Hạn chế của phương pháp quản lý dự án truyền thống
Khi hoạch định và kiểm sốt dự án bằng các cơng cụ truyền thống như CPM, PERT, chúng ta thường cĩ các giả định và chính các giả định này làm cho chúng ta cĩ cái nhìn tĩnh đối với dự án [16]:
• Coi dự án là một tập hợp cĩ thứ tự của các cơng việc (task) và nguồn lực
của dự án được sử dụng để thực hiện các cơng việc đĩ
• Năng suất được giả định là hằng số cho mỗi cơng việc
• Mỗi cơng việc được giả định sẽ hồn thành tồn bộ và chính xác trong
khoảng thời gian dự kiến, khơng cần sửa đổi điều chỉnh (rework)
• Sự liên hệ duy nhất giữa các cơng việc là thứ tự trước sau (cơng việc B
• Khĩ điều chỉnh kế hoạch dự án khi cĩ sự thay đổi. Chúng ta thường đánh giá thấp ảnh hưởng của các thay đổi vì khơng tính được các tác động gián tiếp.
Hai nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của các kỹ thuật truyền thống [17]: 1. Tính chủ quan trong việc kiểm sốt/đánh giá
2. Khơng thể hiện được tác động của một thành phần trong dự án đối với tồn bộ dự án.
Các dự án thường cĩ vẻ trơi chảy cho đến giai đoạn cuối, khi vấn đề ở các giai đoạn trước được phát hiện, dẫn đến quá hạn, sửa chữa và chi phí lớn, làm thêm giờ, thuê mướn thêm…
Những điều này cho thấy sự cần thiết của một cơng cụ cĩ khả năng phân tích các vấn đề theo quan điểm chiến lược.
Ví dụ: một người hay một nhĩm nhỏ cĩ thể nỗ lực để hồn thành một cơng việc trong ngắn hạn nhưng cĩ thể dẫn tới giảm năng suất và chất lượng trong dài hạn, mà điều đĩ lại khĩ nhận biết được tức thì. Để giải quyết được các hiệu ứng đĩ nhà quản lý phải cĩ cái nhìn tồn cục và chiến lược đối với các vấn đề về con người.
Mơ phỏng liên tục cho phép những nhà quản lý dự án:
• Hiểu rõ mối liên hệ tương hỗ giữa các yếu tố trong dự án:
- Số lượng thành viên
- Sự biến động nhân sự
- Năng lực của các thành viên
- Động cơ làm việc
- Tổ chức dự án
- Quy trình làm việc
- Giao tiếp với khách hàng
- Thay đổi yêu cầu và thiết kế
• Cho phép khảo sát các yếu tố liên quan đến con người
- Tinh thần làm việc
- Kỹ năng làm việc nhĩm
- Động cơ làm việc
• Cho phép trả lời các câu hỏi cĩ tính chiến lược:
- Đánh đổi giữa thời gian, chất lượng và chi phí
- Thay đổi mục tiêu, độ ưu tiên
Ví dụ:
Khi khách hàng yêu cầu thêm một tính năng mới cho phần mềm, trưởng dự án phải đánh giá khối lượng cơng việc bổ sung, xem xét các ảnh hưởng và thảo luận với khách hàng để chọn lựa giải pháp:
Gia hạn thời gian giao hàng.
Thêm nhân sự đểû làm cơng việc mới. Thời gian giao hàng khơng đổi.
Tăng thời gian làm việc (làm ngồi giờ). Khơng bổ sung nhân sự và thay
Tuy nhiên thường thì các ước lượng cơng việc bổ sung thấp hơn nhiều so với thực tế vì các tác động phụ hay dây chuyền của sự thay đổi thường khĩ tính tốn chính xác và dễ bị bỏ qua.
Phương pháp truyền thống: các cơng việc tương đối độc lập với nhau. Các yếu tố khác khơng được thể hiện tường minh trên mơ hình nên phương pháp này chỉ tính được tác động của sự thay đổi lên một số cơng việc liên quan trực tiếp.
Mơ phỏng liên tục: trưởng dự án dùng mơ hình để phân tích và tính tốn các tác động lên năng suất lao động (productivity) và tỷ lệ sửa chữa (rework)
Mơ phỏng liên tục dựa trên cách nhìn tổng thể đối với quá trình quản lý dự án, chú trọng đến quá trình phản hồi bên trong dự án. Nĩ cung cấp phương pháp cho việc mơ tả và phân tích các dự án phức tạp, bao gồm các thành phần cấu thành dự án, các cơng việc và cả những ảnh hưởng của mơi trường [3].
Mỗi mơ hình là một hình ảnh cục bộ của cấu trúc và quy trình hệ thống, cho phép khảo sát hành vi của hệ thống trước các biến động và thay đổi
Hình 4.1 Mục tiêu của mơ hình mơ phỏng
Mơ hình Mơ hình
Các biến động Kết quả của
các biến động
Biến động nào cho ra kết quả mong muốn?
Các kho (stock, level) trong mơ hình mơ phỏng liên tục:
Khối lượng cơng việc
Số lượng lỗi
Số lượng nhân sự
Nỗ lực thực hiện
Thời gian thực hiện
Thực hiện Duyệt Sữa chữa hồn thànhCơng việc
Lỗi chưa phát Sữa lỗi
Loại bỏ lỗi Tốc độ thực hiện Tốc độ duyệt Tốc độ sửa
Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm ban đầu Phần mềm Lỗi
Hình 4.2 Ví dụ về mơ phỏng liên tục trong quy trình phần mềm
Tuy nhiên mơ phỏng liên tục cĩ một số hạn chế:
Khơng thể hiện được trình tự giữa các hoạt động
Khơng cĩ khả năng diễn tả từng đối tượng và các thuộc tính
Do đĩ mơ phỏng liên tục nên được sử dụng kết hợp với phương pháp quản lý dự án truyền thống.