ này cơ bản hỗ trợ, đan xen nhau. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 được xây dựng thành công đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài, đó là đảm bảo chất lượng sản phẩm trong hoạt động, tăng lợi nhuận, ổn định đời sống, tăng năng lực sản xuất, tăng uy tín, mở rộng thị trường. Như thế nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời, hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả là cơ sở, nền tảng cho áp dụng thành công, cung cấp mọi nguồn lực cho việc xây dựng, áp dụng.
Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc áp dụng và thực hiện đúng các thủ tục đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Để biện pháp này được thực hiện và thực sự phát huy tác dụng, Công ty cần tạo ra được một hành lang kỷ luật, qui định chặt chẽ. Quán triệt cụ thể trách nhiệm và quyền hạn của cả cán bộ kiểm tra cũng như của từng bộ phận áp dụng các thủ tục.
áp dụng các công cụ thống kê vào việc quản lý chất lượng và mở rộng áp dụng
ISO 9000 ở Công ty CNHH thương mại Đại Đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
áp dụng các công cụ thống kê vào kiểm soát chất lượng sản phẩm trong các doanh nghiệp đã được Shewart khởi xướng và áp dụng tại Mỹ từ những năm 1920. Từ đó đến nay việc sử dụng các công cụ thống kê không ngừng được hoàn thiện, bổ sung và được đưa vào áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới. Ngày nay, trong QLCL việc sử dụng các công cụ thống kê là một yếu tố quan trọng trong việc
nâng cao hiệu quả của việc mở rộng và áp dụng ISO 9000 cho toàn doanh nghiệp. Đó là công cụ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng xác định được những vấn đề về chất lượng, tìm ra nguyên nhân chủ yếu và loại bỏ chúng. Nhờ vào các công cụ thống kê mà các dữ liệu được sắp xếp lại, tìm ra được dạng phân bố để tìm ra biện pháp cụ thể, do đó, giảm thiểu được các nhầm lẫn. Hiện nay, tại các doanh nghiệp áp dụng 7 công cụ thống kê cơ bản là:
- Sơ đồ lưu trình.
- Sơ đồ xương quá (biểu đồ nhân quả).
- Biểu đồ Pareto.
- Biểu đồ phân bố mật độ. - Biểu đồ kiểm soát. - Biểu đồ phân tán.
- Phiếu kiểm tra chất lượng
Các công cụ thống kê nên áp dụng theo trình tự như sau:
- Trước hết phải áp dụng phiếu kiểm tra chất lượng vì mục đích của phiếu kiểm tra là thu thập các dữ liệu để xét đoán và dựa vào sự việc để hành động. Phiếu kiểm tra phải để ngay tại nơi làm việc và việc nhập số liệu phải viết bằng tay. Điều này sẽ cho người vận hành, người giám sát, kỹ sư và bất kỹ một ai có chuyên môn đều biết được kết quả làm việc của máy móc. Ví dụ một số phiếu kiểm tra thường dùng trong sản xuất như phiếu kiểm tra số lượng sản phẩm hỏng, phiếu kiểm tra vị trí của khuyết tật, phiếu kiểm tra yếu tố gây ra khuyết