Nguồn: Hội tin học Tp.HCM[24], [26]
• So với các doanh nghiệp sản xuất phần mềm cho thị trường trong nước, các
doanh nghiệp gia cơng phần mềm Việt Nam cĩ trình độ hơn hẳn về tính chuyên nghiệp, năng lực quản lý dự án, kỹ năng tiếng Anh, điều kiện làm việc…Khác biệt này là do các yếu tố sau:
o Các khách hàng nước ngồi cĩ yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng,
thời gian giao hàng, khả năng giao tiếp…doanh nghiệp nào khơng đảm bảo được các yếu tố này sẽ mất khách hàng và khơng tồn tại được.
o Các doanh nghiệp gia cơng phần mềm phần lớn là do người nước
ngồi hoặc Việt kiều thành lập, bỏ vốn đầu tư và trực tiếp quản lý. Do cĩ nguồn vốn mạnh nên các doanh nghiệp này cĩ khả năng đầu tư tốt về cơ sở hạ tầng, trả lương cao để thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao. Ngồi ra tổ chức và quản lý cũng theo mơ hình Bắc Mỹ, Châu Aâu và Nhật Bản.
• Tuy nhiên so với các nước cĩ ngành cơng nghiệp gia cơng phần mềm phát
triển hơn như Aán Độ, các doanh nghiệp Việt Nam vẫn cịn nhiều hạn chế:
o Thiếu quy trình rõ ràng và được chuẩn hố. Cách quản lý chủ yếu dựa
vào kinh nghiệm và phong cách của trưởng dự án. Các quy trình quản
lý chất lượng (ISO, CMM) chưa được áp dụng rộng rãi Kết quả
thực hiện dự án thiếu tính ổn định.
o Thiếu chú trọng vào vấn đề kiểm tra chất lượng phần mềm. Thời gian
cầu của dự án nên sản phẩm khi giao cho khách hàng thường cĩ vấn đề về chất lượng.
o Việc tìm hiểu cơng nghệ mới thường dựa vào khả năng tự học của
nhân viên. Ít cĩ các hoạt động huấn luyện chính quy.
o Năng lực giao tiếp bằng tiếng Anh của các lập trình viên Việt Nam
cịn yếu. Khả năng đọc và viết tương đối tốt nhưngkỹ năng nghe nĩi thường chưa đạt yêu cầu. Do đĩ chỉ một bộ phận nhỏ thành viên của dự án (trưởng nhĩm, trưởng dự án) là giao tiếp trực tiếp với khách hàng.
CHƯƠNG 4
SO SÁNH HAI PHƯƠNG PHÁP 4.1 Phương Pháp Quản Lý Dự Aùn Truyền Thống
Phương pháp quản lý dự án truyền thống đã được xây dựng và sử dụng trong nhiều năm trên nhiều lĩnh vực. Nĩ trở thành một hệ thống hồn chỉnh với nhiều lý thuyết và cơng cụ. Rất nhiều kỹ thuật đã được phát triển để giải quyết các vấn đề thực hành trong quá trình thực hiện dự án. Các kỹ thuật đĩ tập trung vào việc xác định tổ chức các cơng việc, lên kế hoạch và kiểm sốt việc thực hiện trong tồn vịng đời dự án. Các kỹ thuật này là tạo ra các đồ thị, báo cáo chi tiết về kế hoạch và tiến độ dự án [17].
Bảng 4.1 - Các kỹ thuật của phương pháp quản lý dự án truyền thống [17]
KỸ THUẬT/CƠNG CỤ MỤC ĐÍCH
Cấu trúc cơng việc(WBS) Các cơng việc, hoạt động cần thực hiện
để hồn thành dự án. Xác định các thành phần của dự án. Là tiền đề để lập kế hoạch thực hiện và dự tốn chi phí.
Các ma trận trách nhiệm Gán trách nhiệm: kết hợp tổ chức nhân
sự của dự án với WBS. Các sơ đồ GANTT hoặc dạng
cột Mơ tả một cách đơn giản kế hoạch thực hiện (thời gian thực hiện các cơng việc).
Khơng thể hiện mối quan hệ giữa các cơng việc và cơng việc nào cĩ tính quyết định
Các sơ đồ mạng:
CPM (Critical Path Method) PERT (Project Evaluation & Review Techniques)
Các kỹ thuật mạng để lập kế hoạch cơng việc.
Các kỹ thuật này cho phép xác định các cơng việc quan trọng và quan hệ về tiến độ giữa các cơng việc.
Là cơ sở để tính tốn chi phí, phân phối nguồn lực và phân tích rủi ro.
Kế hoạch chi phí Xác định các yêu cầu về tài chính và dự
tốn ngân sách.
Biểu đồ nhân lực Tối ưu việc sử dụng nguồn lực bằng cách
thay đổi thời gian thực hiện các cơng
việc giảm dao động trên biểu đồ
giảm biến động nhân sự Điều khiển dự án: phân tích
biến động, PERT/chi phí, các giá trị được tạo ra (earning value)…
Các chỉ số để đánh giá kết quả của dự án. Kiểm sốt chi phí và các hoạt động điều chỉnh.
4.2 Aùp dụng mơ phỏng liên tục trong quản lý dự án:
Hạn chế của phương pháp quản lý dự án truyền thống
Khi hoạch định và kiểm sốt dự án bằng các cơng cụ truyền thống như CPM, PERT, chúng ta thường cĩ các giả định và chính các giả định này làm cho chúng ta cĩ cái nhìn tĩnh đối với dự án [16]:
• Coi dự án là một tập hợp cĩ thứ tự của các cơng việc (task) và nguồn lực
của dự án được sử dụng để thực hiện các cơng việc đĩ
• Năng suất được giả định là hằng số cho mỗi cơng việc
• Mỗi cơng việc được giả định sẽ hồn thành tồn bộ và chính xác trong
khoảng thời gian dự kiến, khơng cần sửa đổi điều chỉnh (rework)
• Sự liên hệ duy nhất giữa các cơng việc là thứ tự trước sau (cơng việc B
• Khĩ điều chỉnh kế hoạch dự án khi cĩ sự thay đổi. Chúng ta thường đánh giá thấp ảnh hưởng của các thay đổi vì khơng tính được các tác động gián tiếp.
Hai nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của các kỹ thuật truyền thống [17]: 1. Tính chủ quan trong việc kiểm sốt/đánh giá
2. Khơng thể hiện được tác động của một thành phần trong dự án đối với tồn bộ dự án.
Các dự án thường cĩ vẻ trơi chảy cho đến giai đoạn cuối, khi vấn đề ở các giai đoạn trước được phát hiện, dẫn đến quá hạn, sửa chữa và chi phí lớn, làm thêm giờ, thuê mướn thêm…
Những điều này cho thấy sự cần thiết của một cơng cụ cĩ khả năng phân tích các vấn đề theo quan điểm chiến lược.
Ví dụ: một người hay một nhĩm nhỏ cĩ thể nỗ lực để hồn thành một cơng việc trong ngắn hạn nhưng cĩ thể dẫn tới giảm năng suất và chất lượng trong dài hạn, mà điều đĩ lại khĩ nhận biết được tức thì. Để giải quyết được các hiệu ứng đĩ nhà quản lý phải cĩ cái nhìn tồn cục và chiến lược đối với các vấn đề về con người.
Mơ phỏng liên tục cho phép những nhà quản lý dự án:
• Hiểu rõ mối liên hệ tương hỗ giữa các yếu tố trong dự án:
- Số lượng thành viên
- Sự biến động nhân sự
- Năng lực của các thành viên
- Động cơ làm việc
- Tổ chức dự án
- Quy trình làm việc
- Giao tiếp với khách hàng
- Thay đổi yêu cầu và thiết kế
• Cho phép khảo sát các yếu tố liên quan đến con người
- Tinh thần làm việc
- Kỹ năng làm việc nhĩm
- Động cơ làm việc
• Cho phép trả lời các câu hỏi cĩ tính chiến lược:
- Đánh đổi giữa thời gian, chất lượng và chi phí
- Thay đổi mục tiêu, độ ưu tiên
Ví dụ:
Khi khách hàng yêu cầu thêm một tính năng mới cho phần mềm, trưởng dự án phải đánh giá khối lượng cơng việc bổ sung, xem xét các ảnh hưởng và thảo luận với khách hàng để chọn lựa giải pháp:
Gia hạn thời gian giao hàng.
Thêm nhân sự đểû làm cơng việc mới. Thời gian giao hàng khơng đổi.
Tăng thời gian làm việc (làm ngồi giờ). Khơng bổ sung nhân sự và thay
Tuy nhiên thường thì các ước lượng cơng việc bổ sung thấp hơn nhiều so với thực tế vì các tác động phụ hay dây chuyền của sự thay đổi thường khĩ tính tốn chính xác và dễ bị bỏ qua.
Phương pháp truyền thống: các cơng việc tương đối độc lập với nhau. Các yếu tố khác khơng được thể hiện tường minh trên mơ hình nên phương pháp này chỉ tính được tác động của sự thay đổi lên một số cơng việc liên quan trực tiếp.
Mơ phỏng liên tục: trưởng dự án dùng mơ hình để phân tích và tính tốn các tác động lên năng suất lao động (productivity) và tỷ lệ sửa chữa (rework)
Mơ phỏng liên tục dựa trên cách nhìn tổng thể đối với quá trình quản lý dự án, chú trọng đến quá trình phản hồi bên trong dự án. Nĩ cung cấp phương pháp cho việc mơ tả và phân tích các dự án phức tạp, bao gồm các thành phần cấu thành dự án, các cơng việc và cả những ảnh hưởng của mơi trường [3].
Mỗi mơ hình là một hình ảnh cục bộ của cấu trúc và quy trình hệ thống, cho phép khảo sát hành vi của hệ thống trước các biến động và thay đổi
Hình 4.1 Mục tiêu của mơ hình mơ phỏng
Mơ hình Mơ hình
Các biến động Kết quả của
các biến động
Biến động nào cho ra kết quả mong muốn?
Các kho (stock, level) trong mơ hình mơ phỏng liên tục:
Khối lượng cơng việc
Số lượng lỗi
Số lượng nhân sự
Nỗ lực thực hiện
Thời gian thực hiện
Thực hiện Duyệt Sữa chữa hồn thànhCơng việc
Lỗi chưa phát Sữa lỗi
Loại bỏ lỗi Tốc độ thực hiện Tốc độ duyệt Tốc độ sửa
Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm ban đầu Phần mềm Lỗi
Hình 4.2 Ví dụ về mơ phỏng liên tục trong quy trình phần mềm
Tuy nhiên mơ phỏng liên tục cĩ một số hạn chế:
Khơng thể hiện được trình tự giữa các hoạt động
Khơng cĩ khả năng diễn tả từng đối tượng và các thuộc tính
Do đĩ mơ phỏng liên tục nên được sử dụng kết hợp với phương pháp quản lý dự án truyền thống.
4.3 So Sánh Hai Phương Pháp
Phần này tĩm tắt các kết quả đã được nghiên cứu về những khác biệt giữa phương pháp quản lý dự án truyền thống và mơ phỏng liên tục. Những khác biệt này cũng như ưu và nhược điểm của từng phương pháp sẽ được sử dụng để tìm phương pháp thích hợp cho các cơng việc trong mơ hình tích hợp chi tiết.
Mục tiêu của việc so sánh khơng phải là để lựa chọn hay loại trừ một phương pháp mà là để tìm ra điểm mạnh và hạn chế của từng phương pháp để cĩ thể sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.
Mỗi phương pháp cĩ một cách nhìn và cách tiếp cận khác nhau đối với dự án. Phương pháp truyền thống giải quyết tốt các vấn đề bên trong dự án, trong khi mơ phỏng liên tục cung cấp tầm nhìn chiến lược và tính hiệu quả của dự án với các chính sách chung [17].
Cả hai phương pháp đều khảo sát nhiều về các quyết định quản lý với mức độ chi tiết khác nhau. Phương pháp truyền thống tập trung vào các vấn đề tác vụ, cịn mơ phỏng liên tục tập trung vào các vấn đề chiến lược.
Về cách nhìn đối với quá trình quản lý dự án
Cả hai mơ hình đều coi quản lý dự án là một quá trình động của việc lập kế
Hình 4.3 Các giai đoạn quản lý dự án phần mềm [17]
Lập kế hoạch xác định các hành động sẽ được tiến hành khi thực hiện dự án. Kiểm sốt là quá trình đánh giá trạng thái dự án và đưa ra các điều chỉnh thích hợp. Theo cách nhìn này thì dự án luơn được đánh giá và điều chỉnh kế hoạch trong suốt quá trình thực hiện.
Lập kế hoạch (theo phương pháp truyền thống):
o Xác định các cơng việc
o Xác định thời gian cần thiết cho mỗi cơng việc
o Phân phối nguồn lực cho các cơng việc
o Dự tốn chi phí và ngân sách cần thiết để thực hiện dự án
Việc đánh giá trạng thái dự án dựa vào việc so sánh kết quả hiện tại với kết quả dự kiến theo kế hoạch. Sự điều chỉnh sẽ được tiến hành khi sự khác biệt là đáng kể để đảm bảo thời gian và chi phí cho tồn bộ dự án.
Trạng thái dự án Thơng tin điều chỉnh LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN KIỂM SỐT Kế hoạch dự án
Ngược lại, mục tiêu cơ bản của mơ phỏng liên tục là thu nhận các phản hồi về hành vi của dự án mà khơng quan tâm nhiều đến các thành phần chi tiết của dự án. Quá trình quản lý dự án được đặt trong bối cảnh rộng hơn, bao gồm các yếu tố về con người thường được coi là các yếu tố ngồi dự án nhưng lại rất quan trọng đối với kết quả của dự án. Mơ phỏng liên tục thể hiện các yếu tố này một cách tường minh trong quy trình quản lý nguồn nhân lực (làm thêm giờ hay thuê mướn thêm nhân cơng, huấn luyện và đào tạo…) [17].
So sánh trên cơ sở các yêu cầu về quản lý
Bảng 4.2 – So sánh hai phương theo các yêu cầu về mặt quản lý dự án [17]
CƠ SỞ CỦA CÁC YÊU CẦU QUẢN LÝ PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG
MƠ PHỎNG LIÊN TỤC
• Mơ tả cơng việc
• Phân cơng cơng việc
• Lập kế hoạch tiến độ thực hiện
• Kế hoạch/quản lý nguồn lực
• Dự tốn chi phí/ngân sách
• Theo dõi/kiểm sốt dự án
• Đánh giá tác động của các quyết định
• Đánh giá tác động của các sự kiện
khơng chắc chắn. • Phân tích sau dự án Cĩ Cĩ Cĩ (chi tiết) Cĩ Cĩ Cĩ
Cĩ (khơng hiệu quả)
Cĩ (khơng hiệu quả)
Khơng Khơng Khơng Khơng (hoặc Cĩ ở mức cao) Cĩ (mức cao) Cĩ Cĩ Cĩ Cĩ Cĩ
Một số vấn đề cả hai phương pháp đều trả lời được. Trong khi phương pháp truyền thống cĩ khả năng đi vào chi tiết các cơng việc thì mơ phỏng liên tục cĩ ưu thế trong việc hỗ trợ quá trình ra quyết định và phân tích nguyên nhân vấn đề.
So sánh theo các tiêu chí khác
Bảng 4.3 – So sánh hai phương theo nhiều tiêu chí [17]
PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG MƠ PHỎNG LIÊN TỤC Các yếu tố được khảo sát tường minh • Tổ chức cơng việc • Chi phí nguồn lực
• Các chi phí gián tiếp
• Các giới hạn về sự
sẵn cĩ của nguồn lực
• Các yêu cầu về
nguồn lực
• Chất lượng cơng việc
• Năng suất lao động
• Kinh nghiệm, đào tạo và sự học
hỏi
• Aùp lực về thời gian
• Thời gian phát hiện và sữa lỗi.
• Sự khác biệt giữa đánh giá chủ
quan và thực tế • Tinh thần làm việc • Quan hệ giữa khách hàng và các thành viên trong dự án Các quyết định quản lý • Sự đánh đổi giữa thời gian và chi phí
• Thay đổi tiến độ
• Kế hoạch sử dũng
nguồn lực
• Thay đổi tổ chức
cơng việc
• Thuê mướn thêm nhân viên hay
chấp nhận trễ hạn?
• Giới thiệu các cơng nghệ mới
• Chi phí cho cơng tác đảm bảo chất
lượng
• Chi phí cho việc phát hiện sai sĩt
• Đánh đổi giữa thời gian và chi phí
• Lập kế hoạch cho tập dự án
• Phân phối nguồn lực cho tập dự án
• Các lợi ích về mặt quản lý
• Lập kế hoạch thời gian và chi phí
• Thay đổi tiến độ
Các sự kiện khơng chắc chắn • Cơng việc trễ hạn • Các giới hạn về thời gian • Các giới hạn về nguồn lực • Tính tương đối về
thời gian thực hiện cơng việc
• Thay đổi phạm vi dự án
• Thay đổi mức năng suất và chất
lượng
• Sự trễ hạn của khách hàng trong
việc cung cấp thơng tin và thiết bị
Dự báo • Thời gian
• Chi phí
• Phân phối nguồn lực
• Thời gian
• Chi phí
• Phân phối nguồn lực
• Yêu cầu nhân lực
Kết quả cho thấy mỗi phương pháp cĩ những đặc trưng riêng. Trong đĩ mơ phỏng liên tục phù hợp để giải quyết các vấn đề cấp cao, mang tính chiến lược và những vấn đề liên quan đến con người.
Tĩm tắt các khác biệt giữa hai phương pháp:
Bảng 4.4 – Tĩm tắt các khác biệt giữa hai phương pháp [17]
PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG
MƠ PHỎNG LIÊN TỤC
Phương pháp Dự án được chia thành nhiều cơng việc nhỏ mà quan hệ giữa chúng cĩ thể được thể hiện dưới dạng