PHẦN MỀM TẠI CễNG TY CỔ PHẦN KINH Đễ
3.3.5 Giải phỏp 5: Hoàn thiện quản trị cụng nợ phải thu bằng phần mềm
Nhỡn chung, việc quản trị cụng nợ phải thu của Kinh Đụ khi triển khai ERP là khỏ hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm cụng nợ được kết nối với quy trỡnh bỏn hàng do đú cụng nợđược kiểm soỏt hết sức chặt chẽ, số dư
luụn luụn chớnh xỏc đến từng thời điểm. Tuy nhiờn, để hoàn thiện việc quản lý cụng nợ phải thu hơn nữa, nờn thực hiện cỏc nội dung sau:
Quản lý cụng nợ chi tiết đến từng húa đơn trờn ERP. Nghĩa là thụng tin về số dư cụng nợ sẽđược chi tiết cụ thể theo những húa đơn cũn nợ. Để thực hiện được việc quản trị cụng nợ chi tiết theo từng húa
- 79 -
đến hạn thanh toỏn và khi khỏch hàng thanh toỏn nợ phải xỏc định
được đớch danh thanh toỏn cho húa đơn nào. Thực hiện được điều này, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp thụng tin về tuổi nợ (nợ trong hạn hay nợ quỏ hạn, quỏ hạn bao lõu) giỳp quản trị cụng nợ phải thu tốt hơn. Ngoài ra, thụng tin về thời hạn thanh toỏn cũng là cơ sở để cụng ty dự bỏo lượng tiền sẽ thu được làm cơ sở cho việc cõn đối dũng tiền của cụng ty.
Bờn cạnh đú, quy trỡnh thu nợ nhà phõn phối bằng tiền mặt nờn được thay đổi như sau:
- 80 -
Hỡnh 3.3: Quy trỡnh thu nợ nhà phõn phối bằng tiền mặt đề xuất tại Cụng Ty Cổ
- 81 -
Mụ tả quy trỡnh đề xuất:
o Quy trỡnh thu nợ nhà phõn phối bằng tiền mặt bắt đầu bằng việc nhà phõn phối đến Kinh Đụ, liờn hệ kế toỏn thanh toỏn yờu cầu lập phiếu thu.
o Kế toỏn thanh toỏn cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thu tiền nợ nhà phõn phối, khởi tạo phiếu thu, in Phiếu thu (2 liờn) chuyển cho thủ quỹ. Lỳc này trờn ERP, giao dịch thu tiền nợ chỉở trạng thỏi “Lưu”, nghĩa là cụng nợ phải thu chưa
được giảm đồng thời tiền chưa được tăng.
o Trờn cơ sở Phiếu thu nhận từ kế toỏn thanh toỏn, thủ quỹ
kiểm tiền, ký tờn, đúng dấu “Đó thu tiền” vào Phiếu thu (2 liờn), 1 liờn giao cho khỏch hàng, liờn cũn lại chuyển cho kế
toỏn thanh toỏn.
o Trờn cơ sở Phiếu thu cú xỏc nhận “Đó thu tiền” nhận được từ
thủ quỹ, kế toỏn thanh toỏn vào phần mềm ERP kết chuyển nghiệp vụ thu tiền nợ nhà phõn phối. Lỳc này ERP mới thực sự giảm cụng nợ phải thu nhà phõn phối đồng thời tăng tài khoản tiền mặt.
Sự khỏc biệt và hiệu quả của việc thực hiện quy trỡnh đề xuất:
o Tại quy trỡnh đề xuất, việc cập nhật nghiệp vụ thu tiền nợ nhà phõn phối được tỏch ra 2 bước: “Khởi tạo phiếu thu” và “Kết chuyển phiếu thu” trong khi quy trỡnh Kinh Đụ đang ỏp dụng chỉ 1 bước “Lập phiếu thu”. Đối với quy trỡnh đang ỏp dụng, ngay tại bước “Lập phiếu thu”, hệ thống sẽ cập nhật giảm cụng nợ phải thu đồng thời tăng tài khoản tiền, trong khi thực tế lỳc này thủ quỹ chưa thực sự thu tiền. Trong trường hợp
- 82 -
thủ quỹ khụng thu được tiền, tài khoản nợ phải thu và tài khoản tiền trờn hệ thống ERP sẽ khụng chớnh xỏc.
o Quy trỡnh đề xuất sẽ giỳp cho người nộp tiền thuận tiện hơn khi vị trớ làm việc giữa thủ quỹ và kế toỏn thanh toỏn cỏch xa nhau. Người nộp tiền trước tiờn chỉ cần đến kế toỏn thanh toỏn để lập phiếu thu sau đú qua thủ quỹ nộp tiền và nhận phiếu thu ra về. Trong khi quy trỡnh hiện tại Kinh Đụ đang ỏp dụng, người nộp tiền trước tiờn đến kế toỏn thanh toỏn để lập phiếu thu, tiếp đến qua thủ quỹ nộp tiền, sau đú phải quay trở
lại kế toỏn thanh toỏn ký xỏc nhận lờn phiếu thu mới hoàn tất việc nộp tiền.