Với điều kiện hiện nay để phần nào nõng cao chất lượng dịch vụ, nờn sử dụng phương phỏp "Dựng phiếu kiểm tra" để đỏnh giỏ chất lượng dịch vụ trong quản lý chất lượng như sau :
Đõy là phương phỏp đó được UPU sử dụng từ năm 1988 để kiểm tra chất lượng dịch vụ EMS trờn toàn thế giới (trong đú cú bao gồm cả bưu gưỉ EMS quốc tế đi, đến Việt Nam). Hiện nay UPU mới ỏp dụng phiếu kiểm tra đối với bưu gửi
Nếu ỏp dụng phương phỏp "phiếu kiểm tra" cho cỏc bưu gửi EMS trong nước thỡ quy trỡnh kiểm tra được tiến hành như sau :
Qui trỡnh được bắt đầu tại bưu cục gửi, khi một bưu gửi được lựa chọn để kiểm tra từ bưu cục gửi, tất cả cỏc thụng tin liờn quan đến bưu gửi này sẽ được điền vào cỏc cột mục của phiếu kiểm tra (Bảng 9: Phiếu kiểm tra chất lượng dịch vụ EMS).
Bảng 9: Phiếu kiểm tra chất lượng dịch vụ EMS.
ễ Nội dung Số liệu Ghi chỳ
1 Số bưu gửi EMS 2 Bưu cục nhận bưu gửi 3 Ngày/giờ nhận bưu gửi 4 Bưu cục đúng chuyến thư 5 Số hiệu chuyến thư
6 Ngày/giờ đúng chuyến thư 7 Số chuyến bay
8 Bưu cục mở chuyến thư 9 Ngày/giờ mở chuyến thư 10 Bưu cục phỏt bưu gửi 11 Ngày/giờ phỏt bưu gửi
Phiếu kiểm tra này sẽ được gửi đi cỏc đơn vị liờn quan bằng Email, cỏc bưu gửi vẫn được chuyển đi như bỡnh thường. Khi bưu gửi được phỏt cho người nhận thỡ “ngày giờ phỏt bưu bưu gửi" sẽ được điền vào phiếu kiểm tra và cũng được chuyển bằng Email cho bộ phận quản lý chất lượng dịch vụ để phõn tớch.
Nếu ỏp dụng phương phỏp này để thống kờ trong quản lý chất lượng dịch vụ EMS trong nước và quốc tế sẽ cú những ưu, nhược điểm như sau:
- Ưu điểm của phiếu kiểm tra là nú cú thể cung cấp thụng tin đầy đủ từng cụng đoạn của hành trỡnh chuyển phỏt bưu gửi EMS. Như vậy phiếu kiểm tra hành trỡnh của bưu gửi EMS thể hiện ba phần thời gian của toàn trỡnh chuyển phỏt:
Thời gian từ lỳc nhận gửi cho đến lỳc rời khỏi bưu cục gửi. Thời gian khai thỏc, vận chuyển bưu gửi.
Thời gian từ khi bưu gửi đến bưu cục nhận tới lỳc phỏt cho người nhận. - Một trong những nhược điểm của phiếu kiểm tra là bưu cục nhận cú thể búp mộo thụng tin nếu họ cố tỡnh điền sai ngày giờ phỏt. Một khú khăn khỏc của phiếu kiểm tra là đối với những đơn vị cú lưu lượng lớn và mạng EMS rộng thỡ việc đảm bảo cho cỏc bưu tỏ điền phiếu kiểm tra một cỏch hợp lệ khụng phải là đơn giản.
Phương phỏp này chỉ thực hiện được khi tất cả cỏc đơn vị cú tham gia vào quỏ trỡnh khai thỏc bưu gửi EMS đều thực hiện điền đầy đủ cỏc thụng tin vào phiếu kiểm tra, vỡ vậy khi thực hiện phương phỏp này Tổng Cụng ty phải đứng ra chỉ đạo và quản lý.