Rủi ro tác nghiệp khơng chỉ phát sinh do các yếu tố nội bộ bên trong ngân hàng như do cơ chế chính sách, quy định, quy trình thự c hiện chưa phù hợp, từ lỗi của hệ thống CNTT và các hệ thống hỗ trợ khác hay do sai sĩt của cán bộ trong quá trình tác nghiệp,… mà cịn do các đối tượng và sự kiện bên ngồi gây nên.
- Rủi ro phát sinh do đối tượng bên ngồi:
Trong quý I/2009, cĩ 02 sự kiện do đối tượng bên ngồi gây nên rủi ro tác nghiệp, cụ thể: Khách hàng rút tiền trên máy ATM nhưng quên khơng lấy thẻ, bị kẻ gian lấy trộm 6 triệu đồng; khách hàng rút tiền tại máy ATM
lần đầu tiên đã nhờ một thanh niên hướng dẫn đổi mã PIN (mật khẩu) hộ, sau khi rút tiền đã bỏ quên thẻ, bị thanh niên được nhờ đổi mã PIN lợi dụng rút hết tiền trong tài khoản với số tiền là 1.450.000 đồng. Sau khi khách hàng đến trình báo, chi nhánh đã phối hợp với cơ quan Cơng an, kết hợp với băng ghi hình, kẻ gian đã bị bắt giữ.
Trong quý II/2009, rủi ro phát sinh do đối tượng bên ngồi cĩ 03 sự kiện như sau: khách hàng nợ Tín dụng thẻ; Lái xe ơ tơ làm gãy đổ cột điện, đứt dây điện khiến chi nhánh phải ngừng giao dịch ngày thứ 7 để giải quyết sự cố; Ơ tơ làm đứt dây điện c ủa máy ATM dẫn đến phải ngừng giao dịch trong hai ngày để giải quyết sự cố.
- Rủi ro phát sinh do sự kiện bên ngồi:
Trong quý I/2009 theo thống kê trong tồn hệ thống cĩ 04 sự kiện bên ngồi gây nên rủi ro tác nghiệp , cụ thể như sau: Do khí hậu nĩng ẩm nên máy đếm tiền Polyme nhiều lúc thiếu chính xác, hay phải sửa chữa, đếm khơng chính xác dẫn đến thu/chi thừa/thiếu; Địa điểm phịng giao dịch bị ảnh hưởng của việc tập kết vật liệu, phương tiện thi cơng các cơng trình cơng cộng làm khuất tầm nhìn, khơng đáp ứng được nhu cầu dừng đỗ xe của khách hàng, đơi khi xe điều chuyển tiền đến muộn, ảnh hưởng đến lượng khác giao dịch và thời gian giao dịch; Tơm nuơi bị dịch bệnh chết hàng loạt, khĩ thu hồi vốn vay; Sét đánh làm hỏng 1 máy router, ách tắc giao dịch với khách hàng.
Trong quý II/2009, rủi ro phát sinh do sự kiện bên ngồi cĩ 03 sự kiện là: ba máy ATM bi chập điện dẫn đến hỏng nguồn chính; Phịng máy chủ bị sét; Sét đánh vào mạng điện.
2.2.3 Các biện pháp giám sát và kiểm sốt rủi ro tác nghiệp do NHCT VN đề ra trong quý I/2009 và quý II/2009.
Thơng qua việc phân tích, đánh giá rủi ro tác nghiệp đối với từng hoạt động nghiệp vụ và hoạt động hỗ trợ ngân hàng sẽ xác định được loại rủi ro tác nghiệp, các nguyên nhân dẫn đến rủi ro tác nghiệp, đo lường, nhận định mức độ của những rủi ro tác nghiệp, trên cơ sở đĩ đề ra các biện pháp
khắc phục, sửa chữa kịp thời và phịng ngừa rủi ro, hay nĩi đúng hơn là giám sát và kiểm sốt rủi ro tác nghiệp. Qua kết quả phân tích đánh giá RRTN trong quý I/2009 và quý II/2009 nêu ở phần trên, để giám sát và kiểm sốt RRTN trong hệ thống, NHCT VN đã đề ra những biện pháp sau:
2.2.3.1 Đối với các đơn vị (phịng, ban tại Trụ Sở Chính, Văn
phịng Đại diện, Trung tâm CNTT, Trung tâm thẻ, Sở giao dịch III)
- Về các ý kiến phản hồi khĩ khăn, vướng mắc cơ chế chính sách, hệ thống CNTT của các chi nhánh:
Khi nhận được các ý kiến phản ánh về cơ chế, chính sách do phịng QLRRTT&TN tiếp nhận chuyển đến, các đơn vị khẩn trương ng hiên cứu tham mưu trả lời để Ban Lãnh Đạo (BLĐ) chỉ đạo các chi nhánh thực hiện; đối với những ý kiến đĩng gĩp hợp lý, các đơn vị tiến hành chỉnh sửa kịp thời và trình BLĐ để hạn chế, giảm thiểu những rủi ro từ cơ chế chính sách.
- Đối với các lỗi phát sinh tại các nghiệp vụ do các đơn vị quản lý: Các đơn vị cần nắm bắt và phân tích cụ thể nguyên nhân, nghiên cứu và đưa ra các biện pháp để giảm thiểu rủi ro, đặc biệt đối với nghiệp vụ kế tốn, tín dụng là những nghiệp vụ thường xuyên cĩ nhiều lỗi và nghiệp vụ tín dụng cĩ số lỗi tăng mạnh ở quý II/2009.
- Về các lỗi phát sinh từ hệ thống CNTT:
Trong quý II/2009, tuy số lỗi xuất phát từ hệ thống CNTT cĩ giảm những vẫn cịn gây ảnh hưởng khơng nhỏ tới hoạt động của chi nhánh và hệ thống. Vì vậy, Trung tâm CNTT cùng với Trung tâm Thẻ, các phịng hỗ trợ… cần cĩ các biện pháp cải tiến, chỉnh sửa các chức năng của hệ thống làm giảm bớt các lỗi do hệ thống hỏng hĩc trong các quý tới, chỉnh sửa, bổ sung các chức năng BDS một cách phù hợp tạo điều kiện cho chi nhánh thực hiện thuận lợi hơn.
- Đối với các rủi ro phát sinh từ cơng tác tổ chức cán bộ:
Phịng tổ chức cán bộ và đào tạo phối kết hợp với Phịng Quản lý lao động tiền lương xem xét những chi nhánh phản ánh thiếu cán bộ nêu trong báo cáo để định biên lao động cho phù hợp, đặc biệt chú ý đến các bộ phận
đang thiếu cán bộ như: Phịng khách hàng, Phịng quản lý rủi ro, Phịng giao dịch để bố trí, sắp xếp hợp lý, giảm thiểu rủi ro do quá tải cơng việc. Bên cạnh đĩ, các đơn vị cần đơn đốc các chi nhánh thực hiện bảng mơ tả vị trí cơng việc và thực hiện đúng theo chức năng, nhiệm vụ đã được mơ tả ở từng vị trí.
- Bên cạnh đĩ, Ban Kiểm tra kiểm sốt nội bộ (KTKSNB) tại TSC chỉ đạo các phịng KTKSNB tại các chi nhánh tăng cường cơng tác kiểm tra kiểm sốt ở tất cả các hoạt động trong chi nhánh và đặc biệt lưu ý kiểm tra ở các nghiệp vụ phát sinh nhiều lỗi như tín dụng, kế tốn, dịch vụ thẻ nhằm phát hiện kịp thời các sai sĩt trong quá trình tác nghiệp tại từng bộ phận, từ đĩ cĩ biện pháp giảm thiểu rủi ro. Đồng thời, ban KTKSNB cần kiểm tra việc thực hiện các kết luận của các đồn kiểm tra để đảm bảo các lỗi phát hiện được đều được chỉnh sửa, khắc phục kịp thời, đầy đủ.
2.2.3.2 Đối với các chi nhánh
Lãnh đạo các chi nhánh cĩ trách nhiệm quán triệt tới từng cán bộ thực hiện nghiêm túc cơng tác QTRRTN, đảm bảo ghi nhận được đầy đủ các lỗi tác nghiệp của từng bộ phận và phân tích đánh giá RRTN cho tồn chi nhánh; thực hiện lập và gửi báo cáo theo đúng quy định. Tiếp tục thực hiện việc phản ánh kịp thời các khĩ khăn, vướng mắc về quy định, quy trình của NHCT VN và cĩ các đề xuất, kiến nghị nhằm giảm thiểu rủi ro theo báo cáo định kỳ hàng quý, phổ biến đến từng bộ phận nghiệp vụ liên quan ý kiến trả lời của NHCT VN về vướn mắc cơ chế chính sách hàng quý để các bộ phận nắm bắt thực hiện.
Thực hiện rà sốt lại đội ngũ cán bộ, bố trí cán bộ theo vị trí cơng việc phù hợp, tiến hành định biên lao động theo đúng hướng dẫn của NHCT VN, xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo cán bộ mới để đảm bảo cĩ đội ngũ cán bộ đủ cả về số lượng và chất lượng, đáp ứng được yêu cầu cơng việc, đặc biệt cần chú trọng việc bố trí cán bộ cĩ đủ năng lực đảm nhận cơng việc tại các bộ phận cần thiết như phịng QLRR, phịng khách hàng.
Từng chi nhánh cần thực hiện theo dõi, khắc phục kịp thời các lỗi của chi nhánh mình đã phát hiện trong quý và rút bài học kinh nghiệm đối với những lỗi của từng hoạt động phát sinh tại các chi nhánh khác trong hệ thống, cảnh báo cho các bộ phận trong chi nhánh để khơng bị lặp lại.
Các chi nhánh quán triệt thường xuyên việc thực hiện nội quy lao động, văn hĩa doanh nghiệp để tạo lập thĩi quen giao tiếp văn minh, lịch sự, nếp sống cĩ văn hĩa.
Đối với rủi ro do yếu tố bên ngồi: các chi nhánh cần chủ động xem xét thường xuyên khả năng ảnh hưởng, tác động của các đối tượng bên ngồi, các sự kiện bên ngồi để cĩ biện pháp phịng ngừa trước khi xảy ra, như: gần đến mùa mưa bão các chi nhánh cần chú ý đến các phương tiện chống sét, phịng chống bão lũ,…
2.2.3.3 Đối với cán bộ
Từng cán bộ cần phải chấp hành đúng nội quy lao động, quy định quy chế hoạt động của hệ thống NHCT VN, luơn cĩ trách nhiệm và thái độ nghiêm túc trong cơng việc.
Sau khi được phổ biến về rủi ro tác nghiệp phát sinh và những vấn đề vướng mắc của các chi nhánh và các chi nhánh khác, cán bộ cần lưu ý, rút kinh nghiệm, tránh lặp lại những sai sĩt đĩ.
Cán bộ của các chi nhánh phải p hường xuyên học tập, nghiên cứu các văn bản, q uy định, quy trình nghiệp vụ để thực hiện nghiệp vụ nhanh chĩng, chính xác, giảm thiểu rủi ro và sai lầm cĩ thể mắc phải; đồng thời đáp ứng tốt nhất các yêu cầu cơng việc tại vị trí mình đảm nhận.
Ghi nhận nhữn g sai lầm, rủi ro tác nghiệp của bản thân và đồng nghiệp mắc phải để rút kinh nghiệm, đồng thời đĩng gĩp ý kiến, tham mưu cho các cấp quản lý, lãnh đạo để điều chỉnh, thay đổi cơ chế chính sách cho phù hợp. Bên cạnh đĩ, cán bộ phải lập, gởi báo cáo đầy đủ và đúng hạn cho bộ phận QTRRTN tại chi nhánh để kịp thời tổng hợp và báo cáo chính xác số liệu cho tồn hệ thống.
2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH QTRRTN TẠI HỆ THỐNG NGÂN HÀNG CƠNG THƯƠNG VIỆT NAM
Rủi ro tác nghiệp tuy khơng cịn xa lạ đối với ngân hàng của các nước phát triển trên thế giới, nhưng đối với các NHTM tại VN thì đây là một khái niệm cịn khá mới mẻ. Vì vậy, hầu hết các NHTM VN chưa thể xây dựng cho mình một quy trình để quản trị loại rủi ro này và NHCT VN là một trong số những NHTM trong nước đầu tiên xây dựng và đưa vào áp dụng quy trình QTRRTN tại VN. Qua việc phân tích thực trạng quản trị rủi ro tác nghiệp tại hệ thống NHCT VN ở phần trên, tác giả đi đến một số nhận định về ưu và nhược điểm của quy trình QTRRTN hiện đang được áp dụng tại hệ thống này như sau:
2.3.1 Ưu điểm
Mặc dù mới được triển khai thực hiện trong vịng hơn 2 năm gần đây, vẫn cịn nhiều bất cập cần chỉnh sửa, hồn thiện nhưng quy trình QTRRTN tại hệ thống NHCT VN đã bộc lộ một số ưu điểm sau:
Trước đây, khi chưa cĩ quy trình, việc quản trị RRTN phần lớn chỉ dựa trên số liệu ghi chép một cách thủ cơng, khơng đầy đủ và khơng thống nhất, chủ yếu dựa vào nhận xét, đánh giá, báo cáo của bộ phận KTKSNB, do đĩ, số liệu khơng được thu thập đầy đủ và lưu trữ một cách khoa học. Quy trình đã xây dựng được một hệ thống bảng biểu báo cáo khá chi tiết, cụ thể gồm 8 biểu mẫu (xem Phụ lục) để cĩ thể liệt kê, thống kê, xác định và đo lường được các loại RRTN cĩ thể phát sinh trong từng nghiệp vụ hoạt động cũng như trong hoạt động hỗ trợ một cách chi tiết và đầy đủ nhất, hạn chế đến mức thấp nhất việc bỏ sĩt những RRTN cĩ thể cĩ, phân tích một cách cụ thể, sâu sắc các nguyên nhân dẫn đến rủi ro, và cĩ thể lưu trữ số liệu để đối chiếu, so sánh qua từng thời kỳ một cách khoa học, trên cơ sở đĩ để đưa ra những nhận định về từng loại RRTN trong từng hoạt động nghiệp vụ nhờ vậy mà cĩ thể đưa ra các biện pháp nhằm phịng ngừa và giảm thiểu
rủi ro một cách tốt nhất cho từng bộ phận, từng hoạt động nghiệp vụ và từng giai đoạn, thời kỳ.
Một trong những ưu điểm nổi trội của quy trình QTRRTN tại hệ thống NHCT VN chính là tính hội nhập quốc tế. Cĩ thể nĩi quy trình là bước đệm để đưa NHCT VN tiến gần hơn với các cam kết và thơng lệ quốc tế, mà trước hết là Hiệp Ước Basel II. Tuy cịn khá giản đơn so với quy định tại Hiệp Ước Basel II nhưng quy trình đã bước đầu giúp các cán bộ cĩ những nhận thức về RRTN và cơng tác QTRRTN. Các khái niệm về RRTN, việc xác định, đánh giá RRTN trong quy trình cũng dựa trên 04 nhân tố chính gây ra RRTN (con người, hệ thống, quy trình và các yếu tố bên ngồi) như theo định nghĩa của Basel II và quy trình bắt đầu thu thập các dữ liệu sự kiện và thiết lập các giá trị cần thiết cho việc áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá, đo lường RRTN theo quan điểm của Hiệp ước Basel II trong thời gian sắp tới.
Ngồi ra, quy trình trên cịn cĩ ưu điểm là phát huy tốt nhất năng lực của cán bộ, hạn chế rủi ro tác nghiệp phát sinh từ cán bộ. Vì với việc lập các sổ theo dõi, các biểu mẫu báo cáo định kỳ về đánh giá năng lực, trình độ, thái độ trách nhiệm đối với cơng việc của cán bộ, các lỗi, sai sĩt do cán bộ gây nên,… giúp cho cán bộ hình thành ý thức tự nâng cao năng lực, trình độ nghiệp vụ của mình, tận tâm với cơng việc và cố gắng hết sức để giảm thiểu những sai sĩt, rủi ro cĩ thể xảy ra. Chính vì thế mà quy trình trên đã phát huy được tác dụng của mình trong việc giảm thiểu RRTN trong hệ thống NHCT VN.
Thêm vào đĩ, quy trình dễ áp dụng vì cĩ phương pháp đo lường khá đơn giản trên cả hai phương diện định tính và định lượng. Trên cơ sở các hồ sơ theo dõi, các biểu mẫu báo cáo để xác định loại rủi ro và đo lường RRTN bằng việc thống kê số lỗi mắc phải; mức độ tốt – xấu, tăng – giảm, đạt yêu cầu – khơng đạt yêu cầu,… và mức độ tổn thất do các rủi ro mang lại.
2.3.2 Những tồn tại của quy trình QTRRTN tại hệ thống NHCT Việt Nam Việt Nam
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, quy trình QTRRTN vẫn cịn tồn tại những nhược điểm cần khắc phục để hồn thiện hơn như:
- Về con người: Quy trình được xây dựng và áp dụng phần lớn dựa trên ý thức và thái độ của cán bộ nhân viên, nên số liệu báo cáo nhiều khi mang tính chủ quan, khơng đầy đủ và chính xác … Hơn nữa, về văn hĩa, người châu Á nĩi chung và người Việt Nam nĩi riêng cĩ truyền thống khơng muốn vạch áo cho ngườ i xem lưng, điều này sẽ làm cho cơng tác theo dõi các RRTN phát sinh đơi khi chưa đầy đủ, thiếu tính tự giác cũng như chưa cĩ được sự hợp tác hồn tồn từ phía cán bộ nhân viên. Đây chính là rào cản đầu tiên trong quy trình QTRRTN.
- Về quy định, quy trình: hiện nay, quy trình QTRRTN tại hệ thống NHCT VN chưa quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể đối với cơng tác QTRRTN cho từng nghiệp vụ. Vì thế, cán bộ phịng QTRRTN chỉ là người tổng hợp lại những RRTN do các bộ phận, phịng ban khác gởi về chứ khơng phải họ trực tiếp tác nghiệp ở các phịng ban đĩ để cĩ thể tự nắm bắt được các sai sĩt cĩ thể gây ra RR tại các phịng nghiệp vụ đĩ, nên thật sự khơng biết cách nào để phịng ngừa RR là tốt nhất. Hơn nữa, kế tốn là nhìn về quá khứ nhưng quản trị rủi ro là hướng tới tương lai. Để quản trị rủi ro tác nghiệp một cách tốt nhất, địi hỏi phải xây dựng một quy trình trong đĩ cĩ cả dự báo cho những rủi ro tác nghiệp sẽ gặp phải trong tương lai từ đĩ cĩ biện pháp phịng ngừa, giảm thiểu rủi ro. Trái lại, quy trình QTRRTN tại hệ thống NHCT VN chỉ đơn thuần là phân tích, đánh giá các RRTN đã xảy ra (theo báo cáo thống kê) và một số RRTN mang tính bất ngờ đã xảy ra trong quá khứ để đề ra những biện pháp khắc phục, phịng ngừa bằng cách hạn chế, tránh lặp lại các rủi ro đĩ trong thời gian tới chứ khơng tiến hành