Thực trạng quản lý vật t−ở Công ty vật t− nông sản:

2.1- Sơ bộ báo cáo kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty vật t− nông sản qua các năm 1999,2000,2001và dự báo xu h−ớng phát triển công ty năm 2002.

+ Kết quả hoạt dộng sản xuất kinh doanh năm 1999 , 2000, 2001

chỉ tiêu Mã 1999 2000 2001

Tổng doanh thu O1 357.831.254.250. 513.167.228.886. 537.435.202.644

Doanh thu thuần O2 357.831.254.250. 513.167.228.886. 537.435.202.644

Giá vốn hàng bán O3 34.465.052.519. 478.821.102.013. 509.431.406.778

Lãi gộp O4 17.366.201.731. 34.346.126.873. 28.003.795.866.

Chi phí bán hàng O5 10.754.003.604. 26.535.298.759. 28.169.415.329.

Chi phí quản lý DN O6 7.248.120.681. 6.623.645.284. 6.268.525.411.

Lợi tức từ hoạt động kinh doanh O7 -635.922.554. 1.187.182.830. -6.434.144.874.

Lợi tức từ hoạt động tài chính O8 0 0 0

Chi phí hoạt động tài chính O9 -1.908.476.712. -3.816.605.083. 469.472.063. lợi nhuận hoạt động tài chính 10 -1.908.476.712. -3.816.605.083. -469.472.063.

thu nhập bất th−ờng 11 2.621.712.173. 3.413.207.500. 11.666.937.642.

chi phí bất th−ờng 12 -31.717.171. -251.298.145. 0

Lọi nhuận bất th−ờng 13 2.653.429.344. 3.161.909.355. 11.666.937.642.

Tổng lãi tr−ớc thuế 14 77.312.907 532.487.102 538.672.117

Trích : Báo cáo tài chính năm 1999,2000,2001

Biểu đồ so sánh lãi thuần các năm 1999,2000,2001

Bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp năm 2000,2001

Nguồn: Trích thuyết minh báo cáo tài chính doanh nghiệp năm 1999,2000

Phân tích và sánh kết quả kinh doanh năm 2000 với năm 2001 ta thấy do năm 2001 l−ợng vật t− ứ đọng quá nhiều hơn nữa kế hoạch cung ứng vật t− không đồng bộ và kịp thời dẫn đến l−ợng tồn kho vẫn cứ quá tăng so với dự trữ an toàn và do đó doanh nghiệp phải có chính sách giảm giá để khắc phục tình trạng tồn kho vá đọng hàng hoá. Đó là ch−a kể đến việc cạnh tranh của các nhà máy phân bón khác trong cả n−ớc đặc biệt là

Đơn vị: đồng năm 1999 2000 2001 Chỉ tiêu Chênh lệch Tỷ suất so với doanh thu ( %)

năm Năm 2000 năm 2001 Tiền % 2000 2001 Tổng doanh thu ( đồng) 513167228886 537435202644 24267973758 4.73 100.00 100.00 Doanh thu thuần 513167228886 537435202644 24267973758 4.73 100.00 100.00 Giá vốn hàng bán 478821102013 509431406778 30610304765 6.39 93.31 94.79 Lãi gộp 34346126873 28003795866 -632331007 -18.47 6.69 5.21 Chi phí bán hàng 26535298759 28169415329 1634116570 6.16 5.17 5.24 Chi phí quản lý DN 6623645284 6268525411 -355119873 -5.36 1.29 1.17 Lợi tức từ hoạt động kinh doanh 1187182830 -6434144874 -7621327704 -641.97 0.23 -1.20

đồng

77312907 538672117 538672117

532487102 Ký hiệu

34 nhà máy phân đạm Hà Bắc phân lân Văn điển... Không những phải hạ giá bán sản phẩm mà doanh nghiệp còn phải chịu nhiều các chi phí khác có liên quan đén vật t− và tồn kho. Do đó kết quả kinh doanh năm 2001 giảm hẳn so với năm 2000 và thậm chí còn không thể thu hòi vốn và có lãi. Nh−mg trong kỳ do đa dạng hoá các loại hình kinh doanhcác mặt hàng và các sản phẩm khác nhau nhất là mở rộng kin doanh bao bì và gạo xuất khẩu nên đã bù đắp đ−ợc những chi phí cho doanh nghiệp đặc biệt là tổng l−ợng thu nhập bất th−ờng ngoài kinh doanh và thu kỳ tr−ớc 11.666.937.642 đồng đã làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghịêp có lãi 538.672.117 đồng Nghiên cứu các tác nhân gây ra việc giảm lợi tức từ hoạt động kinh doanh ta thấy ở đây giá vốn chiếm tới hơn 90% trong tổng doanh thu và chi phí bán hàng ở mức là ttừ 5% - 6% Tổng doanh thu. Điều đó có nghĩa là giá vốn hàng bán đã có tác động cùng với giá bán không đủ bù đắp những chi phí và vốn.

Nghiên cứu các tác nhân gây ảnh h−ởng đến tình hình tăng giảm chỉ tiêu doanh lợi ta có kết luận rút ra làm kinh nghiệm cho kỳ kế hoạch. Đó là việc nâng cao, hoặc ít nhất cũng là ổn định giá bán để đủ bù đắp vốn kinh doanh bỏ ra và những chi phí khác liên quan đến tiêu thụ sản phẩm. Tr−ớc hết đó là việc lập kế hoach hậu cần tháng và quý để đảm bảo mức cun ứng vật t− một cách hợp lý nhất không làm hạ giá thành sản phẩm. Có nh− thế mới có rhể nâng cao đ−ợc doanh lợi của doanh nghiệp trong kỳ. 2.2 – Phân tích tình hình mua( nhập) vật t− ở doanh nghiệp :

Tình hình nhập vật t− vào doanh nghiệp ảnh h−ởng trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch vật t− và đến việc đảm bảo vật t− cho sản xuất. Phân tích tình hình nhập vật t− là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng mua bán giữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dung theo số l−ợng, chất l−ợng, theo quy cách mặt hàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đều đặn theo từng đơn vị kinh doanh .

2.2.1-Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật t− về mặt số l−ợng

Chỉ tiêu về mặt số l−ợng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói nên quá trình nhập vật t− vào doanh nghiệp. Chỉ tiêu này phản ánh số l−ợng của một loại vật t− nào đó nhập trong kỳ kế hoạch từ tất cả các nguồn.

Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật t− bắy đầu từ việc xác định mức độ hoàn thành kế hoạch của từng loại vật t− theo số l−ợng và ảnh h−ởng của từng nhân tố đối với việc hoàn thành kế hoạch đó.

Mức hoàn thành kế hoạch đ−ợc xác định bằng th−ơng sốgiữa khối l−ợng th−c tế nhập vào của mỗi loại vật t− trong kỳ báo cáo so với kế hoạch đã lập ra.

Nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch hậu cần vật t− về số l−ợng là các khách hàng không hoàn thành kế hoạch giao hàng hoặc hàng đã chuyển đi nh−ng đang còn trên đ−ờng đi. Để xác định ảnh h−ởng của từng nguyên nhân đối với việc thực hiện kế hoạch hậu cần vật t− cụ thể trong quý 4 của Công ty vật t− nông sản nh− bảng sau:

Bảng tình hình nhập vật t− theo số lựợng

Nguồn Trích Báo cáo hàng hoá năm 2001

thực tế kế hoạch hoàn thành(%) tên vật t− đơn vị kế hoạch mua đã chuyển hàng nhập mức độ hoàn thành kế hoạch (%) KH giao hàng hàng trên đ−ờng Tổng số Số hàng nhập từ những lần tr−ớc Urea tấn 110000 215135 123933 112.66 95.57 12.6 108.24 91202 KCL tấn 5000 9525 9525 190.5 90.5 90.5 181 SA tấn 0 50 50 - - - - 50 Đạm tấn 0 0 0 - - - - NPK tấn 7500 5500 5500 73.3 -26.66 -26.66 -53.33 DAP tấn 15000 17257 17257 115.14 15.04 15.04 30.09 Lân tấn 0 0 0 0 0 0 0 Tổng Tấn 137500 247467 156265 113.6 79.97 13.64 93.62

36

ở đây, Tình hình giao hàng nhìn chung hoàn thành về mặt số l−ợng, mức độ hoàn thành kế hoạch là 173,6% nh−ng về thực tế giao chỉ đạt tỷ lệ 93.62 % so với mức giao hàng và hàng đã nhận đ−ợc do đó không đảm bảo tình hình cung ứng vật t− doanh nghịêp. Do đó có tình trạng vật t− ứ đọng lại và giao khi không cần thiết dẫn đến tình trạng tồn kho. Trong kế hoạch dự báo nhu cầu và đơn hàng,đảm bảo đày đủ trong quá trìh kinh doanh nh−ng do một số mặt hàng nh− urea, kali, DAP v−ợt quá đơn hàng cùng với việc tiếp nhận vật t− kỳ tr−ớc dẫn đến khối l−ợng tồn kho tăng lên và đã v−ợt quá chỉ tiêu 13,6% và v−ợt quá chỉ tiêu tiếp nhận là 93,6% l−ợng vật t− kế hoạch. Tuy đó là l−ợng vật t− thừa nh−ngvề mặt hàng NPK lại chỉ thực hiện có 73% kế hoạch tức là còn thiếu một l−ợng bằng 2000 tấn t−ơng đ−ơng với 26.66% kế hoạch giao hàng

Đó là một hạn chế trong việc quản lý quá trìh cung ứng vật t− trong doanh nghiệp. Điều đó gây cho doanh nghiệp một khoản chi phí khá lớn cho những vật t− thiếu và chi phí bảo quản vật t− trong doanh nghiệp. Hơn nữa là cả một l−ợng vốn lớn trong kỳ không đ−ợc huy động vào quá trình sản xuất kinh doanh.

Tóm lại, các chỉ tiêu ảnh h−ởng đến kế hoạch hoàn thành số l−ợng đơn hàng có 2 nhân tố chính là chỉ tiêu số l−ợng hàng giao và số l−ợng hàng nhập. Cả 2 chỉ tiêu này đều đ−ợc đảm bảo thì mới đảm bảo toàn diện đ−ợc kế hoạch nhập hàng. Nếu một trong hai chỉ tiêu này mà không hoàn thành thì không thể xem việc thực hiện đơn hàng là hoàn thành đ−ợc.

ở Công ty vật t− nông sản, việc thực hiện đơn hàng không đúng về mặt số l−ợng cả 3 mặt hàng, các chỉ tiêu không đ−ợc hoàn thành toàn diện.Từ đó, l−ợng vật t− tồn kho không ổn định và th−ờng cao hơn dự kiến: biểu hiện trong bảng sau:

Bảng cân đối vật t− tồn kho các năm 1999,2000,2001

2.2.2- Phân tích kế hoạch nhập vật t− về mặt chất l−ợng: Nhu cầu tiêu dùng vật t− cho sản xuất không chỉ đòi hỏi phải đủ về số l−ợng mà còn đòi hỏi đúng về chất l−ợng vì chất l−ợng vật t− tốt, xấu sẽ ảnh h−ởng trực tiếp đến chất l−ợng sản phẩm, chất l−ợng tiêu dùng đến giá thành của sản phẩm và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị tr−ờng… Vì vậy, khi nhập vật t− phải đối chiếu với các tiêu chuẩn kỹ thuật do doanh nghiệp đã đề ra hay tiêu chuẩn của nhà nứơc hay với các hợp đồng đã ký để nhận

Ta dùng chỉ số chất l−ợng mua sắm vật t− để quản lý vật t− nhập về mặt chất l−ợng. Chỉ số chất l−ợng vật t− mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bình quân của vật t− thực tế mua so với giá bán buôn bình quân mua theo nhu cầu dự kiến kế hoạch. áp dụng chỉ tiêu đó để phân tích tính chất l−ợng của việc nhập vật t− trong doanh nghiệp theo bảng sau:

đơn vị: tấn Vật t− Tồn cuối kỳ 99 Nhập 2000 Tồn cuối kỳ 2000 Nhập 2001 Tồn cuối 2001 Urea 37,709,035.75 190,447.69 40,021,166.76 215,135.74 40,055,839.81 KCL 3,978.40 16,806.00 4,283.00 92,525.45 84,593.70 SA 170 55 0 50 0 Đạm 199.824 3,120.00 2,995.32 0 2,052.47 NPK 9,984.41 5,750.00 0 5,500.00 873.74 DAP 3,304.67 22,095.00 262.826 17,257.00 909.85 Lân 0 4,224.20 430 0 0 Total 37,726,673.04 242,497.89 40,029,137.91 330,468.19 40,144,269.58

38

Bảng phân tích tình hình nhập vật t− về mặt chât l−ợng

+ Tính chỉ số chất l−ợng

Chỉ só chất l−ợng vật t− mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bibhf quân của thực tế vật t− mua so với giá bán buôn bình quân mua theo dự kiến kế hoạch I_cl- =

∑ ∑

∑ ∑

kế hoạch mua thực hiện tên vật

t−

đơn vị

giá nhập L−ợng tiền l−ợng tiền

urea tấn 1848538.796 110000 203339267538.8 215,135.74 397,686,756,209.00 KCL tấn 2053286.423 5000 10266432113.7 92,525.42 189,981,188,645.00 SA tấn 1080002.7 110 118800297.0 50 54,000,135.00 Đạm tấn - 0 0.0 0 0 NPK tấn 2096217.69 5500 11529197295.0 5,500.00 11,529,197,295.00 DAP tấn 2842554.03 15000 42638310454.6 17,257.00 49,053,954,901.00 Lân tấn - 0 0. 0 0 Tổng - 135610 267892007699.1 330,468.16 648,305,097,185.00

+ Tính hệ số loại

Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giắ trị các loại vật t− kỹ thuật mua sắm với tổng giắ trị các loại vật t− kỹ thuật mua tính theo giá loại vật t− kỹ thuật có chất l−ợng cao nhất.

Hệ số loại mua sắm kế hoạch K_kh = ) 03 , 2842554 135610 ( 1 , 99 2678920076 ì =0,69 hay 69% Hệ số loại mua sắm vật t− thực tế K_tt = 03 , 2842554 16 , 330468 85 6483050971 ì = 0,69014 = 69,014%

Hệ số này càng tiến tới 1 thì biêủ hiện chất l−ợng mua sắm ngày càng cao và ng−ợc lại. Hệ số bằng 1 biểu hiện tất cả các loại hàng hoá mua sắm đều thuộc loại 1

ở đây, hệ số mua sắm thực tế có tăng hơn so với kỳ kế hoạch nh−ng tăng hơn có 0,14 % không đáng kể. Kỳ sau, để có hiệu quả hơn trong việc mua sắm thiết bị vật t−, doanh nghiệp càn chú ý tới cơ cấu vật t− nhập theo những mức giá khác nhau đảm bảo l−ợng vật t− tối −u nhât cho doanh nghiệp

2.2.3- Phân tích tính đồng bộ khi nhập vật t− hàng hoá .

Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu, cũng nh− doanh nghiệp kinh doanh không chỉ kinh doanh một loại mặt hàngmà yêu cầu có nhiều loại hàng hoá theo các chủng loại và tỷ lệ nhất định. Hơn nữa loại vật liệu này không tể thay thế co loại vật liệu khác. Ta nói vật t− đ−ợc tieeu dùng đồng bộ, và nếu thực hiện đơn hàng thì cũng thực hiện đồng bộ các loại hàng hoá. Để minh hoạ cho tính dồng bộ trong việc dáp ứng vật t− , ta minh hoạ trrong bảng sau:

40 Bảng phân tích vật t− về mặt đồng bộ

Nguồn Trích báo cáo đặt hàng năm 2001

Qua bảng trên ta thấy số l−ợng vật t− nhập vào,đạt 244,7% kế hoạch lý do cho sự v−ợt m−c này là tất cả các chỉ tiêuđều hoàn thành v−ợt mức kế hoạch đặt ra do đó ở doanh nghiệp ta không tính đến mức độ đồng bộ mà ta tính ra các nguyên nhân gây rá sự ứ đọng quá nhiều vật t− nh− thế này..L−ợng vật t− thừa do nhập các lần không đông bộ có lần nhập nhiều có lần nhập ít dẫn đến l−ợng vật t− bị ứ đọng dồn lại qua các kỳ. Cuối năm l−ợng vật t− tồn đọng không sử dụng đúng mục đích là 84258 tấn . Điều đó dẫn đến l−ợng tồn kho quá so với mức cho phép và gây ra nhiều tốn kém cho doanh nghiệp. Nguyên nhân của tình hình trên là nhập vật t− vào doanh nghiệp không đảm bảo đ−ợc tính dồng bộ. Đây là một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng tồn đọng vật t− ở doanh nghiệp và ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh .

2.2.4- Phân tích về mặt kịp thời

Điều kiện quan trọng để cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện sản xuất kinh doanh và thực hiện đơn hàng mọt cách đầy đủ và nhịp nhàng là phải đảm bảo nhập vật t− một cách kịp thời và đầy đủ trong một thời gian dài. Rõ ràng nếu doanh

Nhu cầu đơn hàng

chỉ tiêu KH mua TH % % Số l−ợng l−ợng vật t− tồn UREA 110000 215,135.74 195.58 70 150595 64,540.72 Kaly 5000 92,525.42 1850.51 87 80497.12 12,028.30 SA 50 50 100.00 65 32.5 17.50 Đạm 2 lá 0 0 - 0 0.00 NPK 5000 5,500.00 110.00 56 3080 2,420.00 DAP 15000 17,257.00 115.05 68 11734.76 5,522.24 Lân 0 0 0 0.00 TOTAL 135050 330,468.16 244.70 346 245939.4 84,528.77

nghiệp nhận đ−ợc đơn đặt hàng mà lúc đó mới đi đặt mua thì không kịp cho việc thực hiện đơn hàng của mình.Do đó doanh nghiệp cần phải có kế hoạch đơn hàng, dự toán đơn hàng vàdự trữ cho sản xuất và cung ứng sản phẩm. Tình hình thực hiện tính kịp thời trong xuất nhập vật t− ở công ty vật t− nông sản đ−ợc trình bày ở bảng sau:

Phân tích tính đều đặn khi nhập urea năm 2001

Trích: Báo cáo quý về tình hình nhập urea năm 2001

Xét riêng loại hàng urea. Đó là hàng hoá chính của công ty vật t− nông sản chiếm tỷ trọng lớn trong khói lựng mặt hàng kinh doanh. Do vậy kết quả kinh doanh nói riêng và việc nhập vật t− urea nói riêng là một vấn đề cần phải quan tâm hơn cả đặc biệt là tính đều đặn của nó: xét trong năm 2001 kế hoạch nhập urea tổng số là 110000 tấn trong đó dựa vào nhu cầu của các quý. Riêng quý 1 do nhu cầu tồn đọng của năm tr−ớc nên phải nhập với tỷ trọng lớn chiếm tới 54,5 % tổng số tức là 60000 tấn bao gồm các loại cả urea Liên Xô, urea Indonexia, urea asia… Còn các quý khác nhập theo nhu cầu quý và cụ thể theo nhu cầu tháng từ 10- 22 nghìn tân. Nh− đã nhận xét về kế hoạch cung ứng vật t− ở doanh nghiệp, chỉ có quý 2 và quý 3 là nhu cầu đơn hàng đ−ợc đảm bảo và v−ợt mức cũng chính vì lý do đó mà nhu cầu cac quý 1 và 2 l−ợng vật t− thiếu dù đã huy động của tổng vông ty. Nh−ng l−ợng tồn kho cuối năm lạo ở mức rất cao: lý do chính là l−ợng vật t− cung ứng các loại không đảm bảo tính đều

urea kế hoạch thực nhập chênh lệch năm2001 l−ợng % l−ợng % l−ợng % quý 1 60000 54.5 23711 21.6 -36289 -33.0