3.2.3 Tiến trình
Bước 1 : những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán
9 Nếu thanh toán bằng L/C thì doanh nghiệp cần : nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng yêu cầu; kiểm tra L/C; sau khi kiểm tra L/C xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, nếu không thì thông báo cho khách hàng và ngân hàng mở L/C, để tu chỉnh cho đến khi phù hợp thì mới giao hàng.
9 Nếu thanh toán bằng T/T trả trước thì doanh nghiệp cần : nhắc nhở khách hàng chuyển tiền đủ và đúng hạn8.
9 Nếu thanh toán bằng D/P thì doanh nghiệp phải giao hàng rồi mới có thể thực hiện những khâu thanh toán.
Bước 2 : chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu
9 Chuẩn bị bao bì : nếu không tự sản xuất được thì doanh nghiệp phải đặt hàng ở một doanh nghiệp chuyên sản xuất bao bì gạo (chú ý : nhiều khách hàng yêu cầu nhãn mác bao bì rất kỹ).
9 Thu mua lúa gạo và gia công chế biến thành loại gạo đúng yêu cầu cam kết trong hợp đồng. Khi ký hợp đồng doanh nghiệp đã dự trữ 9 phần lớn lượng gạo sẽ bán, số ít còn lại sẽ được thu mua trong thời gian thực hiện hợp đồng.
9 Vận chuyển nội địa : thường được vận chuyển bằng đường thủy, nếu doanh nghiệp không có phương tiện vận chuyển thì có thể thuê mướn.
Bước 3 : kiểm tra hàng xuất khẩu
9 Đăng ký công ty giám định, cơ quan kiểm dịch và khử trùng.
9 Công ty giám định và cơ quan kiểm dịch kiểm tra, giám sát tại nhà máy chế biến cho đến khi gạo được đưa lên tàu xuất khẩu.
Bước 3a : thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm
9 Trường hợp bán theo giá CF : thuê tàu biển vận chuyển (thường là thông qua đại lý tàu biển).
9 Trường hợp bán theo giá CIF : ngoài thuê tàu còn phải đăng ký mua bảo hiểm.
9 Trường hợp vận tải bằng container : cần book container.
Bước 4 : làm thủ tục hải quan
9 Khai báo và nộp tờ khai hải quan.
9 Báo cho hải quan hàng hóa đã sẵn sàng giám sát kiểm hóa vào thời gian địa điểm cụ thể.
Bước 5 : giao hàng cho người vận tải (tàu biển)
9 Giao hàng lên tàu, kết hợp với chủ tàu, cảng vu,ï hải quan, công ty giám định, kiểm dịch, khử trùng để thực hiện các công việc có liên quan và nhận chứng thư.
9 Hướng dẫn kiểm hóa, nộp lệ phí hải quan và hoàn thành thủ tục hải quan.
Bước 6 : lập bộ chứng từ thanh toán
9 B/L (clean on board) từ thuyền trưởng hoặc đại lý tàu.
9 C/O từ phòng thương mại công nghiệp.
9 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật từ Cục bảo vệ thực vật.
9 Giấy chứng nhận khử trùng từ công ty khử trùng.
9 Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng gạo.
9 L/C, Invoice, Packing list.
9 Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán theo giá CIF).
9 Thanh lý tờ khai hải quan
Bước 6a : khiếu nại
Nếu có tranh chấp khiếu nại phát sinh sẽ căn cứ theo những chứng từ để giải quyết như : Hợp đồng thương mại, L/C, Invoice, Packing list, tờ khai HQ, C/O, chứng thư kiểm dịch, chứng thư kiểm định, chứng thư khử trùng … .
Bước 7 : thanh lý hợp đồng
Sau khi lập bộ chứng từ thanh toán, nếu khách hàng không có khiếu nại gì về hàng hóa nhận được, hai bên cần thống nhất với nhau về việc thanh lý hợp đồng : chứng tỏ các bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, mua bán đã thành công.
3.2.4 Các dịch vụ hỗ trợ
3.2.4.1 Cung ứng bao bì
Bao bì là một nội dung không thể thiếu trong hợp đồng xuất khẩu gạo hiện nay, thông thường gạo được chứa bằng bao PP (là bao được dệt bằng sợi Polypropylene có trọng lượng từ 70-120g/bao) có thể chứa được 50 kg10 gạo và thích hợp cho vận chuyển đường biển (may bằng máy hai đường chỉ cả hai đầu bao). Đối với doanh nghiệp có xí nghiệp trực thuộc (như Công ty Xuất nhập khẩu An Giang) sản xuất bao thì chỉ cần gửi yêu cầu là sẽ được đáp ứng. Đối với các doanh nghiệp còn lại thì cần gửi thư đặt hàng và nhãn hiệu nội dung cần in trên bao bì cho doanh nghiệp chuyên sản xuất bao bì. Thông thường với số lượng đơn đặt hàng sản xuất bao lớn hai doanh nghiệp ký với nhau một hợp đồng để đảm bảo quyền lợi hai bên.
Hiện nay tại An Giang chỉ có khoảng hai doanh nghiệp đang thực hiện cung ứng bao chứa gạo xuất khẩu. Ngoài ra các doanh nghiệp có thể đặt hàng tại các doanh nghiệp sản xuất bao bì ở TP. Hồ Chí Minh và Cần Thơ.
3.2.4.2 Phương tiện vận chuyển nội thủy
Để vận chuyển gạo từ kho đến tàu biển, ta có thể sử dụng hai phương tiện vận chuyển là ô tô vận tải và ghe tàu. Do vận chuyển bằng xe tải không thuận lợi khi qua nhiều sông ngòi và chi phí đắt hơn nên các doanh nghiệp xuất khẩu gạo An Giang thường sử dụng phương tiện thứ hai để vận chuyển gạo.
Ghe và sà lan có trọng tải từ 90 tấn - 400 tấn thường được sử dụng, nếu điểm đến là cảng Sài Gòn thì các sà lan trọng tải trên 100 tấn có nhiều ưu thế hơn do vận chuyển được nhiều, chi phí thấp.
Tại An Giang các chủ ghe thường hợp tác kinh doanh theo mô hình hợp tác xã, một số ít là doanh nghiệp tư nhân. Doanh nghiệp ký hợp đồng với các chủ ghe hoặc hợp tác xã vận tải (gọi tắt là chủ PTVC); chủ PTVC sẽ chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng gạo trong suốt đoạn đường vận chuyển từ kho hàng đến khi gạo được đưa lên tàu biển. Sau khi gạo đến nơi an toàn đủ số lượng và đúng chất lượng thì doanh nghiệp sẽ thanh toán đủ tiền công vận chuyển cho chủ PTVC.
3.2.4.3 Giám định
3.2.4.3.1 Dịch vụ :
Để đảm bảo mua bán đúng loại gạo đã ký kết trong hợp đồng, hai bên mua bán cần một trọng tài có uy tín, vững chuyên môn. Sau khi thực hiện những nghiệp vụ cần thiết, công ty giám định gạo sẽ xác nhận và đảm bảo chắc chắn loại gạo bằng các giấy chứng nhận giám định. Bằng những chứng từ này, công ty giám định phải đảm bảo với người mua gạo thực tế có chất lượng, số lượng đúng như đã ghi trong các chứng từ. Hiện nay công ty giám định có ba dịch vụ chính cung cấp trong xuất khẩu gạo là : 1. Giám định chất lượng.
Bao gồm việc giám định các chi tiết sau : tỷ lệ tấm trong gạo, độ ẩm của gạo, độ dài trung bình của hạt gạo, tạp chất trong gạo, số hạt thóc trong 1 kg gạo, tỷ lệ hạt hư, tỷ lệ hạt bạc bụng, tỷ lệ hạt đỏ và sọc đỏ, tỷ lệ hạt vàng, tỷ lệ nếp, tỷ lệ hạt chưa chín, cấp độ nhà máy chế biến, sâu bọ sống ….
2. Giám định số lượng bao gạo thực giao lên tàu.
3. Giám định trọng lượng gạo với các chi tiết như : trọng lượng gộp cả bì, trọng lượng tịnh, và trọng lượng bao bì.
3.2.4.3.2 Tổ chức :
Yêu cầu quan trọng nhất của khách hàng là chứng từ giám định phải thể hiện chính xác và trung thực hàng hóa thực tế, vì vậy uy tín được xem là yếu tố hàng đầu để khách hàng lựa chọn một công ty giám định. Hiện nay có rất nhiều công ty giám định đang hoạt động ở Việt Nam, trong đó có những tên tuổi lớn như SGS, Bureau Veritas, ITS, ICT ….
Những công ty giám định tuy không có chi nhánh tại An Giang nhưng có trạm tại huyện Thốt Nốt11, tỉnh Cần Thơ chỉ cách Long Xuyên 17 km nên cũng thuận tiện cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp.
3.2.4.3.3 Qui trình :
Sau đây là những bước cơ bản thực hiện dịch vụ giám định :
1. Nhận yêu cầu của chủ hàng về giám định mặt hàng gạo. Có thể yêu cầu giám định về chất lượng, số lượng bao gạo, trọng lượng gạo, bao chứa gạo ….
2. Công ty cử nhân viên lấy mẫu và thực hiện giám định tại nhà máy chế biến hoặc kho gạo. Nếu gạo chế biến không đạt chất lượng ghi trong hợp đồng ngoại thương, nhân viên giám định sẽ yêu cầu chủ hàng chế biến lại cho đến khi đạt. Về giám định trọng lượng, nhân viên giám định dùng phương pháp chọn ngẫu nhiên bao gạo đã được doanh nghiệp đóng xong để cân thử.
3. Trước khi gạo được giao lên tàu hoặc xếp vào container, nhân viên giám định sẽ giám định hầm hoặc container chứa gạo có đủ điều kiện để chứa gạo hay không. Nếu không sẽ yêu cầu chủ tàu hoặc container có biện pháp xử lý cho đến khi đạt yêu cầu thì cho phép doanh nghiệp giao gạo.
4. Khi gạo được giao cho tàu biển cũng tiến hành lấy mẫu và thực hiện giám định. Đây là khâu quan trọng nhất vì sau khi hoàn tất giao nhận gạo lên tàu thì phải cấp chứng thư cho doanh nghiệp.
5. Căn cứ vào B/L, giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận khử trùng để cấp “giấy chứng nhận về chất lượng, số lượng bao gạo, trọng lượng gạo, bao chứa gạo” cho gạo trên tàu.
6. Các bước còn lại thuộc về nghiệp vụ tại cảng đến nên không trình bày trong báo cáo này.
3.2.4.4 Kiểm dịch thực vật
3.2.4.4.1 Dịch vụ :
Khác với trước đây, hiện nay kiểm dịch thực vật không còn là một qui trình bắt buộc phải thực hiện khi xuất khẩu gạo. Khi ký hợp đồng ngoại thương, hai bên mua và bán có thể qui định có hay không có kiểm dịch. Thông thường luật lệ của nước nhập khẩu qui định phải có công tác này. Vì gạo là lương thực sẽ được sử dụng cho con người (trong một vài trường hợp có làm thức ăn gia súc), nên rất cần có một tổ chức có chức năng, thẩm quyền xác nhận tính an toàn cho sức khoẻ, không gây ngộ độc, truyền dịch bệnh cho con người, vật nuôi … vào nước nhập khẩu.
Kiểm dịch thực vật có thể được tiến hành tại nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc cả hai. Tuy nhiên chi phí kiểm dịch tại Việt Nam thường thấp hơn ở các nước nhập khẩu nên tổ chức kiểm dịch ở Việt Nam thường được người mua và bán chọn thực hiện công tác này.
3.2.4.4.2 Tổ chức :
Theo qui định hiện hành ở Việt Nam chỉ có duy nhất Cục bảo vệ thực vật trực thuộc Bộ Nông nghiệp – phát triển nông thôn được phép cấp chứng thư kiểm dịch. Về tổ chức hành chính, bộ phận kiểm dịch sẽ trực thuộc những chi cục bảo vệ thực vật tại những tỉnh có cảng xuất khẩu, như tại An Giang thì phòng kiểm dịch trực thuộc chi cục bảo vệ thực vật An Giang. Tuy nhiên bộ phận kiểm dịch tại An Giang chỉ hoạt động như một văn phòng đại diện, tuy thực hiện được tất cả các khâu kiểm dịch nhưng khi cấp chứng nhận thì chi cục bảo vệ thực vật Cần Thơ cấp.
Khi doanh nghiệp xuất khẩu gạo qua cảng tại TP.HCM. thì Văn phòng 2 Cục Bảo vệ thực vật sẽ cấp chứng thư.
3.2.4.4.3 Qui trình :
Hiện nay Cục Bảo vệ thực vật có hai dịch vụ chính cung cấp trong xuất khẩu gạo là:
1. Kiểm dịch thực vật.
2. Kiểm dịch thực vật và giám sát phun khử trùng.
Đối với dịch vụ 1, Cục Bảo vệ thực vật không thu phí; còn đối với dịch vụ 2, Cục Bảo vệ thực vật thu phí giám sát khử trùng. Sau đây là những bước cơ bản thực hiện dịch vụ 2 :
1. Nhận yêu cầu của chủ hàng về kiểm dịch thực vật (kiểm dịch) và giám sát khử trùng (giám sát) mặt hàng gạo.
2. Cử nhân viên lấy mẫu và thực hiện kiểm dịch tại kho gạo. Khi gạo được giao cho tàu biển cũng tiến hành lấy mẫu và thực hiện kiểm dịch.
3. Giám sát việc khử trùng của công ty khử trùng, lập biên bản khử trùng.
4. Căn cứ vào kết quả B/L, kiểm dịch và biên bản khử trùng để cấp “giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật” cho gạo trên tàu.
3.2.4.5 Khử trùng
3.2.4.5.1 Tổ chức
Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ này như : Công ty Khử trùng Việt Nam, Công ty cổ phần Khử trùng Giám định Việt Nam, chi cục kiểm dịch thực vật vùng II …. Tại An Giang chưa có công ty khử trùng nào đặt chi nhánh, khi
3.2.4.5.2 Các bước tiến hành khử trùng
Công tác khử trùng được tiến hành những bước sau :
Bước 1 : doanh nghiệp gởi yêu cầu khử trùng và thông báo thời gian đóng hầm hoặc container gạo.
Bước 2 : Sau khi hầm hoặc container được đóng lại (hoàn tất xếp gạo), công ty khử trùng sẽ tiến hành phun thuốc diệt trùng và dán kín không cho không khí lọt vào hầm hàng hoặc container đến sau 48 giờ thì mở ra.
Bước 3 : Cơ quan giám sát (thường là cục bảo vệ thực vật) sẽ lập biên bản khử trùng để sau đó cấp chứng thư kiểm dịch thực vật. Công ty khử trùng cấp giấy chứng nhận khử trùng cho chủ hàng.
3.2.4.6 Vận tải hàng hải
3.2.4.6.1 Dịch vụ
Vận tải là một khâu không thể thiếu trong bất cứ hợp đồng xuất khẩu gạo nào của chúng ta. Ngày nay cùng với việc phát triển thương mại quốc tế, vận tải quốc tế cũng có những bước phát triển vượt bật, sự phát triển này lại đến lượt nó lại thúc đẩy mua bán giữa các nước gia tăng. Đối với mặt hàng gạo thì vận chuyển bằng đường biển là phương thức có nhiều ưu thế hơn cả, vì vậy tàu hàng hải là một phương tiện không thể thiếu trong xuất khẩu gạo tại An Giang.
3.2.4.6.2 Tổ chức
Hầu hết những hãng tàu có uy tín trên thế giới đều đang có hoạt động tại Việt Nam. Ngoài ra với mục tiêu phát triển đội tàu biển quốc nội có đủ sức cạnh tranh với tàu nước ngoài, chính phủ Việt Nam có nhiều chính sách khuyến khích hỗ trợ đội tàu Việt Nam gia tăng về chất lẫn lượng trong thời gian gần đây. Những công ty tàu biển tiêu biểu của Việt Nam là : SOVOSCO, VOSCO, VIETRANCIMEX, VIETFRACHT, VICONSHIP, SAIGONSHIP, SEAPROSHIP.
Trong giao dịch với khách hàng và trong làm thủ tục với các cơ quan hữu quan (nhất là cơ quan quản lý nhà nước), hãng tàu thông qua một tổ chức khác để thực hiện gọi là đại lý tàu biển. Đây cũng là tổ chức đại diện pháp lý cho hãng tàu trong mọi giao dịch được hãng tàu ủy thác. Đại lý tàu biển được hãng tàu trả phí hoa hồng cho các dịch vụ cung cấp cho hãng tàu. Tại An Giang chưa có đại lý tàu nào đặt chi nhánh, muốn thuê tàu doanh nghiệp phải liên lạc với các đại lý ở Cần Thơ12 hoặc TP.HCM.
3.2.4.6.3 Qui trình thực hiện
Với sự phát triển trong vận tải hàng hải, ngày nay khách hàng có nhiều dịch vụ chọn lựa hơn. Khách hàng có thể thuê tàu chuyến hoặc tàu chợ hoặc tàu định hạn. Riêng trong vận tải gạo, doanh nghiệp thường thuê tàu chuyến và thuê tàu chợ vận chuyển bằng container. Trong đó việc thuê tàu chuyến luôn được đánh giá có tính linh hoạt cao nên qui trình phức tạp hơn; qui trình thuê tàu chuyến có những khâu cơ bản sau:
9 Bước 1 : chủ hàng đề nghị hãng tàu hoặc đại lý tàu (gọi tắt là tàu) cho thuê tàu với những chi tiết như :
o tên hàng chuyên chở, số lượng; o cảng đi, cảng đến;
o thời hạn giao hàng, thời gian vận chuyển; o tải trọng và tuổi của tàu;
9 Bước 2 : hai bên thương lượng chi tiết mọi vấn đề có liên quan. Nếu thống nhất sẽ ký hợp đồng vận chuyển.
9 Bước 3 : tàu gửi “thông báo tàu sẵn sàng xếp hàng” (Notice of Readiness) với khách hàng thông báo về ngày giờ tàu cập cảng đi, ngày giờ tàu khởi hành từ cảng đi ….
9 Bước 4 : kiểm đếm hàng lên tàu (thuyền viên hoăïc một công ty sẽ nhận làm công tác này) cùng ký Tally sheet, Final tally report với nhân viên kiểm đếm của cảng.
9 Bước 5 : căn cứ vào Final tally report, thuyền phó (người chịu trách nhiệm hàng hóa trên tàu) sẽ ký Mate’s receipt, khi tàu chạy chủ hàng sẽ đổi Mate’s receipt để nhận B/L.
Các Bước còn lại thuộc về bên nhận hàng, không thuộc phạm vi đề tài nên không