III. thực trạng công tác quản lý chất lượng ỏ công ty CNHH thương mại đại đồng.
1.Hoạt động đảm bảo chất lượng
1.1. Hoạt động đảm bảo chất lượng trong công tác mua sắm:
Trong công tác mua hàng của các doanh nghiệp nước ngoài công ty thường kiểm hàng tại cảng nhập khẩu. Ta nhận thấy hoạt động của công ty không phải là đảm bảo chất lượng từ khâu mua sắm mà chỉ dừng ở kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho. Khi mua hàng của các công ty trong nước công ty thường kiểm tra hàng hoá từ kho bên bán rồi chuyển hàng thẳng đến kho của doanh nghiệp, tổ chức mua hàng của công ty. Trong quá trình mua sắm nếu kiểm tra phát hiện hàng hoá có chất lượng không đạt yêu cầu thì công ty sẽ loại hàng hoá đó trước khi xuất cho bên mua hàng.
Công ty cũng thường xuyên đánh giá năng lực và tiềm năng của các bên cung ưng xem họ có khả năng cung ứng đến đâu sản phẩm hàng hoá cho công ty đồng
thời công ty cũng đánh giá xem khả năng thanh toán của mình để thanh toán cho các nhà cung ứng.
1.2. Hoạt động đảm bảo chất lượng trong công tác tiêu thụ:
Trong việc tiêu thụ hàng hoá công ty thường kiểm tra hàng hoá trước khi xuất cho bên mua. Nếu bên mua là các doanh nghiệp nước ngoài thì công ty phải cử người áp tải bảo quản hàng hoá đến kho của bên mua hoặc cảng xuất khẩu. Nếu bên mua là các doanh nghiệp trong nước thì công ty sau khi kiểm tra hàng hoá sẽ giao hàng tại kho hàng của công ty.
Công ty thường xuyên quan hệ khá gần gũi với khách hàng và nắng nghe ý kiến phản hổi của họ. đồng thời công ty cũng đánh giá khả năng tài chính của họ để đảm bảo khả năng thanh toán cho công ty.
Trong công tác bán hàng của công ty hoạt động đảm bảo chất lượng của công ty chỉ dừng ở kiểm tra hàng hoá trước khi xuất kho như vậy không phải là phương pháp hay vì nó không đảm bảo chất lượng hàng hoá ngay từ đầy dẫn đến chi phí sai hỏng của công ty vẫn cao.
1.3. Vai trò của lãnh đạo:
Sự lãnh đạo của giám đốc đã tác động, nôi cuốn được mọi người trong công ty tham gia nhiệt tình vào các hoạt động sản xuất kinh doanh song hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty còn thấp.
Lãnh đạo của công ty đã đề ra chính sách, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. đảm bảo sự tập trung vào khách hàng. Thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và các ên có liên quan.
Dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc đã thống nhất được các mục tiêu của các đơn vị với mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Việc xây dựng mục tiêu chủ yếu dựa vào nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Ban giám đóc của công ty là những người trực tiếp đề ra các chính sách mục tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh cảu toàn doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo rằng mục tiêu luôn gắn liền với chính sách và mục tiêu phải có khả năng thực hiện được. Ban giám đốc công ty cũng là những người trực tiếp no chuyện chuẩn bị nguồn lực, huy động vốn để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Trong việc ra quyết định lãnh đạo công ty luôn đảm bảo rằng quyết định quyết định có thể thi hành được và đuực mọi người tuân thủ.
Lãnh đạo công ty cũng thường xuyên xem xét lại cơ cấu tổ chức của công ty để đảm bảo rằng công ty luôn hoạt độnh sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời cũng thường xuyên lắng nghe ý kiến phản hồi từ các nhân viên cấp dưới.
Do có sự lãnh đạo chặt chẽ của ban giám đốc nên từ khi thành lập công ty luôn hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và hoàn thành kế hoạch năm sau cao hơn năm trước
1.4. Quan hệ nội bội:
Là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động sản xuất kinh doanh dưới sự quản lý của bộ Thương Mại. Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên còn trẻ song cơ cấu lao động còn mỏng số lượng lao động còn ít. Trong công ty việc trao đổi thông tin nội bộ còn nhiều hạn chế đặc biệt là thông tin phản hồi, việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban, các bộ phận vẫn còn ít. Giámđốc P. Giám Đốc kinh doanh P. Giám Đốc nhân sự P. TC- KT P. Tổ chức tổng hợp P. kinh tế kế hoạch P. Bảo hộ lao động
Thông tin phản hồi Sơ đồ quản lý
Bảng 13: Quá trình đánh giá chất lượng nội bộ của công ty.
Yêu cầu đánh giá nội bộ
Lập lịch trình đánh giá, lập đoàn đánh giá Lập kế hoạch đánh giá
Thông báo cho bên được đánh giá Họp khai mạc Tiến hành đánh giá
Họp kết thúc Báo cáo đánh giá
Yêu cầu hành động khắc phục Lập kế hoạch hành động khắc phục Kiểm tra xác nhận Kết thúc hồ sơ
Hệ thống chất lượng của công ty vẫn phải được duy trì và cải tiến sau khi đã được cấp chứng nhận. Công ty thường xuyên tổ chức đánh giá nội bộ để làm cơ sở cho việc đánh giá, giám sát với thời gian 6 tháng/lần và lần đánh giá, giám sát đầu tiên vào ngày 24/4/2001. Mục tiêu đánh giá lần này là xem hệ thống quản lý chất lượng có còn được tôn trọng hay không.
1.5. Quan hệ vứi khách hàng:
doanh nghiệp luôn xác định phải tìm hiểu các yêu cầu của khách về sản phẩm và các yêu cầu về việc giao hàng, chuyển giao và sau chuyển giao. Doanh nghiệp có mọt chính sách khuyến mại về giá đối với khách hàngmua nhiều sản phẩm của doanh nghiệp.
STT Số lượng sản phẩm Mức ưu đãi
1 Dưới 500 sản phẩm 0% 2 Dưới 1000 sản phẩm 2% 3 Dưới 1500 sản phẩm 2,5% 4 Dưới 2000 sản phẩm 3% 5 Dưới 2500 sản phẩm 3,5% 6 Dưới 3000 sản phẩm 4% 7 Dưới 3500 sản phẩm 4,5% 8 Trên 3500 sản phẩm 5%
Ngoài ra công ty còn thực hiện chính sách bảo hành sản phẩm đối với sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra để tạo lòng tin với khách hàng.
STT Loại sản phẩm Thời gian bảo hành
1 Linh kiện phụ tùng ô tô 3 năm
2 Linh kiện phụ tùng xe máy 2 năm
3 Linh kiện phụ tùng máy nông nghiệp 1 năm
4 Máy phục vụ sản xuất nông nghiệp 4 năm
Từ khi thành lập doanh nghiệp đến nay sản phẩm của công ty bán ra trên thị trường là rất nhiều song lượng hàng phải bảo hành hoặc bị trả lại là rất ít.
STT Năm Số sản phẩm phải bảo hành Số sản phẩm bị trả lại
1 1997 20 sản phẩm 10 sản phẩm
2 1998 30 sản phẩm 14 sản phẩm
3 1999 35 sản phẩm 20 sản phẩm
4 2000 70 sản phẩm 40 sản phẩm
5 2001 100 sản phẩm 50 sản phẩm
Qua những con số thống kê ở trên ta thấy mặc dù sản phẩm mà doanh nghiệp phải bảo hành hoặc bị trả lại là rất ít so với lượng sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra song ta thấy thời gian những năm gần đây càng ngay càng nhiều sản phẩm của doanh nghiệp bị trả lại hoặc phải bảo hành cho thấy hệ thống quản lý chất lượng đã dần không còn phù hợp không đảm bảo được sự ổn định của sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra chính vì vậy doanh nghiệp đã phấn đấu trong năm 2003 sẽ áp dụng quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000 để giảm chi phí sai hỏng đồng thời tạo lòng tin với khách hàng nâng cao uy tin của doanh nghiệp.