b. Trong vấn đề hệ thống thụng tin trong tổ chức:
3.2.2. Nhúm giải phỏp trong quỏ trỡnh tổ chức, chỉ đạo triển khai chất lượng.
Để khắc phục những nguyờn nhõn cũn hạn chế trờn, nhúm giải phỏp này cần những giải phỏp sau:
3.2.2.1. Tiến hành cỏc khúa đào tạo về chất lượng cho toàn thể cỏn bộ
cụng nhõn viờn trong cụng ty
Một nội dung quan trọng của chớnh sỏch chất lượng của cụng ty là đưa mọi người cựng tham gia vào quỏ trỡnh quản lý chất lượng của cụng ty vỡ vậy vấn đề đào tạo chất lượng của cụng ty phải được đặt lờn hàng đầu.
Mục tiờu về đào tạo của cụng ty cần đạt được khi tiến hành đào tạo cho thành viờn cho cụng ty là: truyền đạt một cỏch rừ ràng cho mọi người về nhu cầu của khỏch hàng, chỉ ra cụ thể những điểm cần cải tiến , những lĩnh vực cần quan tõm và những điểm đổi mới của cụng ty và hơn hết là những quyết định mới cần triển khai thực hiện trong tương lai gần.
CMCsoft là cụng ty hoạt động trong lĩnh vực phần mềm là chủ yếu, khỏch hàng của cụng ty rất đa dạng và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khỏc nhau do vậy khi tổ chức đào tạo cho cỏn bộ cụng nhõn viờn,CMCsoft cần tổ chức đào tạo theo từng ngành nghề, từng lĩnh vực bảo đảm cho cỏn bộ cụng nhõn viờn cú thể ỏp dụng một cỏch hiệu quả chương trỡnh đào tạo của mỡnh vào quỏ trỡnh làm việc.
Ở mọi cấp quản lý vấn đề đào tạo luụn phải đặt ra một cỏch thường xuyờn và khụng thể xem nhẹ, cụ thể như sau:
Cỏc nhà quản lý cấp cao của cụng ty là đối tượng quyết định chớnh sỏch và chiến lược chất lượng và cỏc kế hoạch chất lượng dài hạn của cụng ty. Do vậy hơn ai hết, cỏc nhà quản lý cấp cao phải được đào tạo một cỏch toàn diện và cụ thể nhất về cỏc : nội dung, ý nghĩa của hệ thống chất lượng nhằm đưa ra những phương hướng,chớnh sỏch chất lượng cho phự hợp với từng giai đoạn phỏt triển của cụng ty.
Hiểu biết cỏc nội dung,ý nghĩa của quy trỡnh quản lý chất lượng để thường xuyờn giỏm sỏt kiểm tra bảo đảm cho hệ thống quản lý chất lượng của cụng ty đi đỳng định hướng.
Cỏc nhà quản lý cấp trung ( cỏc giỏm đốc trung tõm, cỏc trưởng phũng ) Cỏc giỏm đốc trung tõm, cỏc trưởng phũng là những người chịu trỏch nhiệm chớnh trong việc duy trỡ cỏc hoạt động trong phũng ban mỡnh
Đặc biệt giỏm đốc của trung tõm quy trỡnh chất lượng đúng một vai trũ đặc biệt quan trọng trong hệ thống chất lượng. Giỏm đốc chất lượng phải cú trỏch nhiệm :thiết kế, vận hành và kiểm tra hệ thống chất lượng cho toàn cụng ty.
Người phụ trỏch vấn đề quản lý chất lượng của cụng ty cần được đào tạo về cỏch giỳp đỡ cỏc thành viờn khỏc về cỏc nghiệp vụ tỏc nghiệp trong hệ thống quản lý chất lượng và phối hợp với cỏc nhiệm vụ cỏc phũng ban khỏc cho phự hợp.
Cỏc nhà quản lý cấp trung gian khỏc của cụng ty cần phải được đào tạo về cỏc vấn đề sau:
- Cỏc khỏi niệm cơ bản về chất lượng và quản lý chất lượng, sự cần thiết của hoạt động chất lượng trong cụng ty, cỏc chớnh sỏch chương trỡnh, hệ thống chất lượng mà cụng ty đang ỏp dụng
- Hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008, cỏc khỏi niệm cỏc quy trỡnh cần thiết cần được kiểm soỏt trong cụng ty
- Đào tạo về cỏc phương phỏp thống kờ định lượng để kiểm soỏt một cỏch cú hiệu quả nhất hiệu quả của cỏc thành viờn trong phũng, trong trung tõm.
- …. .
Cỏc nhà quản lý cấp thấp ( cỏc quản lý dự ỏn )
- Cần đào tạo cho những nhà quản lý này về những hoạt động quản lý chất lượng mang tớnh chất vi mụ cụ thể
- Hướng dẫn và đào tạo cụ thể về cỏc quy trỡnh quản lý chất lượng theo bộ tiờu chuẩn ISO 9001:2008 trong doanh nghiệp, bảo đảm cho cỏc quản lý dự ỏn nắm rừ cỏc quy trỡnh và hiểu ý nghĩa của chỳng khi ỏp dụng chỳng vào dự ỏn mà mỡnh đang quản lý . Giỳp khắc phục những điểm khụng phự hợp và đẩy nhanh tiến độ cũng như chất lượng dự ỏn
- Đào tạo cho cỏc nhà quản lý cấp thấp về cỏc kỹ năng cơ bản của nhà quản lý, cỏc kỹ năng về làm việc nhúm và cỏc kỹ năng với con người
Tất cả cỏc nhõn viờn khỏc
Nếu quy trỡnh đào tạo cho tất cả cỏc nhà quản lý được thực hiện tốt cỏc nhà quản lý đều nắm rừ quy trỡnh cỏc chương trỡnh, hoạt động chất lượng đào tạo và cú phương hướng chất lượng đỳng đắn nhưng những nhõn viờn là những người trực tiếp tham gia vào cỏc chương trỡnh dự ỏn đấy khụng nắm rừ thỡ chương trỡnh cũng khụng bảo đảm thực hiện được. Vỡ vậy vấn đề đào tạo cho nhõn viờn ở cỏc bộ phận về chương trỡnh, phương hướng,hoạt động quản lý chất lượng là rất quan trọng.
Đối với cỏc nhõn viờn cụng ty thỡ chỳng ta cần đào tạo cho họ những mặt sau: - Huấn luyện và đào tạo tỉ mỉ về cỏc quy trỡnh quản lý chất lượng liờn quan trực tiếp và giỏn tiếp đến cụng việc của nhõn viờn.
- Chương trỡnh đào tạo của những nhõn viờn này cần được phõn loại cho phự hợp với lĩnh vực mà họ tham gia, bảo đảm phải cú mối liờn hệ với cụng việc họ làm.
3.2.2.2. Về mặt khỏch hàng
Việc cỏc dự ỏn bị chậm thời hạn và khụng đạt cỏc yờu cầu của khỏch hàng cú một nguyờn nhõn cực kỳ quan trọng là khụng contacts thường xuyờn với khỏch hàng do thiếu nguồn nhõn lực. Do cỏc dự ỏn đến giai đoạn cuối thường là rất gấp về thời gian do đú khụng đủ thời gian để liờn hệ xem xột yờu cầu của khỏch hàng do đú dễ dẫn đến thụng tin giữa khỏch hàng và cụng ty là khụng hoàn hảo, vỡ vậy để cho cụng ty và quản lý dự ỏn cú thể chủ động hơn trong quỏ trỡnh triển khai dự ỏn thỡ cụng ty nờn hỡnh thành một bộ phận chuyờn trỏch về vấn đề với khỏch hàng.
Nhiệm vụ của bộ phận này là contacts thường xuyờn với khỏch hàng, ghi nhận và theo dừi những thay đổi trong nguồn lực và trong yờu cầu của khỏch hàng nhằm thụng bỏo kịp thời với những nhõn viờn triển khai dự ỏn bảo đảm dự ỏn thỏa món một cỏch tốt nhất nhu cầu của người tiờu dựng.
Bộ phận này sẽ đúng vai trũ trung gian, là cầu nối giữa khỏch hàng và dự ỏn. Việc này nếu hỡnh thành luụn cỏc bộ phận chuyờn trỏch thỡ sẽ tốn kộm chi phớ trong qỳa trỡnh quản lý nhưng với việc kết hợp đào tạo cho cỏn bộ dự ỏn cú kinh nghiệm toàn diện cả khỏch hàng và dự ỏn thỡ sẽ tiết kiệm được nguồn lực và nõng cao hiệu quả quản lý hơn.
3.2.2.3. Cú những chớnh sỏch về thu hỳt và quản lý nguồn nhõn lực
đỳng đắn nhằm ổn định nguồn nhõn lực.
Việc số lượng và nguồn nhõn lực khụng ổn định làm việc xõy dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng rất tốn kộm về thời gian và nguồn lực.
Với việc biến động nhõn sự liờn tục của CMCsoft, trung tõm CQ và cỏc bộ phận khỏc tốn kộm hơn về chi phớ thời gian cho đào tạo lại nhõn sự mới đối với hoạt động và quy trỡnh của cụng ty. Thờm nữa nhõn sự biến động liờn tục sẽ tạo ra những
lỗ hổng trong cỏc quỏ trỡnh quản lý, cỏc quy trỡnh trong hệ thống khụng bảo đảm được diễn ra thường xuyờn cú thể gõy ra giỏn đoạn, dễ gõy ra chậm tiến độ cỏc dự ỏn, hệ thống chất lượng khụng bền vững.
Vỡ vậy để khắc phục tỡnh trạng này, cụng ty nờn đưa ra những chớnh sỏch đói ngộ tốt hơn với người lao động, cú thể là đói ngộ tốt hơn về lương thưởng và cỏc khoản phụ cấp cho người lao động.
Tạo và duy trỡ mụi trường làm việc năng động nhằm nõng cao động lực làm việc cho người lao động như: phỏt động những chương trỡnh thi đua trong chớnh cỏc thành viờn của cựng một phũng ban, cựng một dự ỏn cựng một trung tõm hoặc cỏc dự ỏn, cỏc trung tõm, phũng ban với nhau hoặc tạo cho người lao động cú khả năng chủ động hơn trong cụng việc …
Nõng cấp và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng mỏy múc cho nhõn viờn cụng ty, bảo đảm cho người lao động cú đủ điều kiện cần thiết để làm việc .
Cú những chớnh sỏch đói ngộ, những chớnh sỏch tớch cực hơn nữa về cơ hội phỏt triển nghề nghiệp cho nhõn viờn, như thăng tiến trong nghề nghiệp hoặc những điều kiện tốt cho việc nghiờn cứu phỏt triển.
Tổ chức cho nhõn viờn xuất sắc hoặc tiờn tiến những cơ hội để cú thể đi học, tu nghiệp nõng cao năng lực nghiệp vụ tạo cho nhõn viờn cú thể gần gũi và gắn bú với cụng ty hơn
Tất cả những điểm nờu trờn nằm mục đớch tạp ra sự gắn bú hơn giữa cụng ty với nhõn viờn, bảo đảm giữ chõn nhõn viờn trong cụng ty, trỏnh gõy biến động trong nguồn nhõn sự, bảo đảm thực hiện tốt nhất cỏc quỏ trỡnh về cung cấp nguồn nhõn lực và quỏ trỡnh quản lý nguồn nhõn lực theo tiờu chuẩn ISO 9001: 2008 của cụng ty.
3.2.2.4. Xõy dựng hệ thống ISO online nhằm giảm thiểu thụng tin
khụng hoàn hảo giữa cỏc bờn.
ISO online nghĩa là cụng ty cú thể xõy dựng hệ thống ISO trực tuyến trờn một mạng để cỏc bờn liờn quan cú thể cập nhật và thụng bỏo những thay đổi trong quỏ trỡnh thực hiện. Cụng ty cú thể xõy dựng nờn một sharepoint chung của dự ỏn và khi cú bất cứ thay đổi nào thỡ cỏc bờn liờn quan cú thể đưa lờn sharepoint này, và yờu cầu cỏc bờn liờn quan trong dự ỏn phải thường xuyờn theo dừi kiểm tra và hoàn thiện hệ thống sharepoint này, bảo đảm cho thụng tin được thực hiện thụng suốt, đỏp ứng tốt nhất yờu cầu của khỏch hàng.
Ưu điểm của giải phỏp này là:hiện nay mạng Internet đó được phổ cập rộng rói và dần trở thành một phần khụng thể thiếu của cỏc cụng ty, doanh nghiệp trờn thị trường, do đú với việc xõy dựng hệ thống ISO online cho phộp người dựng truy cập ở bất cứ mọi nơi và vào bất kỳ thời gian nào.
Thờm vào đú với việc ỏp dụng hệ thống ISO online như trờn doanh nghiệp sẽ tạo ra một mụi trường làm việc hiện đại và năng động hơn cho người lao động trong việc trao đổi thụng tin.
Hệ thống hỗ trợ một cỏch tốt nhất cho việc đỏp ứng nhanh cỏc yờu cầu cập nhật và truy cập trụng tin, bảo đảm tớnh nhất quỏn của thụng tin và kiểm soỏt luồng trung gian hiệu quả ( thụng tin đến trực tiếp từ khỏch hàng – cỏc thành viờn triển khai dự ỏn mà khụng thụng qua bất kỳ một trung gian nào khỏc ). Quản lý trờn sharepoint sẽ trỏnh được việc trựng lặp trong việc xử lý thụng tin, giảm thời gian và chi phớ cho việc xử lý và lưu trữ thụng tin bằng giấy tờ, giảm chi phớ tỡm kiếm và in ấn, giảm chi phớ của bộ mỏy quản lý, nõng cao hoạt động sản xuất kinh doanh.
ISO online tạo ra mụi trường cho phộp doanh nghiệp trao đổi thụng tin nội bộ một cỏch dễ dàng và nhanh chúng, thụng tin thụng suốt mọi lỳc mọi nơi,giỳp cho dự ỏn cú thể rỳt ngắn thời gian hoàn thành, tăng năng suất lao động, quản lý tài liệu một cỏch tập trung và thống nhất. Đặc biệt hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý một cỏch tập trung, cụng khai điều này cho phộo doanh nghiệp ban hành và phờ duyệt tài liệu một cỏch cụng khai dõn chủ trờn mạng, những bổ sung đúng gúp và sửa đổi cú thể cập nhật một cỏch thường xuyờn mà khụng hề tốn kộm chi phớ như cỏch truyền thống.
Đối với cỏc bờn liờn quan, ISO online cú những ớch lợi rất lớn cụ thể:
- Đối với cỏc quản lý hệ thống, việc xõy dựng hệ thống ISO online giỳp cho những người quản lý hệ thống cú thể quản lý được hồ sơ và tài liệu một cỏch đơn giản dễ dàng, nhanh chúng bằng cỏch nhập lờn tài liệu lờn hệ thống thỡ ngay lập tức những người cú liờn quan cú thể truy cập một cỏch dễ dàng thụng qua một dường link chung được quy định, như vậy sẽ giỳp cụng việc của những người quản lý đơn giản hơn,nhanh hơn.
- Đối với nhõn viờn: thụng qua hệ thống chung, nhõn viờn cú thể tỡm thấy bất cứ tài liệu nào mà mỡnh cần tạo bất cứ thời điểm nào, cú thể đọc được một hướng dẫn hay tỡm thấy một quy trỡnh sử dụng bất kỳ nào phục vụ cho cụng việc của mỡnh mà khụng lo tài liệu ấy bị sử dụng nhầm hoặc lỗi thời. Vỡ việc quản lý hồ sơ tài liệu thống nhất thụng qua một mỏy chủ và cỏc hồ sơ tài liệu sẽ được phõn loại và lưu theo từng lĩnh vực từng cụng việc cụ thể như hệ thống ISO 9001:2008. Cộng thờm việc tạo hồ sơ và phờ duyệt và tạo hồ sơ cho phộp hệ thống phõn quyền truy cập và tỡm kiếm hồ sơ một cỏch dễ dàng.
- Đối với người quản lý : thụng qua hệ thống ISO trực tuyến cú thể theo dừi và kiểm soỏt được toàn bộ hồ sơ tài liệu, cụng việc và trạng thỏi của mỗi cụng việc
đó giao xuống cho cấp dưới, cập nhật được một cỏch thường xuyờn tỡnh trạng cỏc chương trỡnh dự ỏn đưa ra. Hơn nữa thụng qua hệ thống này, nhà quản lý cú thể xem lại hàng loạt cỏc bỏo cỏo về cụng việc nhõn sự, khỏch hàng một cỏch tổng quỏt nhất tạo ra cơ sở tiền đề cho nhà quản lý đưa ra những phương hướng những định hướng mới phỏt triển ngắn hạn và dài hạn cho tổ chức, bảo đảm đưa tổ chức đi đỳng theo xu hướng chung và phự hợp trỡnh độ phỏt triển của nền kinh tế.