Ngay sau khi nhận được điện chỉ định đại lý của chủ tàu, đại lý viên cần nắm đủ thơng tin về tàu, hàng hĩa…nếu thiếu cần yêu cầu bổ xung. Đại lý cần thơng báo bằng điện tín cho thuyền trưởng tọa độ chính xác của trạm hoa tiêu để thuyền trưởng đưa tàu và yêu cầu tàu bố trí người trực VHF kênh 16 (kênh liên lạc quốc tế) 24/24h/ngày để liên lạc với đại lý và hoa tiêu để thơng báo chính xác thời gian tàu đến và nhận kế hoạch cập cầu làm hàng.
• Đối với cảng vụ:
Đây là cơ quan thực hiện các chức năng pháp lý của nhà nước về Hàng hải, thay mặt cục Hàng hải Việt Nam cho phép hoặc khơng cho phép tàu Việt Nam, tàu nước ngồi vào lãnh thổ Việt Nam. Vì vậy đại lý tàu biển phải thay mặt chủ tàu làm cơng văn xin phép cho tàu được phép vào Việt Nam đúng thời hạn quy định trong bộ luật Hàng hải Việt Nam.
• Đối với hoa tiêu:
Yêu cầu cơng ty hoa tiêu bố trí hoa tiêu chờ sẵn tại vị trí thuận tiện nhất và giữ liên lạc thường xuyên với tàu, sao cho khi tàu đến điểm đĩn hoa tiêu là cĩ thể lên tàu ngay đểđưa tàu vào cầu/vùng neo quy định để làm hàng.
• Đối với chủ hàng:
Thơng báo cho người nhận trước 7,6,5,4,3 ngày và 48,24h tàu đến cảng và yêu cầu người nhận hàng xuất trình B/L hay LOI (theo chỉ thị của chủ tàu) để nhận D/O và thu xếp các thủ tục cần thiết đối với hàng hĩa và sẵn sàng nhận hàng.
• Đối với điều độ:
Thường xuyên liên lạc với điều độ cảng để thu xếp cầu cho tàu và thơng báo cho chủ tàu biết về lịch trình của tầu tại cảng kể cả ETC/D.
• Đối với người đại lý:
Ngay sau khi cĩ giờ chính xác tàu được phép vào cảng, đại lý viên phải báo cho tàu kế hoạch vào cầu, làm hàng và thời gian cho hoa tiêu lên tàu.
Muốn hồn thành cơng việc với hiệu quả cao địi hỏi người đại lý phải biết rất rõ tình hình khí tượng, thủy văn, độ sâu của luồng chạy từ trạm hoa tiêu cảng cùng với những thơng báo hàng hải khác và đặc điểm riêng của luật lệ, phong tục, tập quán, con người Việt Nam.
Yêu cầu phải cĩ kiến thức nhất định về pháp lý, là người biết cách giao tiếp, nhanh nhẹn, linh hoạt và đặc biệt cĩ khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ.
Người đại lý tàu biển phải đĩng vai trị trung gian bằng sự khơn khéo và trình độ tổ chức của mình đưa tàu vào cảng một cách an tồn , sớm nhất và hiệu quả nhất. Làm tốt các yêu cầu trên sẽ giúp cho tàu rút ngắn hoặc triệt tiêu được thời gian chờ đợi, vào cảng làm hàng được ngay đemlại lợi ích kinh tế khơng chỉ cho đơn vị kinh doanh khai thác cảng mà đặc biệt là chủ tàucĩ thể tiết kiệm được chi phí của tàu đến ngày sau.