2. Chứngtừ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Việt Hà 1 Nguyên vật liệu nhập kho
2.1.2. Tổ chức thu mua và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, phòng KH-K-VT lập kế hoạch dự trù về nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Khi có nhu cầu mua vật liệu, bộ phận quản lý sản xuất căn cứ vào Bảng kế hoạch nguyên vật liệu viết Giấy đề nghị mua vật liệu trình lên Giám đốc Công ty. Sau khi đợc Giám đốc kí duyệt, phòng KH-K-VT căn cứ vào Bản chào giá ( Quotation ) do nhà cung cấp gửi tới và phiếu so sánh các nhà cung cấp tiến hành liên hệ với nhà cung cấp đợc xét duyệt, soạn thảo Hợp đồng nháp ( Draft Contract ) và lập Đơn đặt hàng ( Order ) trình Giám đốc kí.
Vì các loại nguyên vật liệu đều phải mua từ nớc ngoài nên hợp đồng đợc gửi qua đ- ờng bu điện hoặc bằng máy Fax.
Công ty có thể trả tiền nhà cung cấp thông qua mở L/C tại Ngân hàng (theo mẫu L/C do Ngân hàng quy định) hoặc trả tiền trực tiếp qua bu điện (có chuyển tiền tạm ứng tr- ớc).
Với mục đích thuận tiện cho cả bên mua và bên bán nên thông thờng nguyên vật liệu đợc thuê ngoài vận chuyển về tận kho đơn vị, khoản chi phí này do Công ty bia Việt Hà trả ngay sau khi nhận hàng.
Các loại hàng mua về khi nhập kho, cán bộ cung ứng phải có các chứng từ sau cùng hiện vật:
+ Hợp đồng mua hoặc Đơn đặt hàng hoặc Giấy đề nghị mua ( đợc duyệt ) + Hoá đơn thơng mại , có mã số thuế, tên, địa chỉ ngời bán rõ ràng
+ Các giấy tờ, hồ sơ có liên quan đến hiện vật ( Cataloge - nếu có ) Ví dụ:
Ngày 27/9/2004, Malt Đan Mạch do Công ty Việt Hà mua của Công ty Danbrew - Đan Mạch đã về nhập kho cùng với các chứng từ liên quan nh sau :
Danbrew Co., Ltd 25 Enfield Street Copenhaghen Denmark
Commercial Invoice
( Hoá đơn thơng mại )
Customer Copy
( Liên 2: Giao cho khách hàng )
Series No: AA/03T Invoice No: 00279 Date: 21/09/2004
Customer/Khách hàng: Viet Ha Company Customer Code/Mã khách hàng: CC 01111
Address/Địa chỉ: 254 Minh Khai Ha noi - Viet nam V.A.T Code/MST: 0100103721-1
Salesperson I.D/Mã NVBH: Contract/Hợp đồng: C3112 Delivery Address/Nơi giao:
Stock 1 - 254 Minh Khai Ha noi - Viet nam
No. (STT ) Description (Tên hàng hoá) Item Code (Mã hàng) Unit (ĐV T) Quantity (Số lợng) Unit Price (Đơn giá) Amount Value (Thành tiền)
1 Malt 121020 Kg 100,200 0.35 USD 35,070 USD
This payment would be made by bank transfer to Danbrew Co.,Ltd
Grant Total(Tổng tiền phải trả):35,070 USD
Amount in words(Viết bằng chữ): Thirty five thousand and seven US dollars.
Customer (Ngời mua) Stock Keeper (Thủ kho) Chief Accountant (Kế toán trởng) Manager (Giám đốc)
Đồng thời phòng KCS cũng tiến hành kiểm tra số lợng và chất lợng của nguyên vật liệu, lập Phiếu kiểm tra chất lợng hàng hoá ( Biếu số 05 ), nếu có sai lệch về số lợng, chất lợng, thông số kĩ thuật thì báo cáo ngay cho giám đốc, xin ý kiến phản ánh hoặc khiếu nại nhà cung cấp.
Mặt hàng: Malt Số lợng :
Nhập kho : Kho 1
Quy cách đóng gói : bọc hộp xốp chống ẩm Nguồn nhập: Công ty Danbrew - Đan Mạch Ngày lấy mẫu : 27/09/2004
Kết quả kiểm traChỉ tiêu kiểm tra Kết quả kiểm tra Chỉ tiêu hoá lí: Extract ( sự cô đặc )
Mùi Mốc mọt Bao bì 85% Đạt Mùi thơm đặc trng Không có Nguyên vẹn
Căn cứ vào hoá đơn của ngời bán, Phiếu kiểm tra chất lợng hàng hoá và số lợng hàng hoá thực nhập, nhân viên thống kê của phòng KT-K-VT lập, bảo quản và lu trữ các Phiếu nhập kho . Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
Liên 1 : do phòng KT-K-VT giữ
Liên 2 : giao trả cho ngời giao hàng
Liên 3 : giao cho thủ kho để ghi Thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán Đơn vị: Công ty Việt Hà Phiếu nhập kho Ngày 27 tháng 9 năm 2004 Mẫu số 01-VT (QĐ số 1141- TC/CĐKT ngày1-11-1995 của BTC) Họ và tên ngời giao hàng: Anh Thảo
Theo hoá đơn số 279 ngày 21 tháng 9 năm 2004 của Công ty Danbrew
Nhập tại kho : Kho 1 của Công ty Việt Hà
Số: 054
Nợ : TK 1521 Có : TK 112
Đơn vị tính: đồng
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Malt Đan Mạch N01 Kg 100.200 100.200 6188 620.039.505 Cộng 100.200 100.200 620.039.505
Viết bằng chữ: Sáu trăm hai mơi triệu, không trăm ba chín nghìn, năm trăm linh năm đồng chẵn. Nhập, ngày 27 tháng 9 năm 2004 Phụ trách cung tiêu (kí, họ tên) Ngời giao hàng (kí, họ tên) Thủ kho (kí, họ tên) Kế toán trởng (kí, họ tên) Thủ trởng đơn vị (kí, đóng dấu)
Phiếu nhập kho phải đảm bảo đầy đủ năm chữ kí: phụ trách cung tiêu, ngời giao hàng, thủ kho, kế toán trởng và thủ trởng đơn vị.
Các quyển Phiếu nhập kho đợc nhân viên thống kê đánh số thứ tự theo mã hàng hoá và theo năm. Viết lần lợt theo thứ tự, hết quyển này mới sang quyển khác và đợc lu trữ trong 5 năm.
Nguyên vật liệu nhập kho đợc thủ kho sắp xếp vào đúng chỗ quy định, đảm bảo khoa học hợp lý cho việc bảo quản nguyên vật liệu, thuận tiện cho việc theo dõi và xuất kho.