PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠ
2.2.2.2 Quản trị bỏn hàng
Khi ứng dụng ERP để quản trị bỏn hàng, quy trỡnh bỏn hàng tại Kinh Đụ
đó được chuẩn húa như sau:
Hỡnh 2.3: Quy trỡnh bỏn hàng khi ỏp dụng ERP tại Cụng Ty Cổ Phần Kinh Đụ
Mụ tả sơ lược quy trỡnh bỏn hàng:
Quy trỡnh bỏn hàng bắt đầu bằng việc nhà phõn phối lập đơn đặt hàng fax cho Kinh Đụ. Phũng kế hoạch bỏn hàng tiếp nhận đơn hàng, cõn đối lượng tồn kho, phõn chia hàng cho cỏc nhà phõn phối, sắp xếp xe vận
- 46 -
chuyển, cập nhật lệnh giao hàng vào hệ thống ERP, sau đú in Lệnh giao hàng (4 liờn) chuyển cho Tổng kho thành phẩm.
Tổng kho thành phẩm tiếp nhận Lệnh giao hàng, tiến hành giao hàng, lưu lại 1 liờn Lệnh giao hàng, cũn lại 3 liờn chuyển sang bộ phận lập Húa
đơn tài chớnh của phũng phõn phõn phối.
Trờn cơ sở xỏc nhận giao hàng của bộ phận kho, Phũng kế hoạch bỏn hàng tiến hành xỏc nhận tỡnh trạng giao hàng của đơn hàng trờn hệ thống, sau đú in Húa đơn tài chớnh (3 liờn), lưu lại 1 liờn Húa đơn và 1 liờn Phiếu giao hàng, cũn lại 2 liờn húa đơn và 2 liờn Phiếu giao hàng giao cho vận chuyển. Vận chuyển ra cổng trỡnh bảo vệ xỏc nhận “Đó xuất cổng” và đi giao cho khỏch hàng.
Nhà phõn phối nhận hàng, xỏc nhận vào húa đơn tài chớnh và lệnh giao hàng.
Vận chuyển mang húa đơn (liờn 3) và lệnh giao hàng (liờn 2) về nộp cho phũng kế toỏn, kế toỏn kiểm tra chứng từ và ghi nhận cụng nợ phải thu kết thỳc quy trỡnh bỏn hàng.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị bỏn hàng:
Quy trỡnh bỏn hàng được chuẩn húa, thụng tin được thụng suốt, đồng nhất, cụng việc được phối hợp nhịp nhàng giữa cỏc bộ phận, phũng ban: thụng tin được bắt đầu từ bộ phận lập đơn hàng, chuyển đến Tổng kho xuất hàng, tiếp tục chuyển đến bộ phận lập húa đơn tài chớnh của phũng kế hoạch bỏn hàng, sau đú chuyển đến kế toỏn để ghi nhận cụng nợ
khỏch hàng.
- 47 -
- Về giỏ cả: Khi cập nhật đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tựđộng lấy giỏ bỏn theo đỳng chớnh sỏch giỏ của cụng ty đó được định nghĩa trước do đú đảm bảo tớnh chớnh xỏc của giỏ bỏn.
- Về hạn mức nợ: ERP cho phộp định nghĩa hạn mức nợ cho từng khỏch hàng. Khi phỏt sinh đơn hàng làm vượt quỏ hạn mức cụng nợ, hệ thống sẽ giữ lại (hold) đơn hàng và khụng cho phộp thực hiện cỏc bước tiếp theo do đú đảm bảo cụng nợ của khỏch hàng luụn trong mức cho phộp của cụng ty.
Việc phõn hàng cho nhà phõn phối được chớnh xỏc, nhanh chúng nhờ
ERP hỗ trợ thụng tin về tỡnh hỡnh tồn kho tức thời của cụng ty.
Hệ thống bỏo cỏo thống kờ phản ỏnh số liệu tức thời: bỏo cỏo tỡnh hỡnh bỏn hàng theo nhà phõn phối, theo khu vực, bỏo cỏo tỡnh hỡnh mua hàng theo mặt hàng, bỏo cỏo lói, lỗ theo mặt hàng, so sỏnh tỡnh hỡnh bỏn hàng giữa cỏc kỳ, giữa cỏc năm,…
Quản trị cỏc thụng tin cơ bản (thụng tin về tờn cụng ty, địa chỉ, mó số
thuế, điện thoại, fax, người liờn hệ, hạn mức cụng nợ..) cỏc nhà phõn phối của cụng ty.
Tồn tại:
Quy trỡnh bỏn hàng Kinh Đụ ỏp dụng khi triển khai ERP là khỏ hợp lý, cỏc cụng đoạn chớnh của quỏ trỡnh bỏn hàng như lập lệnh giao hàng, xuất kho, lập húa đơn tài chớnh, cập nhật cụng nợ phải thu đó được thực hiện trờn ERP. Tuy nhiờn bước cập nhật đơn đặt hàng của nhà phõn phối chưa
được đề cập trong quy trỡnh.
Đồng thời hiện tại ERP vẫn chưa hỗ trợ thực hiện cỏc chớnh sỏch bỏn hàng của cụng ty như: chớnh sỏch khuyến mói, chớnh sỏch thưởng cho
- 48 -
nhà phõn phối. Do đú việc thực hiện cỏc chớnh sỏch bỏn hàng này của cụng ty vẫn chưa được kiểm soỏt chặt chẽ.