VI. CƠ CẤU TỔ CHỨC:
1. Sơ đồ bộ máy tổ chức:
Chủ tịch hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
P. Tổ chức-
hành chánh P. Kỹ thuật P. Kế toán P.Xuất nhập khẩu
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
2. Chức năng - nhiệm vụ của bộ máy tổ chức: 2.1. Chủ tịch HĐQT:
-. Là người có số cổ phần cao nhất tại tập đoàn được đại hội đồng cổ đông bầu chọn theo tổng số cổ phần để nắm quyền điều hành quản lý tập đoàn.
-. Có quyền hành cao nhất để đưa ra các chiến lược cũng như kế hoạch hoạt động mang lại lợi nhuận cho công ty.
-. Giám sát toàn diện các hoạt động của công ty.
-. Đánh giá các dự án thông qua chiến lược, kế hoạch của tổng giám đốc công ty. -. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động kinh doanh của công ty.
-. Thực hiện các cuộc hợp định kì để kiểm tra và giải quyết kịp thời các khó khăn vướn mắt của công ty.
2.2. Tổng giám đốc:
-Là người đại diện theo pháp luật. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty.
- Do HĐQT bổ nhiệm.
- Có quyền điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
- Là người vạch ra đường lối chiến lược kinh doanh cho công ty theo từng giai đoạn cụ thể.
Đội trưởng đội xe
Đội trưởng đội kho
Đội trưởng đội Garage
- Có quyết định chọn lọc, tuyển dụng, tổ chức lao động cho các bộ phận phòng ban một cách hợp lý nhất.
- Xây dựng và ban hành các quy chế áp dụng trong toàn công ty phù hợp với quy định về quản lý kinh tế - tài chính - lao động xã hội do Nhà nước ban hành.
2.3. Phó tổng giám đốc:
- Là người do tổng giám đốc bổ nhiệm để trợ giúp cho tổng giám đốc, và được tổng giám đốc ủy quyền trong một số trường hợp tổng giám đốc vắng mặt hoặc trong một số dự án kinh doanh của công ty.
- Được quyền điều hành công tác tổ chức, hành chính quản trị của công ty. - Theo dõi tình hình lao động, tiền lương cho CB –CNV.
- Đề xuất, kiến nghị tuyển chọn lao động và các chế độ khen thưởng hoặc kỹ luật. - Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Ký thay các chứng từ hóa đơn, hợp đồng kinh tế, phiếu thu, phiếu chi trong phạm vi được ủy quyền khi tổng giám đốc đi vắng.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước tổng giám đốc và hội đồng quản trị về nhiệm vụ được giao.
2.4. Phòng hành chính:
- Là phòng chức năng nằm trong bộ máy tổ chức của công ty. - Quản lý hồ sơ CB – CNV, toàn bộ văn thư, hồ sơ công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác tổ chức cán bộ, tư vấn cho các phòng, bộ phận về những vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức khi được yêu cầu.
- Đánh giá về tổ chức quản lý của công ty, nghiên cứu đề xuất về công tác tổ chức tuyển dụng, đào tạo, xây dựng kế hoạch sử dụng và các chế độ khen thưởng, kỷ luật của CB – CNV trong công ty.
- Phổ biến các quy định, chính sách của nhà nước, công ty cho các phòng ban, bộ phận…
- Tổ chức phục vụ các hoạt động của công ty như: hội hợp, tiếp khách, lễ tân… - Nhận và lưu trữ công văn đi đến, ký sao công văn, phân phối công văn theo chỉ định của BGĐ.
- Thực hiện các công việc tổ chức hành chính khác…
2.5. Phòng kinh doanh:
- Nắm bắt các thông tin về kinh tế thị trường để có những kế hoạch hợp lý.
- Phòng kinh doanh sẽ tự đề ra kế hoạch và phương thức thực hiện cụ thể, phân chia sản lượng tiêu thụ và doanh thu mục tiêu mà từng nhân viên phải hoàn thành.
- Tham mưu cho BGĐ về các kế hoạch mua ban hàng ngày, hàng tháng trong hoạt động kinh doanh theo đúng chỉ tiêu.
- Tổ chức mua bán trên phạm vi hoạt động của công ty phù hợp với tình hình thực tế của từng doanh nghiệp.
- Xây dựng và lập kế hoạch khai thác thi trường kinh doanh.
- Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, tiếp thị khách hàng, các kế hoạch phân phối sản phẩm.
- Thực hiện tư vấn cũng như chăm sóc khách hàng về dịch vụ cũng như sản phẩm của công ty.
- Thực hiện báo giá, xây dựng các chương trình đào tạo và huấn luyện trong công tác marketing của công ty.
- Kết quả hoạt động của phòng kinh doanh được báo cáo lên ban giám đốc theo từng tháng, báo cáo kinh doanh của kỳ này sẽ là cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch nhập khẩu cho kỳ sau.
- Thực hiện các công tác bảo hành sản phẩm của công ty.
- Bảo trì các hệ thống công nghệ thông tin, hoặc các thiết bị máy móc tại công ty. - Giám sát chất lượng cũng như mức độ an toàn của sản phẩm…
2.7. Phòng nhân sự:
- Chịu trách nhiệm về mặt nhân lực của công ty.
- Quản lý lực lượng lao động về mặt số lượng cũng như chất lượng. - Đề xuất tuyển dụng theo nhu cầu của từng bộ phận cụ thể.
- Thực hiện các công tác chấm công hàng nagỳ cho CB – CNV.
2.8. Phòng kế toán:
- Thực hiện chức năng thu thập, xử lý, tổng hợp phản ánh toàn bộ tình hình tài chính kế toán của công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nước và của công ty.
- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, trên cơ sở đó phản ánh đúng sự biến động về nguồn vốn và tài sản của công ty lên BGĐ để kịp thời xử lý.
- Tham mưu cho BGĐ trong việc quản lý, sử dụng nguồn thu, tài sản, hàng hóa, cơ sở vật chất thuộc công ty, quản lý theo pháp lệnh thống kê kế toán.
- Phân tích, đánh giá kiểm tra hiệu quả tài chính trong toàn công ty về hiệu quả hoạt động kinh doanh của tháng, quý, năm thực hiện công tác nộp thuế theo luật định.
- Kiểm tra tính chất hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán để thực hiện thu chi đúng đủ.
- Phân tích hoạt động kinh tế hàng năm từ đó lập kế hoạch tài chính cho năm sau. - Thực hiện đúng và đủ các báo cáo đối với cấp trên để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
- Phần lớn chủng loại và số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp tiêu thụ là hàng nhập khẩu, do đó phòng xuất nhập khẩu đóng một vai trò quan trọng tạo đầu vào về hàng hóa cho toàn doanh nghiệp.
- Phòng xuất nhập khẩu thực hiện chức năng tổ chức thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu (chủ yếu là hoạt động nhập khẩu) theo kế hoạch và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc.
- Thỏa thuận hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng…
- Các nhân viên của phòng xuất nhập khẩu được phân công theo chức năng theo ba mảng chính là giao dịch - tìm kiếm đối tác nước ngoài - thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng và các nghiệp vụ hải quan.
- Chịu trách nhiệm về các thủ tục pháp lý hải quan. - Kiểm nhận hàng hóa tại cảng.
- Nhận hàng từ các công ty phân phối.
2.10. Phòng kho vận:
- Kho là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, giúp hoạt động kinh doannh diễn ra thuận lợi và đáp ứng nhu cầu tồn trữ hàng hóa và vật tư để cung cấp cho quá trình hoạt động của công ty.
- Tồn trữ hàng hóa.
- Quản lý các hoạt động nhập – xuất hàng hóa trong công ty.
- Thực hiện các công tác kiểm kê định kì về hàng hóa và nguyên vật liệu để báo cáo cho phòng kinh để có kế hoạch đề xuất đặt hàng hợp lý.
- Tồn trữ hàng hóa và nguyên vật liệu cung ứng cho hoạt động kinh doanh. - Thực hiện xuất, nhập kho theo nhu cầu của các phòng ban theo lệnh. - Thực hiện công tác vận chuyển hàng hóa theo lệnh.