5. Khoá luận gồm ba chơng
3.4.6 Giải pháp về chế độ chứng từ
Theo quy định, xử lý kiểm soát chuyển tiền điện tử thì ngời kiểm soát phải kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền trên chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra). Ttuy nhiên, trong mẫu chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền theo chế độ hiện hành cũng nh chế độ thực hiện từ ngày 1/5/2001 (UNC, UNT, giấy nộp tiền....) không quy định chữ ký của kế toán chuyển tiền mà chỉ quy định chữ ký của kế toán giao dịch. Còn chứng từ chỉ đợc in ra khi lệnh chuyển tiền đã gửi tới TTTT (tức là ngời kiểm soát đã kiểm soát song). Thực tế, khi ngời kiểm soát đã kiểm soát song là in đợc lệnh chuyển tiền đi nên cũng không nên quy định chỉ in khi lệnh đã chuyển đi. Nếu in ngay sau khi kiểm soát xong sẽ giúp cho việc kiểm soát lại giữa lệnh chuyển tiền và chứng từ gốc chính xác hơn (vì khi kiểm soát giữa chứng từ gốc với chơng trình máy tính nhìn bằng mắt thờng sẽ có những sai sót không phát hiện ra).
Nh vậy, chỉ nên quy định việc kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch và khi in một lệnh chuyển tiền lu kèm chứng từ gốc chuyển tiền thì phải kiểm tra xem có đầy đủ chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền và chữ ký của kiểm soát.
Các lệnh chuyển tiền đến thiết kế in 03 liên quy định 01 liên hạch toán Nợ- Có đóng vào nhật ký chứng từ, 01 liên lu kèm báo cáo chuyển tiền trong ngày, 01 liên dùng làm báo nợ báo có cho khách hàng.
Quy định nh trên là cha hợp lý vì nếu là chứng từ thanh toán chuyển tiếp thì phải in thêm một liên. Để kế toán chuyển tiền in thì đợc 01 liên bản sao, mà để kiểm soát tạo lại bản gốc thì in thêm 03 liên nữa gây ra sai sót, khó khăn cho việc theo dõi kiểm tra. Còn nếu không chuyển tiếp thì một liên hạch toán Nợ-Có sẽ kèm với “Báo cáo chuyển tiền đến trong ngày”, 01 liên lu kèm phụ lục “Bảng đối chiếu chuyển tiền đến trong ngày” và đều nằm trong tâp 5 chuyển tiền điện tử của
tập nhật ký chứng từ ngày. Nh vậy, nếu quy định lu trữ theo cách này sẽ trùng lặp, nên chăng một liên lu kèm “Báo cáo chuyển tiền trong ngày” không đóng vào nhật ký chứng từ mà hàng ngày giao cho kế toán chuyển tiền lu giữ và quản lý để tiện cho việc tra soát các sai sót.
Đối với chứng từ chuyển tiền thanh toán liên hàng bằng th thì khách hàng phải nộp vào NH 04 liên, nếu chuyển tiền qua mạng vi tính thì khách hàng phải nộp 03 liên, còn đối với chuyển tiền điện tử hiện nay thì chỉ cần nộp có 02 liên. Do vậy, chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền nhất thiết phải là một liên để tránh chuyển tiền hai lần của một món chuyển. Tuy nhiên, đối với chứng từ lập trên máy tính thì các liên giống nhau nên cũng cần quy định thứ tự các liên vào góc trên bên phải để dễ kiểm soát.