b. Trong vấn đề hệ thống thụng tin trong tổ chức:
3.1.3. Tiến hành xõy dựng, hoàn thiện và dần đưa vào hệ thống đỏnh giỏ chất lượng mới: hệ thống hingliht hệ thống xõy dựng và bật đốn cho cỏc
giỏ chất lượng mới: hệ thống hingliht- hệ thống xõy dựng và bật đốn cho cỏc dự ỏn.
Hệ thống này được xõy dựng để đỏnh giỏ chất lượng cỏc dự ỏn ở từng giai đoạn nhằm thụng bỏo về tỡnh trạng của cỏc dự ỏn nhằm đưa ra cỏc cảnh bỏo hoặc cỏc yờu cầu một cỏch thường xuyờn với cỏc quản lý dự ỏn về tỡnh trạng dự ỏn của mỡnh.
Trờn cơ sở hệ thống quản lý chất lượng cũ, hệ thống hinglight được xõy dựng bao gồm thụng tin cần thiết cho tất cả dự ỏn, nhà quản lý, ban lónh đạo hay những
cỏn bộ quản lý cấp trung gian như: cỏc vấn đề cần giải quyết ngay,tỡnh hỡnh cỏc dự ỏn so với kế hoạch đề ra, cỏc thụng tin cần thiết nhất về dự ỏn…
Cỏc thụng tin về tỡnh trạng cỏc dự ỏn cũng như cỏc yờu cầu nhắc nhở về dự ỏn được cỏc cỏn bộ chất lượng của trung tõm đưa lờn một sharepoint chung.
Nền tảng của hệ thống này là việc đỏnh giỏ cỏc dự ỏn thụng qua hệ thống cỏc cõu hỏi với những thang điểm khỏc nhau đối với cỏc mảng hoạt động khỏc nhau. Cỏc nhà quản lý chất lượng của trung tõm sẽ tiến hành đỏnh giỏ tỡnh hỡnh hoạt động của dự ỏn trờn 3 phương diện chớnh là :
• Mức độ thỏa món khỏch hàng • Quản lý dự ỏn
• Kĩ thuật của dự ỏn
Với mỗi một mảng trờn trung tõm sẽ cú những tiờu chớ đỏnh giỏ riờng,và hệ thống cho điểm đỏnh giỏ với mỗi mảng đấy .
Kết quả đỏnh giỏ cả 3 mảng sẽ cho chỳng ta tổng điểm của dựa ỏn, dựa trờn một mức quy định chung, cỏc mốc điểm cỏc thành viờn đội chất lượng sẽ tiến hành bật đốn cho dự ỏn đang chạy như sau:
Đốn xanh : cỏc thụng số kỹ thuật của dự ỏn đỏp ứng được nhu cầu, khả năng quản lý dự ỏn tốt, và đỏp ứng tốt được nhu cầu của khỏch hàng => dự ỏn này hoạt động tốt,tiếp tục hoạt động và phỏt huy
Đốn vàng : một số cỏc yờu cầu của dự ỏn đang cú vấn đề, và cỏc vấn đề này nhỏ cú thể sửa chữa và khắc phục được . Nhà quản lý dự ỏn phải cú biện phỏp khắc phục những vấn đề này ngay để cú khả năng bật thành đốn xanh cho dự ỏn tiếp tục hoạt động, nếu dự ỏn khụng sửa chữa những vấn đề mà cỏc cỏn bộ chất lượng đưa ra thỡ sẽ được thụng qua ban lónh đạo bật đốn đỏ cho dự ỏn.
Đốn đỏ : dự ỏn cú nhiều vấn đề lớn khụng thể giải quyết được, sẽ khụng tiếp tục được hoạt động, cú thể dự ỏn sẽ bị ngưng lại để sửa chữa và quyết định lại dự ỏn.
Cỏc nhà quản lý dự ỏn và cỏn bộ quản lý, ban lónh đạo sẽ theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện trờn một hệ thống chung. Khi cú một vấn đề cần nhắc nhở đến cỏc dự ỏn thỡ cỏc cỏn bộ chất lượng sẽ thụng bỏo dựa trờn cơ sở hệ thống trờn.
Với việc đỏnh giỏ cỏc dự ỏn dựa vào việc bật đốn cho cỏc dự ỏn, hoạt động chất lượng sẽ giỳp cho cỏc dự ỏn nhanh chúng nhận ra vấn đề chớnh của dự ỏn mà mỡnh đang triển khai nhằm cú những biện phỏp sửa chữa và khắc phục kịp thời , giảm thiểu đi chi phớ sửa chữa và khắc phục hoạt động quản lý chất lượng sẽ nhanh chúng và khụng tốn kộm chi phớ cho việc bảo lưu hồ sơ bằng giấy .