Mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ kế toán khác nhau cần có cơ sở bảo đảm tính pháp lý, từ là những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông qua các hình thức được nhà nước quy định cụ thể hoặc có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất hướng dẫn. Các hình thức này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt động của mình.
1. Khái niệm chứng từ kế toán và tác dụng của chứng từ kế toán
Căn cứ vào Điều 1 của chế độ chứng từ ban hành theo QĐ số 186 ngày 14-3-1995 của Bộ Tài chính thì chứng từ kế toán được định nghĩa như sau:
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
Căn cứ vào khoản 7 Điều 4 của Luật kế toán thì chứng từ kế toán được nêu: chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh những vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Như vậy thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán khác. Mặt khác chứng từ kế toán còn có thể được thể hiện dưới dạng điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như là các băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán (gọi chung là chứng từ điện tử).
Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên, cho nên, việc lập chứng từ để làm cơ sở xác minh sự biến động của các loại tài sản các loại nguồn vốn cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.
Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, hoặc trên vật mang tin theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Chính vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời về nội dung phải bảo đảm tính hợp pháp. Đảm bảo các yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và
kịp thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã hoàn thành.
Ngoài việc bảo đảm tính pháp lý của số liệu khi ghi vào sổ kế toán, lặp chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn có tác dụng: ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính do nhà nước ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham ô, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công tác trong đơn vị.
2. Phân loại chứng từ:
Chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị rất đa dạng liên quan đến nhiều đối tượng kế toán khác nhau. Do vậy để hiểu được chứng từ nhằm có thể sử dụng chúng một cách tốt nhất thì việc phân loại chứng từ là điều hết sức cần thiết. Có nhiều cách phân loại chứng từ song cách phân loại đầu tiên, phổ biến và dễ hiểu là phân loại theo trình tự xử lý và công dụng của chứng từ kế toán. Theo cách phân loại này thì chứng từ kế toán được phân thành chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
a) Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành. Theo công dụng thì chứng từ gốc được chia làm 2 loại: Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.
Chứng từ mệnh lệnh: Loại chứng từ này có tác dụng truyền đạt những chỉ thị hoặc mệnh lệnh công tác nào đó. Loại chứng từ này không được dùng để ghi vào sổ sách kế toán. Ví dụ: Lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư.
Chứng từ chấp hành: Đây là loại chứng từ xác minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được thực hiện. Loại chứng từ này dùng để làm cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán.
Ví dụ: Phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo có, giấy báo nợ… Trong thực tế để đơn giản và thuận tiện trong khi lập chứng từ, người ta thường kết hợp 2 loại chứng từ: Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành thàh chứng từ liên hợp.
Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho; phiếu lĩnh vật tư…
Mặc dù chứng từ gốc trong một đơn vị rất đa dạng, có kết cấu và công dụng khác nhau, nhưng bao giờ giữa các loại chứng từ cũng có các yếu tố chung, cơ bản sau:
+ Tên gọi chứng từ: Giúp để phân loại chứng từ và tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ cùng loại dễ dàng.
+ Ngày và số chứng từ: Giúp cho việc ghi chép kiểm tra và đối chiếu số liệu được dễ dàng, khoa học và tránh được sự lầm lẫn.
+ Tên địa chỉ và chữ ký của những người chịu trách nhiệm và có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ: như tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng
từ, tên và chữ ký của những người có trách nhiệm: Yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ khi ghi vào sổ sách kế toán.
+ Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: giúp để kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đồng thời là căn cứ để định khoản.
+ Đơn vị đo lường tùy theo đối tượng phản ánh trong chứng từ mà sử dụng các đơn vị đo lường phù hợp (đồng, kg, cái). Việc sử dụng đơn vị đo lường phù hợp, một mặt cho phép kiểm tra mức độ thực hiện, mặt khác làm cơ sở để tổng hợp số liệu khi ghi vào sổ sách kế toán.
Việc ký chứng từ kế toán phải đúng theo quy định trong Điều 20 của Luật kế toán;
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Sau đây giới thiệu loại chứng từ gốc thường sử dụng trong các đơn vị:
Đơn vị:……… Mẫu số: 01-VT
Bộ phận:……… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…………tháng………năm……… Nợ……… Số:
……… Có………
- Họ và tên người giao:...
- Theo...số...ngày...tháng...năm...của:...
- Nhập tại kho:...địa điểm...
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x
Đơn giá Thành tiền STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số Số lượng Đơn vị tính
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ):...
- Số chứng từ gốc kèm theo:... Ngày……tháng……năm………
Người lập Người giao Thủ kho Kế toán trưởng
phiếu hàng (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) nhu cầu nhập)
(Ký, họ tên)
b) Chứng từ ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế, đồng thời định khoản các nghiệp vụ để nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán. Ví dụ: các nghiệp vụ thu hoặc chia tiền mặt phát sinh trong khoản thời gian 5 – 10 ngày được tập hợp để lên một chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ sách kế toán một lần.
Lập chứng từ ghi sổ là bước kế tiếp sau bước lập các chứng từ gốc. Tính chính xác và kịp thời của nó phụ thuộc trực tiếp vào tính chính xác và kịp thời của chứng từ gốc.
Chứng từ ghi sổ bao gồm một số yếu tố sau:
• Số chứng từ ghi sổ và ngày lập chứng từ ghi sổ.
• Nội dung tóm tắt nghiệp vụ tổng hợp từ các chứng từ gốc.
• Số tiền phải ghi vào từng tài khoản đối ứng.
• Số lượng chứng từ gốc đính kèm. Sau đây là mẩu của chứng từ ghi sổ:
Số …
CHỨNG TỪ GHI SỔNgày … Tháng … Năm … Ngày … Tháng … Năm …
TRÍCH YẾU TAØI KHOẢN GHI NỢ TAØI KHOẢN GHI CÓ NợSỐ TIỀNCó
Kèm theo …… chứng từ gốc.
Kế toán trưởng Người lập (ký) (ký)
Ngoài ra còn có thể phân loại chứng từ theo chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. Chứng từ quan hệ nội bộ và chứng từ quan hệ với bên ngoài, chứng từ lập một lần và chứng từ lập nhiều lần.
Như đã trình bày, chứng từ kế toán là cở sở pháp lý của số liệu ghi sổ kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Tuy nhiên để được như vậy, chứng từ kế toán cần được xử lý theo những yêu cầu nhất định.
Trình tự xử lý từ bao gồm các khâu sau:
a) Kiểm tra chứng từ:
Kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cũng như tính chính xác của các từ trước khi ghi vào sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ bao gồm các mặt:
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ hợp pháp không? - Chứng từ có đầy đủ yếu tố cần thiết đã quy định không?
- Việc tính toán trong chứng từ có chính xác, rõ ràng không?
b) Hoàn chỉnh chứng từ
Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh một số nội dung cần thiết để đảm bảo việc ghi sổ kế toán được nhanh chóng và chính xác. Hoàn chỉnh chứng từ bao gồm một số mặt:
• Ghi giá cho những chứng từ chưa có giá tiền theo đúng nguyên tắc tính giá theo quy định hiện hành.
• Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế từng thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
• Lập định khoản kế toán hoặc lập chứng từ ghi sổ.
c) Tổ chức luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán:
Chứng từ kế toán được lập ở rất nhiều bộ phận trong đơn vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phải được tập trung về bộ phận kế toán để phản ánh vào sổ sách kế toán. Do vậy để đảm bảo việc ghi sổ kế toán được nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học.
Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đường đi cụ thể của từng loại chứng từ: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó, bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ.
Ví dụ:
Chứng từ nhập vật liệu (phiếu nhập vật tư) do phòng cung tiêu lập sau đó được chuyển đến thủ kho để làm căn cứ nhập vật liệu vào kho và ghi vào thẻ kho, tiếp theo chuyển cho bộ phận kế toán vật liệu để ghi sổ nhập vật liệu.
Để thực hiện việc luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng, bộ phận kế toán cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ cho loại chứng từ cụ thể. Việc xây dựng các sơ đồ như vậy, ngoài việc biểu hiện mối quan hệ về cung cấp số liệu của các bộ phân khác đối với bộ phận kế toán, còn cho phép xác định được những luồn thông tin kinh tế diễn ra thường xuyên trong đơn vị, xác định được những nguyên nhân làm cho số liệu kế toán thiếu chính xác và thiếu kịp thời.
d) Bảo quản chứng từ
Chứng từ kế toán khi được ghi sổ xong phải được bảo quản chu đáo và có hệ thống cùng với sổ kế toán có liên quan.
Do mọi sổ liệu phản ánh trong sổ kế toán, ngay khi ghi và sau đó phải có căn cứ đảm bảo tính pháp lý là các chứng từ kế toán và khi cần tiến hành kiểm tra tình hình kinh tế – tài chính của đơn vị thì cũng phải sử dụng các chứng từ kế toán, cho nên việc bảo quản các loại chứng từ là một yêu cầu cần thiết mang tính chất pháp lý mà các đơn vị phải có trách nhiệm thực hiện một cách nghiêm túc.
Theo quy định hiện hành, thời gian bảo quản chứng từ ở bộ phân kế toán là một năm, sau đó chứng từ kế toán được lưu trữ chung ở đơn vị kế toán. Việc bảo quản, lưu trữ được quy định ở khoản 5 Điều 40 của Luật Kế toán:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Sau khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ thì chỉ có kế toán trưởng mới được phép lấy ra, trong trường hợp muốn mang chứng từ ra bên ngoài đơn vị phải có thủ trưởng đơn vị ký duyệt.