10. Cỏc hoạt động khỏc cú liờn quan đến xõy dựng
3.2.1. Kiện toàn bộ mỏy tổ chức QLDA
- Xõy dựng Ban là một thể thống nhất, lónh đạo Ban phải đoàn kết, nhất trớ một quan điểm trỏnh tỡnh trạng ý kiến trỏi ngược nhau, dễ dẫn đến tỡnh trạng nhõn viờn khụng biết theo ý kiến ai, làm cho dự ỏn chậm tiến độ
- Giữa cỏc phũng phải cú sự hỗ trợ giỳp đỡ nhau hoàn thành cụng việc trỏnh hiện tượng đựn đẩy việc ai nấy làm
- Xõy dựng tỏc phong làm việc cụng nghiệp cho tất cả cỏc phũng Ban
3.2.2. Đầu tư phỏt triển nguồn nhõn lực
- Bồi dưỡng thờm kiến thức về quản lý dự ỏn cho cỏc cỏn bộ ở Ban
Ban cần cử cỏn bộ đi bồi dưỡng thờm kiến thức về thuỷ lợi và quản lý dự ỏn để cú thể đảm đương được cỏc cụng việc mới như: lập hồ sơ mời thầu, chấm thầu, thẩm tra dự ỏn trước khi trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt… Để làm được điều đú Ban cần:
+ Tổ chức đào tạo ngoài giờ làm việc
+ Tổ chức cỏc buổi sinh hoạt núi chuyện với cỏc chuyờn gia về kinh nghiệm quản lý dự ỏn
+ Cử cỏc cỏn bộ đi học những khoỏ đào tạo chuyờn sõu ngắn hạn và dài hạn về quản lý dự ỏn
+ Tạo điều kiện, khuyến khớch cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn đi học nõng cao thờm trỡnh độ, và kiến thức quản lý
Nếu làm được những điều này thỡ Ban sẽ giải quyết tức thời cỏc tồn tại như: cỏn bộ chấm thầu kộm, cỏn bộ giỏm sỏt khụng cú chuyờn mụn và năng lực, đồng thời bổ sung thờm được cỏn bộ cú kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự ỏn. Vỡ khụng thể ngay một lỳc cú thể tuyển được người mới cú kinh nghiệm thực tế dự rằng họ cú chuyờn mụn. Giải phỏp này chi phớ khụng cao nhưng lại đem lại hiệu quả cao, khụng làm xỏo trộn nhõn sự cũng như cụng việc của Ban
- Đội ngũ nhõn viờn mới được tuyển phải cú trỡnh độ phự hợp, đỏp ứng được tớnh chất cụng việc. Cụng tỏc tuyển chọn đầu vào phải được tiến hành một cỏch tỉ mỉ thụng qua hồ sơ và cỏc vũng thi tuyển để lựa chọn được những cụng nhõn viờn cú năng lực
3.2.3. Áp dụng Khoa học kỹ thuật vào quản lý dự ỏn
- Nõng cao chất lượng trang thiết bị cho cỏc thành viờn của Ban, mỗi cỏ nhõn nờn cú một mỏy tớnh riờng và cú email để tiện trao đổi cụng việc bất cứ nơi đõu
- Sử dụng phần mềm microsoft profect vào trong việc lập cỏc sơ đồ quản lý. Đõy là phần mềm rất hay giỳp cho việc quản lý tiến độ cỏc cụng việc một cỏch nhanh nhất và hiệu quả, tiết kiệm được nhõn sự và thời gian làm việc, giỳp cho việc quản lý
hiệu quả hơn. Nhưng biện phỏp này đũi hỏi phải cú cỏn bộ kỹ thuật giỏi, am hiểu phần mềm này.
- Giỏm sỏt cụng trỡnh thuỷ nụng từ xa thụng qua mạng viễn thụng ( đõy là đề xuất giải phỏp của Khoa học cụng nghệ thụng tin của trường Đại học Thuỷ lợi). Giải phỏp này cho phộp người quản lý biết được tỡnh hỡnh và cú khả năng điều khiển hệ thống thủy lợi bất kỳ đõu, bất kỳ thời điểm nào chỉ cần một chiếc mỏy tớnh nối mạng Internet hoặc đơn giản hơn một chiếc điện thoại cố định hoặc di động. Giải phỏp này của trường Đại học Thủy lợi đưa ra nếu thực hiện được sẽ giỳp cho việc quản lý chất lượng dự ỏn hiệu quả và tiết kiệm được thời gian, chi phớ cho cỏn bộ đi cụng tỏc, ra cụng trường để giỏm sỏt cụng trỡnh, và lỳc nào cũng giỏm sỏt được chất lượng cụng trỡnh
3.2.4. Đa dạng hoỏ cụng cụ quản lý
3.2.4.1. Cụng cụ quản lý tiến độ
Trong quản lý tiến độ nếu sử dụng nhiều cụng cụ sẽ giỳp cho việc quản lý tiến độ dự ỏn được hiệu quả, đạt được tiến độ như dự kiến ban đầu. Cỏc cụng cụ đú là:
- Kế hoạch tiến độ: Càng lập chi tiết thỡ việc quản lý tiến độ thực hiện dự ỏn càng thuận lợi;
- Nhật ký thi cụng:
+ Danh sỏch cỏn bộ kỹ thuật của nhà thầu thi cụng xõy dựng cụng trỡnh;
+ Diễn biến tỡnh hỡnh thi cụng từng ngày, từng loại cụng việc, chi tiết toàn bộ quỏ trỡnh thực hiện;
+ Mụ tả vắn tắt phương phỏp thi cụng;
+ Tỡnh hỡnh thực tế của nguyờn vật liệu sử dụng;
+ Những sai lệch với bản vẽ thi cụng, ghi lại nguyờn nhõn, biện phỏp; + Nội dung bàn giao của ca trước so với ca sau
+ Nhận xột của bộ phận quản lý chất lượng tại hiện trường về chất lượng thi cụng xõy dựng cụng trỡnh
- Sử dụng cỏc bỏo cỏo phạm vi dự ỏn và sơ đồ phõn tỏch cơ cấu cụng việc
- Sử dụng biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, sơ đồ Pert để xỏc định thời gian dự trữ tự do và toàn phần cho cỏc cụng việc. Khoảng thời gian này cú tỏc dụng đề phũng khi cú sự cố bất ngờ: mưa, bóo, lũ lụt...làm chậm tiến độ thi cụng của dự ỏn
3.2.4.2. Cụng cụ quản lý chất lượng
- Lưu đồ Flowchart hay biểu đồ qỳa trỡnh: Lưu đồ cho phộp nhận biết cụng việc nào thừa cú thể loại bỏ, cụng việc nào cần sửa đổi, cải tiến hoàn thiện, là cơ sở xỏc định, vai trũ của mỗi thành viờn tham gia trong quỏ trỡnh quản lý chất lượng
- Biểu đồ xương cỏ : Liệt kờ những nguyờn nhõn ảnh hưởng đến chất lượng, xỏc định những nguyờn nhõn nào cần được xử lý trước
- Biểu đồ kiểm soỏt thực hiện: Là phương phỏp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quỏ trỡnh thực hiện cụng việc, là sự kết hợp giữa đồ thị và cỏc đường giới hạn kiểm soỏt để xỏc định xem một quỏ trỡnh cú nằm trong tầm kiểm soỏt hay khụng trờn cơ sở đú xỏc định cỏc biện phỏp điều chỉnh, giỳp giỏm sỏt cỏc biến động về chi phớ và tiến độ thời gian. Cú 2 loại: biểu đồ kiểm soỏt định tớnh và kiểm soỏt định lượng
- Biểu đồ phõn bố mật độ: Là một cụng cụ để tổng hợp, phõn tớch và thể hiện số liệu thống kờ. Là một phương phỏp phõn loại, biểu diễn cỏc số liệu theo nhúm
3.2.5. Quản lý cỏc nhà thầu tư vấn, nhà cung cấp và nhà thầu xõy dựng/ lắp đặt
Để đảm bảo rằng cỏc nhà thầu tư vấn dự ỏn, nhà cung cấp và nhà thầu xõy dựng/ lắp đặt thực hiện đỳng với cam kết trong hợp đồng. Do đú Ban cần cú kế hoạch giỏm sỏt cỏc hoạt động của những đối tượng đú theo một số cỏch sau:
* Cỏc thủ tục quản lý hoạt động của nhà tư vấn:
- Đỏnh giỏ chất lượng thực hiện về mặt kỹ thuật ở cỏc thời điểm khỏc nhau trong giai đoạn nhà tư vấn cung cấp dịch vụ
- Kiểm tra cỏc bỏo cỏo tiến độ định kỳ bắt buộc của nhà thầu tư vấn, buộc cỏc nhà thầu phải tham gia cỏc cuộc họp định kỳ hàng tuần của Ban để bỏo cỏo
- Giỏm sỏt chặt chẽ sự thực hiện cỏc điều khỏan hợp đồng của nhà tư vấn, và đỏnh giỏ lần cuối trước khi chấp nhận cụng việc đó thực hiện
* Cỏc thủ tục quản lý hoạt động của nhà cung cấp:
- Giỏm sỏt việc thực hiện cỏc yờu cầu trong hợp đồng về trỡnh bản vẽ thiết kế và chứng nhận chất lượng nguyờn vật liệu của nhà cung cấp.
- Xem xột lại cỏc bỏo cỏo tiến độ định kỳ về chế tạo và giao hàng - Kiểm định hàng húa giao tại cụng trường
* Cỏc thủ tục quản lý hoạt động của nhà thầu xõy dựng/lắp đặt :
- Kiểm định thường xuyờn cụng việc của nhà thầu để đỏnh giỏ sự tuõn thủ cỏc quy cỏch quy cỏch kỹ thuật và tiờu chuẩn xõy dựng
- Xem xột lại cỏc bỏo cỏo tiến độ định kỳ bắt buộc
- Yờu cầu nhà thầu đến dự ỏn cỏc cuộc họp dự ỏn định kỳ với Ban - Giỏm sỏt chặt chẽ sự tuõn thủ cỏc điều khỏan hợp đồng của nhà thầu
- Kiểm tra lần cuối cụng việc mà nhà thầu đó hoàn thành trước khi chấp nhận * Cụng cụ quản lý chi phớ
Cụng cụ cho mục tiờu này chớnh là việc giỏm sỏt chặt chẽ chi tiờu của dự ỏn và so sỏnh chi tiờu với dự trự chi phớ cho ngõn sỏch dự ỏn. Cỏc giải phỏp kiểm soỏt chi phớ:
- Kiểm soỏt giải ngõn cho cỏc nhà thầu tư vấn, nhà thầu xõy lắp - Kiểm soỏt cỏc yờu cầu thay đổi nội dung dự ỏn
- Kiểm soỏt chi phớ hành chớnh như đi lại, sử dụng xe cộ…
- Kiểm soỏt chi tiờu nhõn sự như kiểm soỏt cụng việc của nhõn viờn và dịch vụ ngoài giờ
- Hàng thỏng cần lập dự toỏn chi phớ, cần tổ chức cỏc cuộc họp định kỳ để kiểm soỏt chi phớ và giao nhiệm vụ kiểm soỏt chi phớ cho cỏn bộ chuyờn mụn
- Cần nắm rừ cỏc hỡnh thức thanh toỏn hợp đồng, lựa chọn hỡnh thức thanh toỏn thớch hợp để đưa vào hợp đồng, đảm bảo lập dự trự chớnh xỏc