Bước 1 : chuẩn bị gạo tập kết tại điểm giao hàng đầy đủ
Đây là khâu đầu tiên do nhân viên giao nhận của doanh nghiệp chuẩn bị, thực hiện cẩn thận chu đáo khâu này sẽ giúp những khâu sau dễ dàng thuận lợi thực hiện hơn. Nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các tài liệu sau : hợp đồng xuất khẩu (và các hợp đồng cung ứng ủy thác hoặc phụ kiện hợp đồng nếu có), L/C (nếu thanh toán theo phương thức L/C) và tiến hành những công việc sau :
9 Trước khi xếp, đóng cây gạo tại kho, doanh nghiệp gởi giấy yêu cầu (theo mẫu có sẵn do các cơ quan cung cấp) đến các cơ quan có liên quan : giám định, kiểm dịch, khử trùng, cảng.
9 Theo dõi kết quả giám định, kiểm dịch gạo tại nhà máy chế biến gạo; giám sát thực hiện hợp đồng cung cấp bao bì, tốc độ đóng hàng, xếp dỡ xuống phương tiện vận chuyển nội thủy và đường bộ (PTVC), dự trù thời gian đến cảng.
9 Liên hệ đại lý tàu biển để biết ngày giờ tàu đến.
9 Liên hệ điều độ, cảng vụ để đưa tàu biển vào địa điểm thích hợp cho việc giao gạo.
9 Chuẩn bị hồ sơ để mở tờ khai hải quan : tờ khai hải quan, hợp đồng xuất khẩu, Invoice, packing list, giấy giới thiệu của doanh nghiệp. Ngoài ra báo cho hải quan biết ngày giờ tàu đến, thời gian giao gạo.
9 Đăng ký với điều độ cảng tài chuyến, nộp lệ phí cảng và kết hợp với điều độ cảng để xếp tài các PTVC.
Bước 3 : nhận sơ đồ hầm hàng (cargo plan/ stowage plan) và tiến hành giao hàng
9 Nhận sơ đồ hầm hàng từ đại lý tàu hoặc trực tiếp với tàu để lập kế hoạch giao.
9 Thông báo ngày giờ làm hàng đến các cơ quan liên quan.
9 Liên hệ công ty giám định để giám định hầm hàng của tàu : hầm hàng phải sạch, có mùi tự nhiên, thông thoáng khí, chắc chắn đảm bảo việc bốc dỡ và an toàn hàng hóa khi đi biển.
9 Liên hệ cảng cho công nhân tiến hành giao hàng.
Bước 4 : theo dõi thời gian, tiến độ giao hàng, thông báo cơ quan hữu quan giám sát
9 Theo dõi thời gian, tiến độ giao hàng, thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để giao hàng nhanh tránh bị phạt tàu, chú ý cân đối số lượng các hầm hàng, điều tiết tốc độ giao hàng từng cẩu …
9 Kiểm tra số lượng giao hàng và đổ bể của PTVC với nhân viên kiểm kiện của cảng (tally man hay docks office) và nhân viên kiểm kiện của tàu (ships tally man).
9 Cơ quan bảo vệ thực vật thực hiện kiểm dịch gạo.
9 Doanh nghiệp thu giữ hóa đơn, đối chiếu kiểm tra số lượng hàng, thời gian làm hàng, xác định hàng hóa thực tế được giao lên tàu với hai bên kiểm kiện để hai bên này lập Giấy kiểm giao nhận hàng với tàu (tally sheet). Cuối một ngày giao gạo, hai bên kiểm kiện sẽ cùng lập Daily report.
9 Sau khi hàng đã lên tàu xong, cảng (chief tallyman) và tàu (chief officer) sẽ lập biên bản tổng kết “final tally report” và lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu gởi cho chủ hàng. Đồng thời thuyền phó sẽ cấp cho chủ hàng “biên lai thuyền phó” (mate’s receipt) xác nhận hàng đã nhận xong.
9 Công ty phun thuốc khử trùng sẽ phun thuốc và niêm phong hầm hàng.
Mục đích của việc giám sát quá trình hàng lên tàu là người xuất khẩu có thể nắm chắc số lượng hàng thực giao và giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng.
Bước 5 : nhận vận tải đơn (Bill of Lading) và các chứng từ khác
9 Doanh nghiệp sẽ đổi biên lai thuyền phó lấy “Bill of Lading” (B/L) có xác nhận “clean on board”. B/L này được xem là bằng chứng việc giao nhận hàng hóa giữa chủ hàng và thuyền trưởng có giá trị pháp lý và dùng để lập hồ sơ thanh toán.
9 Nhận các chứng từ để chuẩn bị cho hồ sơ thanh toán : - Tờ khai hải quan có xác nhận thanh lý.
- Giấy chứng nhận khử trùng.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. - Giấy chứng nhận xuất xứ.
4.1.2.2 Giao gạo theo phương thức thuê tàu chợ dùng container 4.1.2.2.1 Sơ đồ Chuẩn bị gạo tập kết tại điểm giao Giao hàng cho bãi container, nhận B/L và các chứng từ khác Đóng container và làm các thủ tục liên quan Khai báo hải
quan và đăng ký container
Sơ đồ 4.2 : Giao gạo theo phương thức thuê tàu chợ dùng container 4.1.2.2.2 Tiến trình