I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY
2. Bộ máy tổ chức của Cơng ty
Với số lượng ban đầu mới chỉ là 12 cán bộ cơng nhân viên hiện nay cơng ty đã cĩ số cơng nhân viên là gần 60 người. Từ chỗ chưa cĩ bộ máy tổ chức đã
cĩ cơ cấu tổ chức rõ ràng với các phịng kinh doanh, phịng xuất nhập khẩu,
phịng kế tốn tài chính, phịng hành chính, phịng tổ chức nhân sự … Qua 7 năm phát triển cơng ty đã cĩ cơ cấu bộ máy rõ ràng với các bộ phận chức năng
sau:
Sơ đồ bộ máy tổ chức của cơng ty.
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức của cơng ty Thanh Bình HTC
PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG KẾ HOẠCH SX-KD TRUNG TÂM SX-KD PHỊNG XNK P.TÀI CHÍNH KẾ TỐN GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG TỔ CHỨC PHỊNG BAN KHÁC CỬA HÀNG KD SỐ1 CỬA HÀNG KD SỐ 2 X SX SỐ 1 X SX SỐ 2 TỔ KHO VẬN TỔ NGHIỆP VỤ KẾ TỐN TỔ KẾ TỐN TÀI CHÍNH TỔ KINH DOANH TỔNG HỢP LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
- Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy tổ chức:
+ Giám đốc: là người quyết định thực thi kế hoạch, chiến lược phát triển
của cơng ty. Thơng qua sự tích hợp những ý kiến, đánh giá cĩ được từ hệ thống
các phịng ban trực thuộc sự quản lý của giám đốc như các phĩ giám đốc, phịng xuất nhập khẩu, phịng tài chính kế tốn.
Giám đốc cĩ nhiệm vụ chủ yếu là:
* Theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Ký các hợp đồng lao động hay thoả ước lao động với cơng nhân.
* Thay mặt doanh nghiệp ký kết các hợp đồng kinh tế phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
* Bổ nhiệm miễn nhiệm các chức vụ lãnh đạo trong từng bộ phận của
cơng ty.
* Đại diện cho cơng ty để giao dịch với cơ quan nhà nước , các tổ chức
kinh tế và với tào án về mọi vấn đề cĩ liên quan đến hoạt động của cơng ty.
+ Các phĩ giám đốc: là bộ phận tham mưu cho giám đốc về các kế
hoạch, chiến lược phát triển cơng ty.
Phĩ giám đốc tổ chức và triển khai các quyết định của giám đốc tới các
phịng ban trực thuộc do mình quản lý theo sự phân cơng của giám đốc. Như
các phịng kế hoạch sản xuất kinh doanh, trung tâm sản xuất kinh doanh, phịng tổ chức và các phịng ban khác của cơng ty.
+ Phịng kế tốn tài chính: cĩ nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc tổ chức
thực hiện, chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị trực thuộc trên cơ sở mục tiêu chung của toàn cơng ty và yêu cầu của của các bộ phận khác đề ra yêu cầu cho bộ phận
mình.
* Xử lý các vấn đề phát sinh về tài chính tiền tệ, xác định những thế
mạnh và điểm yếu của cơng ty để huy động vốn cho các hoạt đơng của doanh
nghiệp.
* Bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh.
* Xây dựng kế tốn tài chính và thống kê theo pháp lênh hiện hành của nhà nước.
* Quản lý sử dụng tài sản, vật tư, hàng hố, quỹ khấu hao tài sản cố định để mua sắm, xây dựng tranh thiết bị mới, các nguồn vốn dùng cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của cơng ty.
* Mở tài khoản tại ngân hàng.
* Hoạch tốn giá, thành lập và phân tích báo cáo tài chính như : bố cáo
kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế tốn…
+ Phịng tổ chức:là phịng cĩ chức năng tham mưu giúp giám đốc và phĩ
giám đốc phụ trách của cơng ty tổ chức thực hiện cơng tác, xây dựng và lựa
chọn mơ hình tổ chức lao động sao cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Và tổ chức bộ máy quản lý đơn vị, cơ cấu bộ máy phải gọn nhẹ, hiệu quả
và khoa học, chủ động lập kế hoạch chi tiết và phân cơng lao động hợp lý.
Nhiệm vụ của phịng tổ chức:
* Thực hiện tuyển dụng lao động, đào tạo bồi dưỡng cán bộ. Sử dụng cán
bộ đúng năng lực chuyên mơn.
* Thực hiện chế độ khen thưởng đúng mức, xây dựng kế hoạch tiền lương, lựa chọn phương thức trả lương.
*Thực hiện phân phĩi thu nhập cho lao động và cơng tác chính sách xã hội bảo hộ an tồn lao động.
* Tổ chức thi đua khen thưởng và kỉ luật, giải quyết các đơn thư khiếu
nại, thanh tra kiểm tra đảm bảo an toàn trật tự, cơng tác phịng cháy chữa cháy
cho cơng ty.
* Tổ chức các cơng tác hành chính quản trị, mua sắm các trang thiết bị văn phịng, bố trí nơi làm việc, điện nước, tổ chức cơng tác dịch vụ văn phịng.
+ Phịng xuất nhập khẩu: cĩ chức năng là tham mưu cho giám đốc về các
nghiệp vụ kinh doanh quốc tế.
Chức năng của phịng xuất nhập khẩu là thu thập thơng tin về các mặt hàng mà cơng ty đang kinh doanh trên thị trường quốc tế, để tìm ra các khách hàng tiềm năng cho cơng ty. Và chuẩn bị các cơng tác cho việc kí kết hơp đồng
+ Phịng kế hoạch sản xuất kinh doanh: cĩ nhiệm vụ và chức năng lập kết
hoạch kinh doanh, các chỉ tiêu cho phĩ giám đốc tham khảo trình lên giám đốc
và báo cáo kết quả kinh doanh của các cửa hành kinh doanh lên phĩ giám đốc
phụ trách. Và nhận nhiệm vụ của mình theo quyết định của phĩ giám đốc phụ
trách.
+ Trung tâm sản xuất kinh doanh: cĩ chức năng giám sát các xưởng sản
xuất , tổ kho vân, tổ nghiệp vụ kỹ thuật để báo cáo lên phĩ giám đốc phụ trách.
Nhiệm vụ của trung tâm sản xuất kinh doanh là tổ chức cho các xưởng
sản xuất của cơng ty, sản xuất ra các sản phẩm theo chỉ thị ơ trên. và tổ chức kho
vận để nhập hàng hố về bảo quản hoặc sản xuất. Và giao nhiệm vụ cho tổ
nghiệp vụ kĩ thuật kiểm tra các sản phẩm trước khi xuất xưởng, cũng như kiển
tra chất lượng sản phẩm mua về nhập kho.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy tổ chức:
Do cơng ty Thanh Bình HTC là một cơng ty tư nhân, nên trong bộ máy tổ
chức giám đốc là người cĩ quyền cao nhất và quyết định các vấn đề quan trọng
của cơng ty. Giám đốc thu thập thơng tin từ các phịng các phĩ giám đốc và các phịng ban trong cơng ty, từ đĩ ra các quyết định để các phịng ban thực hiện
nhiệm vụ.
Cịn các phĩ giám đốc tham mưu cho giám đốc về các kế hoạch phát triển cơng ty, và điều hành các phịng ban trực thuộc mình quản lý. Thu thập các
thơng tin từ các phịng ban đĩ để hỗ trợ cho giám đốc trong việc ra các quyết định.
Các phịng ban: phịng kế hoạch sản xuất kinh doanh, trung tâm sản xuất
kinh doanh, phịng xuất nhập khẩu, phịng tài chính kế tốn, phịng tổ chức, và các phịng ban khác sẽ nhạn các nhiệm vụ của mình từ cấp trên để chỉ đạo cấp dưới của mình thực hiện nhiệm vụ. Và thu thập thơng tin từ các đơn vị thuộc
mình quản lý để báo cáo lên cấp trên.
Như Phịng kế hoạch sản xuất thu thập thơng tin từ các cửa hàng kinh
Trung tâm sản xuất kinh doanh thì nhận các kế hoạch sản xuất từ phĩ
giám đốc phụ trách, sau đĩ giao kế hoạch cho từng xưởng sản xuất. Phân việc
cho tổ kho vận giao và chuyển hàng, tổ nghiệp vụ kỹ thuật kiểm tra các sản
phẩm.
Phịng xuất nhập khẩu thì tìm kiếm thơng tin thị trường và tìm các nhà cung cấp tiềm năng báo cáo cho giám đốc. Và chuẩn bị các cơng tác đàm phán, dao dịch và soạn thảo hợp đồng cho giám đốc ký kết với bên nước ngoài.
Phịng tài chính kế tốn tổng hợp các số liệu thống kê về mua bán các mặt hàng qua đĩ báo cáo cho giám đốc biết được tình hình tài chính của cơng ty.