HỒNG NHƯ PHÚC
3.1. HỆ THỐNG SỔ SÁCH VÀ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC
DỤNG TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC
3.1.1. Hệ thống sổ sách * Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu, chi
- Phiếu báo Có, báo Nợ của Ngân Hàng - Phiếu đề nghị nhập, xuất kho
- Phiếu nhập, xuất kho
Để góp phần tối đa hóa hiệu quả công việc, công ty áp dụng hình thức kế toán ghi sổ nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trên sổ nhật ký sẽ được chuyển sang sổ Cái. Mọi nghiệp vụ kế toán đều được phần mềm máy tính kết chuyển vào nhật ký chung. Tuy nhiên, có một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn nên kế toán công ty đã mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó như nhật ký thu, chi tiền….
Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của nhật ký chung. Song khỏi để trùng lắp, các nghiệp vụ kế toán đã ghi trên các sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung. Như thế, trong trường hợp này chúng ta sẽ biết được rằng căn cứ để ghi sổ Cái chính là sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt. Các sổ nhật ký đang được sử dụng cho công tác kế toán của công ty Hồng Như Phúc là:
Sổ nhật ký thu tiền: Đây là sổ nhật ký đặc biệt mà kế toán công nợ
Tỷ giá: STT Tên Khách Hàng Diễn giải thu Số tiền USD VND
Sổ nhật ký chi tiền: kế toán công nợ dùng để ghi chép các nghiệp vụ
của công ty. Mẫu sổ được thể hiện cũng tương tự như nhật ký chi. Giám đốc kiểm tra song song trên phần mềm cùng sổ nhật ký này để có thể nắm được quỹ tiền mặt có tại thời điểm hiện tại là bao nhiêu.
Nhật ký mua hàng: dùng để phản ánh các nghiệp vụ mua hàng theo
từng lô hàng đã mua theo hình thức trả tiền sau. Cuối ngày, sau khi lên các phiếu nhập mỗi khi nhận được hàng mua, phần mềm tự động chạy kết chuyển báo cáo nhật ký mua hàng. Kế toán kiểm tra các phiếu nhập để kịp thời phát hiện sai sót.
Nhật ký bán hàng: Mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong ngày đều
được phản ánh trong nhật ký này. Sổ nhật ký này dùng để thể hiện bán hàng theo hình thức thu tiền sau.
Sổ Cái: là loại sổ kế toán tổng hợp mà phần mềm kết chuyển để phản
ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo hệ thống tài khoản được sử dụng trong công ty. Mỗi tài khoản mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Ngày đầu tiên của niên độ kế toán sẽ có số dư đầu kỳ ở dòng đầu tiên trên cột số dư. Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán sẽ khóa sổ, có số liệu của tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ đối chiếu với số liệu trên Bảng Cân Đối Số Phát Sinh mà phần mềm kết chuyển cùng với số liệu trên Báo Cáo Tài Chính.
Các sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần phải
theo dõi chi tiết ghi sổ. “ cho mượn hàng bảo hành “……nhằm kiểm tra một cách chi tiết và chính xác số lượng hàng hóa phòng kỷ thuật mượn để bảo hành cho
khách hàng. Nó phục vụ cho yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu tổng hợp. phân tích và kiểm tra của công tác kế toán ở công ty mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng điều kiện này.
Sổ phụ ngân hàng
Sổ thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Một số loại sổ khác.
3.1.2. Trình tự ghi sổ
Hằng ngày, kế toán sẽ căn cứ vào những chứng từ kế toán được nhập vào máy tính để phần mềm kết chuyển, các sổ sách, cũng như các báo cáo liên quan. Cuối tháng, định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký tổng hợp đối chiếu trên sổ cái, các bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu tổng hợp chi tiết được kế toán kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái. Mỗi sai sót trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu luôn được điều chỉnh và sửa chửa kịp thời theo đúng phương pháp sửa chửa theo chế độ kế toán. Các bảng tổng hợp sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu sẽ được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán công ty cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu khớp và đúng với số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính ( thực chất là báo cáo tài liệu trên phần mềm ). Tức là số phát sinh Nợ và phát sinh Có trên bảng Cân Đối Số Phát Sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lập trên các sổ nhật ký cùng kỳ.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ trực tiếp trong công tác kết chuyển số liệu trên Báo Cáo Tài Chính cũng như chịu trách nhiệm với cơ quan Nhà nước với những số liệu của công ty là luôn trung thực và chính xác.