VI. CƠ CẤU TỔ CHỨC:
3. Sơ đồ tổ chức cụ thể tại phòng kho vận:
3.3. Đội trưởng đội kho:
- Kiểm tra các khâu nhập xuất hàng hóa tại kho.
- Chỉ đạo nhân viên dưới quyền cách thức, nguyên tắc nhập xuất hàng hóa.
- Xem xét và đề xuất các phương tiện,máy móc thiết bị hổ trợ trong công tác kho. - Nhận và lưu trữ các lệnh xuất nhập hàng hóa.
- Lưu trữ các hóa đơn chứng từ liên quan. - Phân công công việc cho cấp dưới.
3.4. Đội trưởng đội Garage:
- Kiểm tra các phương tiện vận chuyển và máy móc thiét bị hư hỏng. - Đề xuất các giải pháp bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị…
- Lưu trữ các chứng từ liên quan.
- Xem xét kiểm tra các đề xuất yêu cầu hợp lý trong công tác bảo dưỡng.
3.5. Các thủ kho ( vật tư, hàng hóa) :
- Trực tiếp kiểm tra công tác nhập kho theo yêu cầu cấp trên. - Thống kê kiểm tồn để báo cáo.
- Phân công nhân viên dưới quyền sắp xếp hàng hóa tại kho. - Kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng hóa nhập xuất kho. - Hướng dẫn công việc hợp lý cho nhan viên dưới quyền.
- Đề xuất các công cụ dụng cụ cần thiết.
3.6. Tổ trưởng các tổ xe( đầu kéo, xe tải) :
- Nắm bắt các thông tin về điều hành trong công các vận chuyển. - Kiểm tra thường xuyên các phương tiện vận chuyển.
- Sắp xếp thời gian công tác hợp lý cho toàn tổ. - Phân công công tác hợp lý công bằng.
- Hướng dẫn cấp dưới các nghiệp vụ cần thiết cho công tác.
- Kiểm tra quá trình vận chuyển giao nhận hạng hóa của từng thành viên.
3.7. Nhân viên:
- Thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Tham gia các chương trình huấn luyện đào tạo tại công ty. - Chấp hành nghiêm túc các quy định của công ty.
- Tham gia đóng ý kiến hợp lý cho công viêc của công ty.
- Đề xuất các giải pháp, hay yêu cầu thích hợp để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP
ANH HUY
1. Thực trạng:
1.1 Thống kê tài chính từ năm 2008 – 2010: (đơn vị tỷ đồng)
Năm 2008 2009 2010
Doanh thu 470,14 620,10 775,49
Tổng chi phí 376,75 477,96 634,54
Lợi nhuận TT 93,75 142,14 140,95
Biểu đồ 4.1: Biểu đồ biểu diễn tình hình tài chính tại công ty
Nhận xét:
Qua báo cáo doanh thu từ năm 2008 đến 2010 ta thấy rằng hoạt động kinh doanh của công ty luôn có hiệu quả nên doanh thu luôn tăng qua từng năm điều đó khẳng định rằng công ty có hướng đi và chiến lược kinh đúng đắn trong nền kinh tế đang hội nhập như
nước ta hiện nay, ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Mặc dù doanh thu tăng nhưng bên cạnh đó chi phí cũng có mức tăng không kém điều đó đánh giá rằng việc tiết kiệm chi phí, cũng như công tác quản trị tồn kho chưa thật sự hiệu quả nên làm giảm đi lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thấy rõ hơn về số lượng tồn kho cũng như công tác quản lý tồn kho thông qua tình hình nhập xuất tồn dưới đây.
2.2 Tình hình nhập_xuất_tồn tại công ty các năm 2008-2010(đơn vị: bộ).
Năm Chỉ tiêu 2008 2009 2010 Tổng nhập 70.000 80.000 90.000 Tổng xuất 57.340 68.110 78.250 Tổng tồn kho 12.660 11.890 11.750
Biểu đồ 4.2: Biểu đồ biểu diễn tình hình nhập- xuất- tồn kho năm 2008 - 2010
Nhận xét:
- Bảng báo cáo tình hình nhập kho cho ta thấy rằng tình hình nhập- xuất- tồn kho luôn tăng qua từng năm.
- Số lượng nhập tăng đều 10.000 bộ/ năm hay 14,3% thể hiện sự phát triển cũng như quy mô công ty.
- Thống kê số liệu xuất kho cũng tăng ở mức độ khá nhiều, số lượng hàng xuất kho từ năm 2008 – 2009 tăng 10.770 tương đương 18,8% bộ và tiếp tục tăng vào năm 2010 với 10.140 bộ tương đương 14,9 % được xuất ra.
- Còn ở số liệu tồn kho chúng ta cũng thấy được mức độ giảm tăng dần năm 2009 giảm được 770 bộ(6,08%) đến năm 2010 chỉ giảm được 140 bộ( 1,2%). Mặc dù số liệu tồn kho qua từng năm thể hiện sự giảm dần nhưng chưa ở mức tối đa đều đó làm cho mức chi phí vẫn là 1 con số khá lớn.
- Từ số liệu tồn kho và tổng chi phí của công ty chúng ta thấy rằng mức chi phí của công ty tăng mạnh từ năm 2008- 2010 là do ảnh hưởng của hoạt động tồn kho tại công ty làm giảm đi lợi nhuận của công ty.
2. Tác động của hoạt động quản trị tồn kho:
- Hoạt động tồn kho luôn ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc kinh doanh của các doanh nghiệp dù cho doanh nghiệp đó kinh doanh thương mại hay doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản trị luôn có vai trò quan trọng và tác động chi phối hoạt động của doanh nghiệp. Nó có thể mang lại lợi nhuận hay làm tăng chi phí lên rất nhiều nếu không có cách quản lý tốt. Bên cạnh tồn kho ít hay nhiều điều có ưu nhược điểm tùy thuộc vào mặt hàng hay sản phẩm mà công ty đang kinh doanh. Bởi thế để có cách quản trị tồn kho hiệu quả thì đó là một thử thách đối với các doanh nghiệp. Và tại công ty Anh Huy thì việc tồn kho là con số khá lớn làm hạn chế sự phát triển của công ty, giảm lợi nhuận, tăng chi phí.
2.3. Ưu điểm:
- Có hàng để giao ngay trong những trường hợp cấp thiết. - Được giảm giá do chiết khấu thương mại vì số lượng lớn. - Giảm được một số chi phí:
+ Chi phí đặt hàng. + Chi phí cạn dự trữ.
- Với sản phẩm là hàng nhập khẩu nên việc tồn trữ là cần thiết. Bởi những lý do: khoảng cách và thời gian nhập hàng.
- Có hàng dự trữ trong trường hợp tăng giá sản phẩm đầu vào, làm tăng lợi nhuận nhờ công tác dự trữ.
2.2. Nhược điểm:
- Tăng các khoản chi phí: + Chi phí tồn trữ + Chi phí bảo hiểm. + Chi phí bảo vệ. + Chi phí kho bãi… - Nguồn vốn dự trữ hàng cao.
- Công tác kiểm kê hàng hóa khó khăn. - Giảm đi lợi nhuận của công ty.
- Tăng rủi ro tài chính cho công ty.
3. Vận dụng xây dựng quy trình quản trị tồn kho: 3.1. Nắm bắt nhu cầu:
- Là tập hợp các số liệu về chất lượng và giá trị như: số lượng bán ra, tồn kho đơn đặt hàng chưa đáp ứng…
- Quan sát nắm bắt xu hướng thị trường, các kế hoạch khai thác sản phẩm mới, thông tin phản hồi, dự báo trước nhu cầu tương lai…
3.2. Hoạch định cung ứng:
- Kiểm soát hoạt động sản xuất, nhập xuất hàng hóa, năng lực tài chính, khả năng cung ứng và các yếu tố đầu vào…
- Nếu tất cả đều phát triển theo xu hướng thuận lợi và môi trường kinh doanh ít biến động thì dự trữ tồn kho ở mức tối thiểu. Và ngược lại thì việc dự trữ tồn kho phải được tính toán kỹ theo mức dự trữ cao.
3.3. Dự báo lượng đặt hàng:
- Dựa vào yếu tố nhu cầu và hoạch định cung ứng chúng ta có thể tính toán được lượng dự trữ tối thiểu và tối đa theo 2 mô hình:
- Mô hình EOQ: chúng ta tính được số lượng đặt hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng khi cần.
- Mô hình POQ: phù hợp cho doanh nghiệp thương mại và có nhu cầu nhận hàng từ từ, vừa nhận vừa sử dụng.
3.4. Xác định điểm đặt lại hàng:
- Để xác định được điểm đặt lại hàng sẽ phụ thuộc vào yếu tố:
+ Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận được hàng: nếu thời gian dài thì doanh nghiệp phải tính trước để có mức dự trữ dự phòng các trường hợp rủi ro.
+ Nhu cầu sản phẩm và nguyên vật liệu: nhu cầu tiêu thụ luôn thay đổi tùy thời điểm vì vậy doanh nghiệp cần phải nhạy bén để có lượng hàng đúng và kịp thời.
II. NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN VỀ THỰC TRẠNG: 1. Nhận xét:
- Thông qua các bảng thống kê về tình hình tài chính cũng như tình hình xuất nhập và tồn kho tại công ty hàng năm chúng ta có một cái nhìn bao quát rằng hoạt động kinh doanh của công ty rất ổn định và luôn đạt được hiệu quả.
- Thống kê tài chính thì phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận hàng năm của công ty hàng năm đều tăng.
- Thực trạng này nói lên một điều rằng trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty đã đạt được rất nhiều thành công điều đó được thể hiện rõ nét qua doanh thu của công ty.
- Mặc dù doanh thu hàng năm của công ty luôn tăng nhưng lại chưa mang đến hiệu quả thật sự bởi vì chi phí và số lượng hàng tồn kho không phải là một con số nhỏ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
- Trong hoạt động kinh doanh của công ty thì hàng tồn kho đóng vai trò khá lớn và ảnh hưởng mạnh đến công ty. Và làm hạn chế đi sự phát triển của công ty.
2. Kết luận:
- Thực trạng về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng phần nào phản ánh được về công tác quản lý tại công ty.
- Chúng ta thấy được qua kết quả kinh doanh hiệu quả và tăng trưởng qua từng năm.
- Số lượng hàng tồn kho hàng năm tại công ty là một con số tương đối lớn nên đã làm tồn tại 2 mặt tích cực và tiêu cực song hành:
+ Khi số lượng hàng tồn kho ở một mức độ lớn thì có thể giảm được nhiều rủi ro tài chính, những nhu cầu phát sinh ngoài ý muốn, có hàng dự trữ đáp ứng ngay lập tức, tăng giá nhập hàng do nhu cầu thị trường…
+ Nhưng bên cạnh đó chúng ta không quên kể đến những mặt tiêu cực làm ảnh hưởng không ít đến sự phát triển của doanh nghiệp. Như việc làm tăng các khoản chi phí: dự trữ, bảo vệ, bảo hiểm, tăng làm tăng rủi ro tài chính nếu như đó là vốn vay ngân hàng, chiếm diện tích dự trữ, ngoài ra còn có nguy cơ giá sản phẩm giảm theo nhu cầu thị trường…
- Trong công tác quản trị tồn kho tại bất cứ doanh nghiệp nào thì số lượng hàng tồn kho luôn tồn tại nó chỉ phụ thuộc vào mặt hàng mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh, khả năng tài chính, kinh nghiệm quản trị tồn kho và những kiến thức liên quan đến tồn kho mà họ đang sử dụng.
- Vì vậy để công tác tồn kho hiệu quả các doanh nghiệp cần có đầy đủ kiến thức để cũng như áp dụng mô hình tồn kho hợp lý.
- Nhìn vào thực trạng tình hình tồn kho của công ty chúng ta có thể đánh giá được hoạt đông thực tế và đưa ra giải pháp và mô hình tồn kho hợp lý hơn.
CHƯƠNG V: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP ANH HUY
I. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY:
- Với nền kinh tế phát triển hiện nay thì công ty cần cố nhiều hơn nữa những nổ lực không ngừng và phải có những định hướng đúng đắn để luôn trở thành một doanh nghiệp hàng đầu.
- Với tinh thần chia sẽ và gắn bó, tạo dựng thương hiệu mạnh và phát triển bền vững, chia sẽ những khó khăn cũng như lợi ích với đối tác, khách hàng và cộng đồng xã hội, cùng gắn bó trên con đường phát triển thịnh vượng. Công ty hướng tới tầm nhìn trở thành công ty đa ngành nghề.
- Phát triển đầu tư khởi đầu công ty thương mại đến nay Anh Huy đã trở thành công ty đa ngành nghề đa lĩnh vực với hai mũi nhọn là thương mại và dịch vụ.
1. Chỉ tiêu đặt ra:
- Tăng doanh thu trong quý tiếp theo. - Giảm số lượng hàng tồn kho. - Giảm thiểu chi phí không cần thiết. - Mở rộng khai thác thị trường.
- Đầu tư phát triển các ngành nghề mới. - Nâng cao chất lượng cơ sở tầng.
2. Phương hướng thực hiện:
- Nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng.
- Cập nhật và thống kê các nguồn thông tin thị trường. - Chuẩn hóa dịch vụ bán hàng và giao nhận.
- Gia tăng bán sỉ: Tập trung vào khách hàng sỉ ở các thành phố lớn với tỷ lệ 70%, đặc biệt chú trọng việc gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng.
II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO: KHO:
Từ cơ sở lý thuyết ở chương 2 chúng ta có thể vận dụng để có những giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả tồn kho tại công ty:
Thống kê tình hình nhập xuất tồn tháng 01 tại công ty.
Nhập -- Xuất – Tồn (tháng 01/2011)
ST T Tên hàng (máy lạnh TOSHIBA) Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK Đơn vị tính SL SL SL SL
1 Loại cao cấp Daiseikai 2147 784 1091 1840 Bộ
2 Loại tiêu chuẩn Cooling 2835 776 963 2648 Bộ
3 Loại chức năng Heatump 2316 934 920 2330 Bộ
4 Loại tiết kiệm điện Inverter 3452 1374 2035 2791 Bộ
Bảng 5.1: Tình hình nhập xuất tồn tháng 1/2011 Nhập -- Xuất – Tồn (tháng 02/2011) ST T Tên hàng (máy lạnh TOSHIBA) Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK Đơn vị tính SL SL SL SL 1
Loại cao cấp Daiseikai
2040 650 976 1714 Bộ
2 Loại tiêu chuẩn Cooling 2648 1037 1132 2553 Bộ
3 Loại chức năng Heatump 2430 826 764 2492 Bộ
4 Loại tiết kiệm điện Inverter 2791 1186 1379 2598 Bộ
Nhập -- Xuất – Tồn (tháng 02/2011) ST T Tên hàng (máy lạnh TOSHIBA) Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK Đơn vị tính SL SL SL SL
1 Loại cao cấp Daiseikai 1714 1407 1278 1843 Bộ
2 Loại tiêu chuẩn Cooling 2553 1732 728 3557 Bộ
3 Loại chức năng Heatump 2492 1065 905 2462 Bộ
4 Loại tiết kiệm điện Inverter 2598 2124 2364 2358 Bộ
Bảng 5.3: Tình hình nhập xuất tồn tháng 3/2011 1. Xác định nhu cầu hàng hóa hàng năm:
- Khi ta xác định được nhu cầu hàng năm từ đó có thể quyết định xem lượng hàng sẽ đặt bao nhiêu là hợp lý nhất nhằm góp phần làm giảm tối đa chi phí cho doanh nghiệp giảm nhiều rủi ro. Nhưng nhu cầu xác định được chỉ là ở mức bình quân vì thế cần phải tính toán cẩn thận khi có nhu cầu phát sinh sẽ không thiếu hàng.
Từ thống kê tình hình nhập xuất và tồn kho ta có thể biết được số hàng xuất bán hàng tháng từ đó tính ra được nhu cầu sử dụng hàng hóa trong 1 năm như sau:
Nhu cầu sử dụng loạicao cấp Daiseikai Chỉ tiêu(tháng) Giá trị(bộ)
1 1091 2 976
3 1278 4 (1091+976+1278)/3 = 1115 5 (976+1278+1115)/3 = 1123 6 (1278+1115+1123)/3 = 1172 7 (1115+1123+1172)/3 = 1137 8 (1123+1172+1137)/3 = 1144 9 (1172+1137+1144)/3 = 1151 10 (1137+1144+1151)/3 = 1144 11 (1144+1151+1144)/3 = 1147 12 (1151+1144+1147)/3 = 1148 Tổng (DDaiseikai) 13626
Bảng 5.4: Dự báo nhu cầu loại cao cấp Daiseikai trong năm
Nhu cầu sử dụng loại tiêu chuẩn Cooling Chỉ tiêu(tháng) Giá trị(bộ) 1 963 2 1132 3 728 4 (963+1132+728)/3 = 941 5 (1132+728+941)/3 = 934 6 (728+941+934)/3 = 868
7 (941+934+868)/3 = 915 8 (934+868+915)/3 = 873 9 (868+915+873)/3 = 886 10 (915+873+886)/3 = 892 11 (873+886+892)/3 = 884