5. Cấu trúc đề tài
3.3.Giải pháp 3: Nâng cao chất lượng hoạt động phân phối
• Xây dựng kho hàng hợp lý. Hiện tại, kho hàng chưa đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thuộc ngành Dầu khí và Điện lực. Để xây dựng được kho hàng hợp lý, cần thực hiện các việc sau:
o Thống kê các chủng loại vật tư thông dụng mà khách hàng cần bằng cách tích cực hỗ trợ khách hàng trong công tác xác định danh mục vật tư dự trù cho thay thế hàng năm.
o Phân tích ABC nội bộ để xác định các chủng loại bán chạy nhất hàng năm.
o Tạo quan hệ tốt với khách hàng để họ cung cấp danh mục vật tư sử dụng tại Nhà máy.
o Từ các số liệu này, xây dựng kho hàng hợp lý đồng thời thỏa thuận với nhà cung cấp tồn kho các chủng loại khan hiếm và giá trị lớn để khi khách hàng cần thì STD vẫn có khả năng đáp ứng các trường hợp khẩn cấp bằng hình thức gởi phát chuyển nhanh.
• Phối hợp tốt với nhà cung cấp: Liên hệ thường xuyên với nhà cung cấp để đảm bảo thông tin thông suốt nhằm biết đuợc chính xác thời gian nhập hàng cũng như kịp thời biết được các trường hợp chậm trễ. Đồng thời, yêu cầu nhà cung cấp có giải pháp thay thế cho từng trường hợp cụ thể, tránh bị động gây chậm trễ dây chuyền từ nhà sản xuất dẫn đến việc STD cũng giao hàng trễ. Nếu có trường hợp này xảy ra, phải sớm có thông báo bằng văn bản cho khách hàng và tìm nguồn cung cấp khác nếu khách hàng có yêu cầu nhằm hạn chế tổn thất cho khách hàng, làm mất uy tín của STD.
• Đối với bộ phận hỗ trợ bán hàng:
o Bộ phận xuất nhập khẩu cần nâng cao nghiệp vụ để rút ngắn thời gian hoàn thành chứng từ, thủ tục nhập hàng.
o Bộ phận Kho – giao nhận cần có sự bố trí hợp lý cho các cá nhân trực tiếp đi giao hàng để có thể đáp ứng được các trường hợp khẩn cấp.
• Ngoài ra, cần thông báo cho khách hàng biết về thời gian giao hàng theo qui định của STD và khuyến cáo khách hàng dự trù đặït hàng trước 1-2 ngày để STD có thể giao hàng tận nơi và không làm ảnh hưởng đến sản xuất của khách hàng, hạn chế các yêu cầu giao hàng khẩn cấp. Mặt khác, để tránh tình trạng giao hàng không đúng hạn, cần thông báo cho khách hàng thời gian giao hàng linh động đã bao gồm thời gian dự trù cho các tình huống xảy ra ngoài dự đoán.