PHẦN MỀM TẠI CễNG TY CỔ PHẦN KINH Đễ
3.3.4 Giải phỏp 4: Hoàn thiện quản trị kho hàng bằng phần mềm
Nhỡn chung, việc quản lý hàng tồn kho của Kinh Đụ khi triển khai ERP là khỏ hoàn thiện, quỏ trỡnh nhập, xuất kho được kết nối với quy trỡnh mua hàng, sản xuất và bỏn hàng đảm bảo tớnh chớnh xỏc và sự thụng suốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. Tuy nhiờn, để hoàn thiện việc quản lý hàng tồn kho hơn nữa, nờn thực hiện trờn ERP cỏc nội dung sau:
Quản trị tồn kho theo lụ (Lot) cho cả nguyờn vật liệu, thành phẩm và hàng húa. Để thực hiện quản lý tồn kho theo lụ, trước hết phải tổ
chức việc sắp xếp hàng trong kho phõn biệt theo từng lụ hàng. Bờn cạnh đú, trờn ERP, tất cả cỏc nghiệp nhập, xuất kho phải xỏc định
- 77 -
được nhập, xuất cho lụ nào. Hiệu quả của việc quản lý tồn kho chi tiết theo lụ như sau:
- Đối với nguyờn vật liệu, khi biết được cũn tồn kho lụ hàng nào, ta sẽ dễ dàng biết được ngày hết hạn sử dụng (Expried date) của lụ hàng đú. Đõy là thụng tin quan trọng giỳp nhõn viờn quản trị kho ưu tiờn xuất cỏc lụ hàng gần hết hạn trước. Bờn cạnh đú, tồn kho theo lụ cũn giỳp cung cấp thụng tin thời gian lưu kho của từng lụ hàng. Thời gian lưu kho quỏ lõu làm tăng chi phớ bảo quản, ứ động vốn. Thực tế, tại Kinh Đụ rất nhiều nguyờn vật liệu bị “lóng quờn”, đến khi phỏt hiện ra thỡ cú mặt hàng đó tồn kho đến 2, 3 năm. Do đú nếu quản lý tồn kho theo lụ sẽ hạn chếđược tỡnh trạng này.
- Đối với thành phẩm, hàng húa, tương tự như nguyờn vật liệu, khi biết được cũn tồn kho lụ hàng nào, ta sẽ dễ dàng biết được ngày hết hạn sử dụng (Expried date) của lụ hàng đú. Đõy là thụng tin quan trọng giỳp nhõn viờn quản trị kho ưu tiờn xuất cỏc lụ hàng gần hết hạn trước. Ngoài ra, thụng qua việc quản lý được thụng tin lụ hàng cho từng lần xuất hàng bỏn cho nhà phõn phối, khi phỏt hiện một lụ hàng khụng đủ tiờu chuẩn chất lượng, việc truy vấn lụ hàng này đó được bỏn cho cỏc nhà phõn phối nào được thực hiện dễ dàng, nhanh chúng. Từ đú dễ dàng thực hiện cỏc biện phỏp xử lý như thu hồi lại sản phẩm, hoặc hủy sản phẩm,…
ERP cần hỗ trợ tớnh toỏn tựđộng việc phõn bổ giỏ trị cụng cụ, dụng cụ sử dụng qua nhiều kỳ. Hiện nay, đối với cỏc loại cụng cụ, dụng cụ sử dụng qua nhiều kỳ, kế toỏn kho phải tự tớnh toỏn và theo dừi thủ cụng, đến kỳ cần phõn bổ chi phớ phải tự làm nghiệp vụ hạch
- 78 -
toỏn vào phần mềm. Điều này cú thể dẫn đến sai sút trong việc phõn bổ.
Đối với tài sản cố định, hiện nay việc quản lý danh mục tài sản cố định, khấu hao,… đều đang thực hiện ngoài hệ thống ERP nờn thụng tin về tài sản cốđịnh khụng được quản trị tốt, đồng thời việc tớnh toỏn khấu hao dễ sai sút. Do đú cần thực hiện quản lý tài sản cố định trờn ERP cỏc nội dung sau:
- Quản trị danh mục cỏc tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: cỏc thụng tin về quy cỏch, thụng số kỹ thuật,…; cỏc thụng tin về
nguyờn giỏ, thời gian khấu hao, tỉ lệ khấu hao, giỏ trị cũn lại,…
- Thực hiện cỏc nghiệp vụ kế toỏn về tăng giảm tài sản cốđịnh: mua (tiếp nhận từ phần hành mua), thanh lý, đỏnh giỏ lại,… - Thực hiện tớnh khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang
phần hành kế toỏn tổng hợp dưới dạng cỏc định khoản kế
toỏn.