III. Đánh giá chung hiệu quả sử dụng vốn lu động của công ty
2. Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động ở công ty XNK Máy Hà Nộ
2.4. Giảm dự trữ hàng tồn kho
Hàng tồn kho là bộ phận quan trọng của vốn lu động ở công ty. Nó đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra thờng xuyên liên tục. Quản lý tốt hàng tồn kho sẽ giúp cho công ty thực hiện tốt mức luân chuyển hàng hoá giảm số hàng tồn kho, tăng tốc độ quay vọng hàng tồn kho từ đó góp phần tăng hiệu quả sử dụng vốn lu động.
Trên thực tế quản lý hàng tồn kho bao gồm việc lập kế hoạch tổ chức quản lsy các hoạt động nhằm vào luồng hàng hoá đi vào và đi ra khỏi doanh nghiệp. Trong qt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có rất nhiều quyết định phụ thuộc vào quản lý hàng tồn kho chẳng hạn khi nào là thời điểm tốt nhất để mua hàng hoá? Nên tổ chức việc mua hàng nh thế nào? Cách tốt nhất để quản lý hàng tồn kho là gì? Quản lý tốt hàng tồn kho là phải xác định đợc mức tối u, tức là làm tốt các công việc trên và đa ra đợc quyết định về khối lợng hàng cần mua vào để dự trữ cũng nh thời gian để dự trữ chúng.
Tại Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội hàng tồn kho năm 2001 tăng so với năm 2000 điều này cho thấy công tác quản trị hàng tồn kho của công ty qua hai năm cha đem lại hiệu quả cao. Hàng hoá ứ đọng nhiều, qua đó ta thấy cần thiết xây dựng hệ thống tồn kho sao cho hợp lý. Hiện nay trong bộ phận tồn kho chủ yếu là hàng hoá thuộc hai lĩnh vực khác nhau là bộ phận liên quan đến xuất khẩu và bộ phận liên quan đến nhập khẩu.
- Đối với bộ phận liên quan đến nhập khẩu: Đây là lĩnh vực kinh doanh khá đặc biệt nên nó đòi hỏi một số điều cần quan tâm riêng trớc khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá.
+ Phải tổ chức triển khai công tác nghiên cứu thị trờng trong nớc về tất cả các lĩnh vực: nhu cầu, thị hiếu và xu hớng tiêu dùng dựa trên cơ sở tiềm lực tài chính của khách hàng, nhu cầu có khả năng thanh toán, lối sống văn hoá, trào lu xã hội... từ đó xác định mặt hàng cần nhập về tính chất, đặc điểm, giá cả.
+ Do hàng nhập khẩu phải đối mặt với hàng sản xuất trong nớc nên công ty cần tìm hiểu trớc về đặc điểm của hàng hoá sản xuất trong nớc nh khả năng cung ứng, giá cả, chất lợng cũng nh các vấn đề khác có khả năng ảnh hởng đến sản xuất trong nớc nh chính sách thơng mại quốc tế, thuế, tất cả các yếu tố đều tác động đến khả năng tiêu thụ hàng nhập khẩu.
+ Xu hớng biến động tỉ giá hối đoái trong thời gian tới, cần phải quan tâm tới vấn đề này vì chính nó là cầu nối trung gian giữa giá mua và giá bán. Nếu dự báo tỷ giá tăng tức giá kỳ vọng tính theo VNĐ sẽ tăng lên không có lợi trong cạnh tranh về mặt giá cả hàng sản xuất trong nớc. Trong những trờng hợp này công ty nên xem xét lại kế hoạch nhập hàng, còn nếu chúng đợc dự báo ng- ợc lại thì đó là lợi thế cho công ty.
+ Thời điểm nhập hàng phải là lúc mà nhu cầu đang trong giai đoạn đầu của thời kỳ phát triển và cung trong nớc còn hạn chế, chớ nên nhập hàng trong khi chúng đang trong tình trạng tràn ngập thị trờng.
+ Trong quá trình nhập hàng thì chúng ta đợc coi là dự trữ do vậy cần phải rút ngắn thời gian vận chuyển, bốc dỡ tránh để chúng phải lu cảng quá lâu gây ứ đọng vốn và có thể làm giảm giá trị hàng hoá hoặc mất đi cơ hội tiêu thụ vì lý do chậm trễ.
+ Sau khi đã nhận hàng về kho công ty là ngời quản lý trực tiếp chúng lúc này biện pháp duy nhất có thể làm là tìm cách đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ tăng cờng công tác tham gia hội chợ triển lãm, hội chợ hàng tiêu dùng để mở rộng quan hệ với khách hàng, duy trì tốt các quan hệ cũ.
+ Đối với hàng tồn kho đã rơi vào tình trạng lỗi thời, khả năng tiêu thụ kém công ty lên mạnh dạn chịu tổn thất phần nào để nhanh chóng giải phóng nguôngời vốn tồn đọng bằng cách hạ giá. Hơn nữa điều này còn giúp công ty tránh đợc những tổn thất khác có thể xảy ra nh chi phí lu kho, bảo quản, tổn thất do chất lợng hàng hoá giảm, hoặc do mất mát hao hụt.
Tóm lại đối với hàng hoá nhập khẩu thì vấn đề đợc coi trọng không chỉ là công tác quản lý chúng sau khi đã nhập mà quan trọng hơn là lúc đa ra quyết định nhập: nhập hay không, loại nào bao nhiêu, từ đâu và khi nào đến?
- Đối với bộ phận liên quan đến xuất khẩu:
Với định hớng đẩy mạnh xuất khẩu trong thời gian tới thì đây là một vấn đề công ty nên quan tâm. Do tính chất mùa vụ trong cả thị trờng đầu vào và đầu ra nên dự trữ là điều cần thiết. Tuy nhiên dự trữ thế nào cho hiệu quả mới là câu hỏi cần đợc trả lời.
Trớc khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu công ty nên quan tâm một số vấn đề sau:
+ Nghiên cứu thị trờng xuất khẩu để quyết định nhập loại mặt hàng nào, cần sản xuất và có khả năng sản xuất, quy mô sản xuất. Từ đó đi đến quyết định tơng tự đối với nhu cầu nguyên vật liệu của công ty.
+ Sau khi đã xác định đợc loại nguyên vật liệu lại tiếp tục nghiên cứu thị trờng nhng lại với t cách là ngời mua để lựa chọn đợc nguồn cung ứng tốt nhất (giá cả, chất lợng, phơng thức thanh toán).
Nếu mua nguyên vật liệu mang tính chất mùa vụ cao công ty buộc phải thu mua đủ lợng dự tính cần thiết.
Với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu theo đơn đặt hàng thì công ty nên áp dụng phơng thức cung ứng kịp thời là phù hợp nhất.
+ Do tính chất không ổn định sau thị trờng đầu ra nên quy mô sản xuất có thể dao động. Vì vậy công ty nên xem loại nào hay gặp tình huống giao động và biên độ giao động của nó để có biện pháp duy trì dự trữ bảo hiểm nhằm duy trì tính liên tục trong sản xuất kinh doanh cũng nh tránh bị bỏ lỡ cơ hội trong kinh doanh. Mặt khác nó còn liên quan đến quyết định về vấn đề tìm nguồn tài trọ.
Thờng xuyên tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu để có biện pháp kịp thời nhằm hạn chế tổn thất hao hụt ngoài định mức.
Tóm lại để nhanh chóng giảm hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho có hiệu quả hơn trong những năm tới công ty cần thực hiện các bớc sau:
- Tiến hành xác định một cách chính xác nhu cầu hàng hoá trong kỳ kinh doanh.
- Cân đối nhu cầu và khả năng đáp ứng của công ty để đảm bảo có đợc hệ thống tồn kho có hiệu quả thông qua khả năng huy động vốn... Từ đó xác định khối lợng chính xác hàng nhập nhằm bảo đảm tính liên tục cho quá trình kinh doanh và giảm đến mức tối thiểu các chi phí liên quan đến dự trữ.
- Phải xác định nguồn hàng cung ứng và giá cả của hàng hoá nhằm mục tiêu tối thiểu hoá chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá.
- Hạch toán chi phí một cách chính xác, đây là một yếu tố qan trọng ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động tồn kho của công ty. Vì vây cần đánh giá chính xác từng khoản chi phí tồn kho, một vấn đề thuộc về nghệ thuật kinh doanh đó là công ty làm sao đẩy dự trữ sang cho phía ngời bán. Nghĩa là bằng uy tín và mối quan hệ tạo ra đợc ngời cung cấp hàng hoá tin cậy để trong mọi trờng hợp có khả năng giảm thời gian liên lạc và mua bán hàng hoá đảm bảo đáp ứng cao nhất nhu cầu thị trờng bằng cách tạo sự tin câỵ với ngời bán. Công ty sẽ có điều kiện giảm đợc vốn dự trữ và các chi phí khác có liên quan trong khâu này.