II. KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN GIA DỤNG TẠ
2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu điện gia dụng tại cơng ty:
Trong quá trình ký kết và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện gia dụng cơng ty An Quân luơn tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành.
2.1. Chủ thể hợp đồng:
Cơng ty An Quân là một cơng ty TNHH thành lập và hoạt động theo Luật Cơng ty (trước đây), bây giờ chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp (2000). Cơng ty được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu theo khoản 5, Điều 7 – Luật Doanh nghiệp. Cơng ty cũng đã đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan thành phố Hà Nội. Trong nhiều năm qua, cơng ty đã hoạt động theo đúng những ngành nghề đăng ký kinh doanh, thể hiện sự tuân thủ một cách đầy đủ sự quản lý Nhà nước đối với hoạt động xuất nhập khẩu. Với một đội ngũ nhân viên cĩ trình độ đã giúp cơng ty ký kết và thực hiện thành cơng nhiều hợp đồng, trong đĩ cĩ các hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện gia dụng, mang lại hiệu quả kinh tế cũng như uy tín cho cơng ty trên thị trường trong và ngồi nước.
Hiện nay, các hợp đồng của cơng ty do Giám đốc trực tiếp kí kết. Nhưng các hợp đồng này phải được Hội đồng thành viên chấp thuận, và được báo cho Hội
đồng thành viên biết chậm nhất 15 ngày trước khi ký. Điều này chứng tỏ cơng ty đã thực hiện đúng quy định tại Khoản 1, Điều 42 – Luật Doanh nghiệp.
Bên cạnh đĩ, để hợp đồng nhập khẩu cĩ hiệu lực pháp luật thì cơng ty cũng đặc biệt quan tâm đến việc tìm hiểu tư cách chủ thể của đối tác. Cơng việc này khơng những đảm bảo cho việc kinh doanh của cơng ty cĩ hiệu quả, mà cịn đảm bảo cho các hợp đồng nhập khẩu cĩ đầy đủ điều kiện hiệu lực theo quy định của pháp luật. Các bạn hàng của cơng ty đều là những cơng ty cĩ đầy đủ tư cách chủ thể theo quy định của pháp luật, cĩ uy tín trên thế giới, như: HITACHI (Nhật Bản), NINGBO GONGXING (Trung Quốc), SENTAL (Đức)…Người đại diện cho phía nước ngoài ký kết các hợp đồng nhập khẩu với Cơng ty An Quân đều là Giám đốc, phĩ giám đốc, đây là những người cĩ đầy đủ năng lực pháp luật của nước họ mang quốc tịch.
Trong những năm vừa qua, cơng ty đã ký kết và thực hiện được nhiều hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện. Đa số là với những đối tác quen thuộc, đã nhiều lần ký kết và thực hiện hoàn thành các hợp đồng nhập khẩu. Do đĩ, cơng ty cũng giảm bớt được khĩ khăn trong khâu tìm hiểu tư cách chủ thể của đối tác, và quan trọng hơn là tìm được nhà cung cấp ổn định đem lại hiệu quả kinh tế cao cho cơng ty.
2.2. Hình thức của hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện gia dụng.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay, thì các hợp đồng xuất nhập khẩu đều phải được ký kết dưới hình thức là văn bản mới cĩ hiệu lực pháp luật. Do vậy, tất cả các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty đều được thể hiện dưới hình thức là văn bản, điều này giúp cơng ty tránh được hợp đồng nhập khẩu bị vơ hiệu về mặt hình thức, thể hiện sự tuân thủ pháp luật và sự chặt chẽ trong kinh doanh. Đây cũng là cơ sở để thực hiện cũng như giải quyết các tranh chấp phát sinh.
Hiện nay, hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty đều được ký kết theo phương thức gián tiếp, đối với những bạn hàng quen thuộc thì cơng ty ký kết thơng qua việc chấp nhận đơn chào hàng của họ và văn bản chấp nhận đơn chào hàng được gửi đi bằng fax. Đây là phương thức ký kết nhanh nhất, đúng quy định của
pháp luật, giúp cơng ty nhanh chĩng đáp ứng được nhu cầu trong nước, chiếm lĩnh được thị trường điện dân dụng nội địa.
2.3. Đối tượng hợp đồng
Thiết bị điện gia dụng nĩi chung là một mặt hàng mang lại lợi nhuận khá cao cho cơng ty, đăc biệt là những đồ điện đã qua sử dụng. Nhưng cơng ty khơng chạy theo lợi nhuận mà vi phạm pháp luật. Theo Quyết định 46/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 04/04/2001, quy định cơ chế quản lý hàng xuất nhập khẩu thời kỳ 2001- 2005, thì thiết bị điện đã qua sử dụng là một trong những mặt hàng cấm nhập khẩu, vì thế các thiết bị điện gia dụng cơng ty nhập về hoàn tồn mới 100%, thực tế cho thấy tất cả các thiết bị điện cơng ty nhập về đều được cơ quan hải quan chấp nhận. Chưa cĩ một dấu hiệu nào cho thấy cơng ty cĩ hiện tượng vi phạm pháp luật về thiết bị điện mà cơng ty nhập khẩu về. Bên cạnh yêu cầu về thiết bị mới, thì cơng ty cũng rất chú trọng tới khâu chất lượng của sản phẩm nhập khẩu. Cho dù là bạn hàng quen thuộc hay mới ký kết lần đầu, cơng ty luơn đặt chất lượng của sản phẩm lên hàng đầu, tiêu chuẩn kỹ thuật cao. Tất cả các sản phẩm cơng ty nhập về luơn được kiểm tra kỹ lưỡng thơng qua một đội ngũ kỹ thuật viên giỏi. Điều đĩ làm cho uy tín của cơng ty trên thị trường ngày càng cao.
2.4. Nội dung hợp đồng.
Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh nhập khẩu, nên Cơng ty cĩ một đội ngũ cán bộ cĩ kiến thức về xuất nhập khẩu, chuyên soạn thảo các hợp đồng nhập khẩu. Nội dung hợp đồng nhập khẩu của cơng ty đầy đủ các điều khoản chủ yếu cấu thành hợp đồng theo Điều 50 – Luật Thương mại, các điều khoản tên hàng, số lượng, giá cả, thời hạn, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh tốn đều được ghi rõ ràng, cụ thể theo đúng quy định của pháp luật. Nội dung của hợp đồng được các bên xây dựng và thỏa thuận trên cơ sở tuân thủ pháp luật về hợp đồng mua bán ngoại thương của Việt Nam. Cơng ty và bạn hàng khơng ký kết hợp đồng cĩ những điều khoản trái với pháp luật Việt Nam, với điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia cũng như thơng lệ quốc tế, và luật pháp quốc gia mà bạn hàng mang
quốc tịch. Việc áp dụng nghiêm chỉnh pháp luật trong xây dựng nội dung hợp đồng là một việc làm cĩ tính nguyên tắc và cần thiết, như vậy sẽ tránh được trường hợp hợp đồng bị vơ hiệu về mặt nội dung.
Nhưng trong quá trình xây dựng nội dung hợp đồng, cơng ty dường như khơng chú ý đến điều khoản giải quyết tranh chấp. Rất nhiều hợp đồng của cơng ty khơng đưa vào điều khoản luật điều chỉnh. Đây cĩ thể là do sự chủ quan của cơng ty, bởi vậy khi cĩ tranh chấp xảy ra làm cho cơng ty gặp rất nhiều khĩ khăn. Bên cạnh đĩ, các văn bản pháp luật của nước ta trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cịn chưa hồn thiện: tính khái quát chưa cao, các quy định đơi khi khơng rõ ràng, các văn bản hướng dẫn cịn thiếu, cùng một vấn đề nhưng nằm ở nhiều văn bản khác nhau, gây cho cơng ty sự lúng túng trong việc áp dụng pháp luật vào các hợp đồng nhập khẩu của mình.
(Trong phụ lục là bản hợp đồng nhập khẩu máy làm nĩng lạnh nước uống số 12/AQ- GXE/03, ngày 12/03/2003 giữa Cơng ty TNHH An Quân và Cơng ty TNHH Điện dụng Ningbo Gongxing, Trung Quốc).
3. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại cơng ty
Sau khi cơng ty và đối tác đã thỏa thuận xong với nhau, sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Khi hợp đồng cĩ hiệu lực pháp lý, thì tuỳ theo từng quy định trong hợp đồng mà cơng ty chuẩn bị phương thức thanh tốn. Trong thời gian gần đây, các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty hầu hết được thanh tốn theo phương thức L/C. Cơng ty cĩ mở tài khoản tại chi nhánh ngân hàng EXIMBANK, Hà Nội.
Hàng hố mà cơng ty nhập khẩu thường được vận chuyển đến cảng Thành phố Hồ Chí Minh với các điều kiện giao hàng theo Icoterms 1990 hoặc Incoterms 2000 (theo thỏa thuận của từng hợp đồng). Thơng thường, trong điều khoản hợp đồng quy định điều kiện giao hàng là: CIF (Ho Chi Minh Port-Việt Nam) hoặc CFR (Ho Chi Minh Port-Việt Nam). Với những điều kiện giao nhận hàng hố này bên cơng ty hiểu rằng: cơng ty sẽ phải trả tiền hàng và nhận các chứng từ phù hợp
với hợp đồng, nhận hàng tại cảng thành phố Hồ Chí Minh; chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hố kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu tại cảng xếp hàng.
Một thực tế rằng, hầu hết trong các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty thì phía đối tác đều nhận mua các chi phí mua bảo hiểm, phí vận chuyển, phí bốc dỡ… Đây là sự thiệt thịi của cơng ty (nhưng cũng do trình độ nghiệp vụ hạn chế của các cán bộ được giao nhiệm vụ ký kết hợp đồng). Nếu cơng ty đàm phán nhận mua bảo hiểm hàng hố thì tiền hàng sẽ giảm đáng kể. Các chi phí vận chuyển cũng vậy, hàng hố nhập khẩu của cơng ty thường từ các quốc gia LB Nga, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Hồng Kơng… thì chúng ta cũng đã cĩ những phương tiện vận chuyển đi lại trên các tuyến đường này, với chi phí thấp hơn so với giá cước đối tác nước ngoài thuê chở. Nếu cơng ty cĩ những phương án chuẩn bị tốt hơn thì kinh doanh sẽ hiệu quả hơn trong tương lai.
Khi lơ hàng nhập khẩu của mình chuẩn bị đến cảng quy định trong hợp đồng, thì cơng ty sẽ nhận được thơng báo “Giấy báo nhận hàng”, trong “Giấy báo nhận hàng” cĩ các thơng tin: thời gian hàng đến cảng quy định; thời gian làm thủ tục nhận hàng; các giấy tờ cần thiết mang theo (Vận đơn gốc, giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền) để nhận Lệnh giao hàng. Thơng thường, Phịng dự án và đối ngoại được Hội đồng thành viên uỷ quyền trong việc nhận hàng. Để làm thủ tục hải quan nhận lơ hàng, các cán bộ Phịng Dự án và Đối ngoại phải chuẩn bị một bộ hồ sơ nhận hàng gồm: Vận đơn gốc; Hợp đồng gốc, hố đơn thương mại, bản kê khai hàng hố chi tiết; Giấy chứng nhận mã số thuế của cơng ty; Giấy chứng nhận mã số kinh doanh xuất nhập khẩu.v.v..
Việc giao nhận hàng và làm thủ tục hải quan được tiến hành rất chặt chẽ, theo Quyết định số 46/2001/QĐ- TTg của Thủ tướng Chính phủ thì “ Cấm nhập khẩu hàng điện gia dụng đã qua sử dụng” ( phụ lục 01, QĐ 46/2001/QĐ-TTg). Trên thực tế thì đây là mặt hàng thu được lợi nhuận cao trên thị trường trong nước. Cho nên quá trình khai báo, làm thủ tục hải quan thì mặt hàng của của cơng ty cịn chịu sự kiểm tra của Đội quản lý thị trường.
Trong một số trường hợp cơng ty An Quân sẽ uỷ thác việc giao nhận hàng cho một cơng ty giao nhận vận chuyển. Cơng ty này sẽ làm thủ tục nhận lơ hàng của cơng ty An Quân tại cảng đến quy định trong hợp đồng nhập khẩu đến kho, bãi quy định trong hợp đồng uỷ thác. Như vậy trong bộ hồ sơ mà cơng ty giao nhận vận chuyển đến nhận hàng tại cảng, ngoài những giấy tờ cần thiết thì cịn kèm theo hợp đồng uỷ thác nhận hàng giữa cơng ty An Quân và cơng ty vận chuyển.
Quá trình kiểm tra hàng hố nhập khẩu của cơng ty diễn ra tương đối nhanh chĩng, thơng thường trong quá trình tiếp nhận hàng, thì việc kiểm tra hàng thường do cán bộ của cơng ty đảm nhận. Đây là một đội ngũ cán bộ với kỹ thuật nghiệp vụ cao, cịn đối với những hợp đồng cĩ giá trị lớn thì cơng ty sẽ thuê Vinacontrol kiểm tra và giám định chất lượng hàng.