(Tại các đơn vị trực thuộc
b. Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thưc kế toán Chứng từ ghi sổ với sự trợ giúp của mạng máy tính kết nối giữa phòng kế toán Công ty với phòng kế toán các đơn vị trực thuộc. Nhờ có mạng máy tính, hệ thống sổ sách kế toán rất gọn nhẹ, rõ ràng, thuận tiện cho công tác lập báo cáo, tổng hợp số liệu cũng như công tác kiểm ta kế toán.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ sử dụng các loại sổ kế toán sau - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái tài khoản
Thứ tự ghi sổ của hình thức Chứng từ ghi sổ được thể hiện trong sơ đồ sau: (2a) (1) (4) (2b) (3b) (3a) (6) (5a) (5b) (6) (6) (6) (7) (7) Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ quỹ Chghi sứng tổừ Sổchi ti kế toán ết
Sổ cái Sổđănhng ký chận ghi sổứng
Bảng đối chiếu số
phát sinh
Bảng cân đối kế toán v à
các báo cáo kế toán khác
Bảng chi tiết số
Diễn giải:
(1) Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành phân loại, lập chứng từ ghi sổ.
(2) Các chứng từ liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm các chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán lập chứng từ ghi sổ về thu, chi tiền mặt.
(3a) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán ghi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
(3b)Máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu trên sổ cái các tài khoản liên quan. (4) Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào các sổ kế toán chi tiết (5a) Cuối tháng, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, lập bảng chi tiết số phát sinh. (5b) Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở sổ cái các tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh.
(6) Kiểm tra, đối chiếu số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh với bảng chi tiết số phát sinh; số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; số liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ.
(7) Căn cứ số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh và bảng chi tiết số phát sinh lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
c. Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính và Tổng công ty quy định đối với đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc. Việc khai báo mã và sử dụng tài khoản các cấp do đặc thù của ngành điều do Tổng công ty quy định. Do đặc thù hoạtđộng kinh doanh nên một số tài khoản về hạch toán dịch vụ viễn thông Công ty không dùng đến. Mặt khác, do công tác tin học hoá nên các tài khoản được mở chi tiết theo bộ mã.
d. Tổ chức hệ thống chứng từ
Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cơ sở ghi sổ kế toán, Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo quyết định
1141/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 và Thông tư 100/1998/TT - BTC ngày 15/7/1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các quy định do Tổng Công ty ban hành.
Danh mục hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty gồm: A. Chứng từ tiền tệ:
1. Phiếu thu (Mẫu 01/TT) 2. Phiếu chi (Mẫu 02/TT)
3. Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03/TT) 4. Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu 04/TT) 5. Giấy nộp tiền (Sử dụng tại các bưu cục) 6. Biên bản kiểm kê quỹ (Mẫu 07a/ TT) 7. Phiếu xin tiếp quỹ (N9)
8. Phiếu nhận tiền và thẻ tiết kiệm trắng (TK4) B. Chứng từ bán hàng:
1. Hoá đơn GTGT dịch vụ bưu chính (BC01)
2. Hoá đơn GTGT dịch vụ bưu chính viễn thông (BĐ01) 3. Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu 03/GTKT) C. Chứng từ TSCĐ:
1. Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01/TSCĐ) 2. Thẻ TSCĐ (Mẫu 02/TSCĐ)
3. Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 03/TSCĐ)
4. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu 04/TSCĐ) 5. Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu 05/TSCĐ)
D. Chứng từ lao động tiền lương: 1. Bảng chấm công (Mẫu 01/LĐTL)
3. Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Mẫu 03/LĐTL) 4. Bảng thanh toán BHXH (Mẫu 04//LĐTL) 5. Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 05/LĐTL)
6. Phiếu xác nhận sản phảm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu06/LĐTL) 7. Phiếu báo làm thêm giờ (Mẫu 07/LĐTL)
8. Hợp đồng giao khoán (Mẫu 08/LĐTL)
9. Biên bản điều tra tai nạn lao động (Mẫu 09/LĐTL)
e. Tin học hoá công tác kế toán
Công ty đã áp dụng tin học hoá vào công tác kế toán. Tại các phòng kế toán đều sử dụng "Chương trình kế toán Bưu điện" chạy trên phần mềm Microsoft Windows NT Server và Microsoft SQL Server, chương trình kế toán được viết bằng phần mềm Microsoft Visual Foxpro.
Mạng máy tính sử dụng mạng diện rộng (WAN: Wide Area Networ), gồm nhiều mạng nội bộ (LAN: Local Area Network) theo mô hình dưới đây. Quản lý theo mô hình Client/ Server trong đó, dữ liệu được quản lý tập trung tại Server nhằm đảm bảo tính bảo mật.
Mô hình phân cấp mạng máy tính
* Tại các đơn vị trực thuộc (Trung tâm Bưu chính khu vực 1,2,3 xí nghiệp sửa chữa ôtô Bưu điện):
Nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán về công nợ, doanh thu... tiến hành nhập dữ liệu vào các máy tính (PC) và truyền dữ liệu lên các máy chủ (Server) tại Trung tâm, tại Công ty qua đường truyền số liệu viễn thông (truyền trực tiếp chuyển mạch kênh X25) kèm mã đơn vị để phân tích và phân biệt giữa các đơn vị.
Cuối tháng, thực hiện truyền số liệu tổng hợp và các biểu báo cáo về sản lượng, doanh thu, chi phí, công nợ... lên máy chủ tại Công ty và gửi kèm theo các biểu chứng từ. Số liệu trong các biểu báo cáo phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, hợp lệ, số liệu phù hợp với số liệu đã truyền trên máy. Thời điểm truyền dữ liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, yêu cầu cung cấp thông tin tài chính kế toán.
PC Tổng Công tyServer PC Server Công ty VPS Server Các đơn vị trực thuộc PC PC PC PC
* Tại Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế:
Tập hợp dữ liệu của các đơn vị gửi lên, dữ liệu phát sinh tại văn phòng Công ty để lập báo cáo.
Thực hiện truyền báo cáo lên Tổng công ty kèm theo: Mã Công ty, Mã báo cáo, số tiền.