II. kiến nghị một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động của Trung tâm
1.Xúc tiến việc nghiên cứu thị trờng và quảng cáo
1.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trờng của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam.
Nghiên cứu thị trờng là một khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào, nó cung cấp những thông tin đầy đủ chuẩn xác giúp nhà quản trị đa ra những quyết định đúng đắn. Đối với Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam,việc nghiên cứu thị trờng là để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm quốc gia và quốc tế đạt hiệu quả cao và phát triển mạnh mẽ vững vàng.
Đây là bớc đầu tiên của quá trình nghiên cứu thị trờng, có đánh giá những vấn đề ban đầu của nhu cầu thị trờng.
+ Đối với thị trờng trong nớc: Nghiên cứu nhu cầu, số lợng cơ cấu các loại hình doanh nghiệp có nhu cầu quảng cáo trng bày sản phẩm, giới thiệu công nghệ, hợp tác đầu t...Xem xét khả năng xu thế và giá cả dịch vụ hội chợ triển lãm trong nớc. Hiện nay tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh nhu cầu về hội chợ triển lãm có phần giảm, Trung tâm nên hớng hoạt động tổ chức của mình về các địa phơng, tỉnh, thành phố nơi có tiềm năng phát triển kinh tế nh: Lạng Sơn nơi diễn ra các hoạt động kinh tế rất sôi nổi giữa Trung Quốc và Việt Nam; Thành phố Nam Định, Quảng Ninh, Vinh, Hải phòng, Hải Dơng, tốc độ phát triển kinh tế khá ổn định, nhu cầu giao lu hợp tác sẽ cao. Khi tổ chức hội chợ triển lãm tại các địa phơng này sẽ thu hút đợc các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có điều kiện tham gia hội chợ triển lãm tại các thành phố lớn.
+ Đối với thị trờng nớc ngoài: Trung tâm cần tập trung nghiên cứu vào các thị trờng xuất nhập khẩu quan trọng đối với Việt Nam hiện nay nh Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Trung Quốc, Nga, Pháp, Thái Lan, Đức. Thông qua các nguồn tin từ các tổ chức quốc tế nh: Trung tâm thơng mại quốc tế (ITC), Thời báo tài chính, Bản tin Reuter về các loại mặt hàng...từ đó thống kê, phân tích đánh giá giúp cho Trung tâm có cái nhìn bao quát về dung lợng thị trờng, khách hàng...
* Nghiên cứu thăm dò thị trờng:
Sau khi có những nguồn dữ kiện, đánh giá ban đầu về thị trờng, Trung tâm cần tiến hành nghiên cứu thăm dò thị trờng. Nh việc lấy những ý tởng khả thi, tên gọi hội chợ, nội dung, mục đích tổ chức...Trung tâm có thể phát phiếu thăm dò các doanh nghiệp, lấy ý kiến khách hàng về những vấn đề nêu trên, từ đó đa ra đợc những nhận định ban đầu về nhu cầu thị trờng.
* Nghiên cứu phân định:
Mục tiêu của nghiên cứu là nhằm phân định một cách đầy đủ, rõ ràng về mọi khía cạnh nh: Thời gian và địa điểm tổ chức nh thế nào cho hợp lý, Thu thập các thông tin về thị trờng hàng hoá và các thông tin khác có liên quan nh: tốc độ phát triển kinh tế, sở thích thị hiếu tiêu dùng, lối sống, văn hoá...để xử lý và đây là nguồn cung cấp thông tin cho khách hàng sau này khi mời họ tham gia. Công tác này đòi hỏi Trung tâm phải nghiên cứu kỹ lỡng, có thể thành lập cho mình một bộ phận thông tin có tính chất thờng xuyên và chủ động, đồng thời dựa trên các mối quan hệ với các cục, vụ, viện nghiên cứu kinh tế kỹ thuật để đảm bảo cho việc thu thập và xử lý thông tin một cách chính xác.
* Nghiên cứu mô tả:
Nội dung của nghiên cứu mô tả có quan hệ mật thiết đến các nghiên cứu trớc vì cần phải lợng hoá các công việc cụ thể về cuộc hội chợ triển lãm sẽ đợc tổ chức nh quy mô tổ chức, số lợng các doanh nghiệp và lên danh sách các doanh nghiệp có khả năng tham dự để tiến hành mời khách cho phù hợp voứi tên gọi, nội dung và mục đích của cuộc hội chợ triển lãm dự định sẽ tổ chức.
* Nghiên cứu phân đoạn thị trờng:
Mục tiêu của quá trình này là xác định và định vị đợc nhóm khách hàng trên thị trờng dựa trên các tiêu thức phân đoạn thị trờng. Có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau nh: Theo tiêu thức địa lý phân đoạn thị trờng trong nớc và nớc ngoài; Theo tiêu thức thứ hạng u tiên phân chia ra thị trờng trọng điểm và không trọng điểm...Để từ đó có những chính sách thị trờng hợp lý. Ví dụ nh việc phân đoạn thị trờng theo tiêu thức thứ hạng u tiên, Trung tâm cần có chính sách đặc biệt trong việc đối xử với thị trờng trọng điểm. Đây là khu vực thị trờng mà tại đó Trung tâm có thể phát huy tối đa thế mạnh và khả năng của mình. Do vậy lợi nhuận đem lại từ phần thị trờng này là khoản không thể bị suy giảm. Đối với thị trờng trọng điểm Trung tâm cần phải giữ và xâm nhập sâu hơn, có chính sách u tiên về giá cả lẫn thời gian và chất lợng phục vụ. Trong thị trờng trọng điểm chia ra thành các loại khách hàng sau:
+ Khách hàng truyền thống: Có mối quan hệ kinh doanh sâu sắc, họ th- ờng xuyên tham gia những hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức, họ là đội ngũ nòng cốt tạo nên sự thành công của cuộc hội chợ triển lãm và cũng góp phần lôi kéo bạn hàng cùng tham gia. Cần có những chính sách u đãi làm họ vừa lòng nh giảm giá cho thuê gian hàng, u tiên sắp xếp gian hàng ở vị trí thuận lợi...
+ Khách hàng không truyền thống: Là những khách hàng đã tham gia một số cuộc hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức nhng không thờng xuyên. Họ dễ bị lôi kéo bởi đối thủ cạnh tranh vì vậy cần có những biện pháp gây uy tín ngày càng lớn đoói với họ từ những khâu làm thủ tục đăng ký đa đón khách, t vấn vận chuyển hàng hoá...chính sự nhiệt tình này có thể lôi kéo họ tham dự trong những lần hội chợ tiếp theo.
Đối với thị trờng không trọng điểm, là nơi Trung tâm khó phát huy đợc thế mạnh của mình ngay lúc này (Thị trờng các tỉnh miền Nam, thị trờng một số nớc Châu Âu, Châu mỹ...). Khu vực thị trờng không trọng điểm này cần đ- ợc quan tâm đúng mức theo khả năng của Trung tâm.
1.2. Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động quảng cáo.
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam cần tích cực tiến hành quảng bá cho vị thế của mình nhằm giới thiệu về tổ chức kinh doanh của Trung tâm, đề cao uy tín, chất lợng tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm nhằm thu hút ngày càng nhiều khách trong nớc và nớc ngoài tham gia. Trung tâm nên kết hợp một cách khoa học hợp lý giữa quảng cáo cứng và quảng cáo "mềm" tạo ra những biện pháp hữu hiệu.
- Các biện pháp đối với thị trờng trong nớc:
+ Tăng cờng quảng cáo về Trung tâm trên các phơng tiện thông tin đại chúng, xuất bản các ấn phẩm, Catalogue về Trung tâm và các hoạt động của mình.
+ Nâng cao chất lợng tổ chức hội chợ triển lãm.
+ Tổ chức tốt và khai thác có hiệu quả hơn các văn phòng đại diện và hệ thống cộng tác viên bằng chế độ cụ thể.
+ Củng cố và phát triển mối quan hệ với khách hàng truyền thống.
- Đối với thị trờng quốc tế:
+ Duy trì và phát huy mối quan hệ đối với khách quen.
+ Mở rộng các mối quan hệ với Tham tán, Đại sứ quán của ta ở nớc ngoài, từ đó Trung tâm sẽ có đợc những đầu mối truyền tải thông tin về Trung tâm, khuyếch trơng đợc mình tại thị trờng quốc tế, từ đó có thể tìm đợc các đối tác cùng phối hợp tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm của nớc ngoài tại Việt Nam và ta có thể phối hợp với bạn để tổ chức các cuộc triển lãm của Việt Nam tại nớc ngoài.
+ Quan hệ và tăng cờng sự hợp tác với Hiệp hội hội chợ triển lãm quốc tế và các nhà tổ chức lớn trên toàn thế giới.
+ Nâng cao chất lợng tổ chức, hiện đại hoá cơ sở hạ tầng tiến tới tiêu chuẩn hoá quốc tế về các điều kiện tổ chức của Trung tâm.
Ngoài ra, Trung tâm cần chú trọng hơn trong việc thông tin quảng cáo về hội chợ triển lãm cho khách tham quan, vì sự thành công của các cuộc hội chợ triển lãm phụ thuộc vào lợng lớn khách tham quan. Nếu lợng khách tham quan đông thì đó là thành công lớn của hội chợ. Ngợc lại, cho dù hội chợ đợc
tổ chức đẹp, hấp dẫn đến đâu mà lợng khách tham quan ít thì đó cũng là thất bại thảm hại không những đối với đơn vị tổ chức mà đặc biệt là đối với các doanh nghiệp tham dự. Chính vì vậy, để hội chợ triển lãm có thể gặt hái đợc nhiều thành công thì Trung tâm cần tổ chức một bộ phận riêng chịu trách nhiệm về thông tin quảng cáo cho hội chợ triển lãm. Trớc khi khai mạc, Trung tâm cần bố trí các băng dezon, bảng biển, nêu rõ chủ đề hội chợ, địa điểm, thời gian ở các trục đờng chính, đông ngời qua lại trớc thời gian khai mạc 10 ngày nh ở đờng Bà Triệu, đờng Giảng Võ, bờ Hồ, cầu chu Gia lâm...; đăng tin trên các báo Hà nội mới, thơng mại, kinh tế...trớc thời gian triển lãm khoảng 10-15 ngày; quảng cáo trên đài truyền hình Việt Nam khoảng 5-10 giây, trớc khi khai mạc khoảng 7-10 ngày. Làm tốt công tác này là Trung tâm đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lợng của hội chợ triển lãm, thu hút thêm các doanh nghiệp tham gia, quảng bá không nhỏ cho uy tín tổ chức của mình.