II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CƠNG TY
2. Quá trình tổ chức hoạt động nhập khẩu của Cơng ty MESCO
Quy trình nhập khẩu của Cơng ty MESCO được thực hiện thơng qua các bước sau đây:
2.1. Nghiên cứu thị trường
Việc nghiên cứu thị trường trong và ngồi nước do hai phịng kế hoạch và
đầu tư kết hợp với phịng tư vấn mua sắm và đầu tư quốc tế tổ chức thực hiện.
Hai phịng này cĩ nhiệm vụ hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình điều tra nhu cầu thị trường về ngồi nước, nghiên cứu kỹ đối tác nước ngài về khả năng cung ứng
hàng hố dịch vụ, đặc tính của sản phẩm hàng hố dịch vụ đĩ và giá cả cơng
dụng của nĩ. Mọi thơng tin về đối thủ cạnh tranh phải được phản ánh kịp thời để
ban lãnh đạo cĩ sách lược đối phĩ với những biến động trên thị trường.
2.2. Lập phương án kinh doanh
Sau khi nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngồi nước nắm rõ tình hình các mặt hàng bước tiếp theo doanh nghiệp lập phương án kinh doanh cụ thể cho
mặt hàng đĩ. Phương án kinh doanh phải lập cụ thể và chi tiết đồng thời dự kiến được các vấn đề phát sinh. Phương án kinh doanh do ban lãnh đạo cấp cao của
cơng ty lập ra dưới sự tư vấn đĩng gĩp ý kiến của các phịng ban trong tồn cơng ty.
2.3. Đàm phán và ký kết hợp đồng
* Đàm phán
Phương án kinh doanh được phê duyệt doanh nghiệp đã lựa chọn được đối
tác cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra, các bên tiếp xúc với nhau qua bàn đàm phán để thương thuyết hay mặc cả các vấn đề liên quan đến hàng hố như: giá
cả, chất lượng, cơng dụng, địa điểm và thời gian giao hàng… sau khi cuộc đàm phán kết thúc các bên thống nhất được ý kiến bước tiếp theo là ký kết hợp đồng.
Bản ký kết hợp đồng thơng thường đã được bên cung ứng soạn thảo sẵn
với các điều khoản liên quan đến hàng hố về vấn đề liên quan đến khiếu nại,
khiếu kiện. Sau khi xem xét xong bản hợp đồng phù hợp với yêu cầu các bên ký kết vào bản hợp đồng quan hệ pháp lý được xác lập kể từ khi hai bên ký vào bản
dự thảo hợp đồng và các bên cĩ nghĩa vụ phải thực hiện đúng như yêu cầu trong
hợp đồng đã ký kết.
2.4. Tổ chức thực hiện nghĩa vụ hợp đồng
* Bên cung ứng:
- Chuẩn bị hàng hố: Đảm bảo phù hợp với hợp đồng, giao đúng thời hạn
- Phiếu đĩng gĩi: phải được lập thành một số bản, trong đĩ cĩ 1 bản để
ngay trong kiện hàng, bản cịn lại gửi theo kèm chứng từ cho người mua và để
khai báo hải quan nếu cần.
- Giấy chứng nhận phẩm chất
- Làm đầy đủ thủ tục và xin phép xuất khẩu
- Làm thủ tục hải quan để xin phép xếp hàng xuống tàu
- Bốc xếp hàng xuống tàu tại cảng đầu tiên theo quy định trong hợp đồng
vận tải.
- Làm mọi thủ tục để nhận định thanh tốn tiền hàng theo đúng quy định
của hợp đồng mở L/C.
* Bên mua: Bên mua cĩ nghĩa vụ sau:
- Làm thủ tục xin phép nhập khẩu
- Làm thủ tục mở L/C
- Sau khi mở L/C đơn đốc bên cung ứng thơng báo về tình hình giao hàng, tin tàu
- Thuê tàu (nếu hợp đồng thoả thuận nghĩa vụ này thuộc người mua)
- Mua bảo hiểm
- Làm thủ tục khai báo hải quan theo yêu cầu của nhà nước
- Nhận hàng: Cĩ thể trực tiếp nhận hàng hay nhận hàng qua cảng. Riêng
đối với Cơng ty MESCO nhận hàng qua cảng.
- Kiểm tra hàng
- Thanh tốn tiền hàng.
Trên đây là quy trình tiến hành nhập khẩu của Cơng ty MESCO. Quy trình
này được tiến hành khá chặt chẽ và bài bản, mỗi giai đoạn được tập thể ban lãnh
đây cũng cho thấy nghiệp vụ xuất nhập khẩu của cơng ty ngày càng được hoàn thiện.