5. Các giải pháp làm giảm chi phí kinh doanh nhập khẩu
5.1 Nghiên cứu kĩ nhu cầu trong nớc và ngoài nớc, lựa chọn thị trờng trọng điểm xác định phơng án kinh doanh tối u để hạn chế rủi ro
trọng điểm xác định phơng án kinh doanh tối u để hạn chế rủi ro và giảm bớt chi phí dự phòng trong kinh doanh.
Trong kinh doanh xuất nhập khẩu việc nắm vững thị trờng là rất quan trọng. Thị trờng đợc coi là mảnh đất sống còn của doanh nghiệp trong nền kinh tế. Chính vì vậy, CIRI nên tiến hành nghiên cứu kĩ thị trờng, nắm chắc nhu cầu khách hàng để từ đó đáp ứng tốt nhất nhu cầu này. Việc nắm bắt nhu cầu thị tr- ờng sẽ giúp CIRI hạn chế đợc những chi phí không cần thiết, cũng nh rủi ro mà để khắc phục thì hao phí rất nhiều công sức và tiền của khi triển khai các phơng án kinh doanh .
•Với thị trờng trong nớc:
CIRI cần chú trọng hơn nữa để phát hiện ra nhu cầu của các doanh nghiệp . cụ thể cần nắm đợc khách hàng cần loại máy móc, thiết bị nào, trình độ sử dụng máy móc thiết bị, nguồn vốn dùng để mua sắm, đang ở thời điểm nào của quá trình sản xuất – kinh doanh. Trong ngành đã có doanh nghiệp nào đã kinh doanh mặt hàng đó, u nhợc điểm của đối thủ cạnh tranh, kế hoạch nhập khẩu, phân phối của họ,.. từ đó ra quyết định kinh doanh hay không.
Bên cạnh đó, CIRI cũng nên nghiên cứu sản phẩm do các máy móc, thiết bị nhập khẩu về tạo ra. Việc đánh giá này để xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc này là công việc của khách hàng nhng khi CIRI tiến hành công việc đó thì vừa đảm bảo lợi ích cho CIRI mà lại đảm bảo lợi ích cho bạn hàng. Thông qua công tác nghiên cứu đó CIRI sẽ tìm hiểu đợc vòng đời của sản phẩm, máy móc thiết bị đang ở đâu của chu kì sống của nó, hỏng hóc và bộ phận nào hay cần đợc sửa chữa và thay thế sản phẩm mới, từ đó mà có kế hoạch duy tu bảo dỡng, bào hành cho khách hàng. Hoạt động hậu mãi này sẽ gây đợc ảnh hởng tốt cho khách hàng.
•Với thị trờng nớc ngoài :
Để tiếp cận và hội nhập vào thị trờng quốc tế, công tác thông tin tiếp cận thị trờng phải đợc thực hiện tốt, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tránh đợc rủi ro và đem lại lợi nhuận .
Đối với các mặt hàng nhập khẩu của CIRI nên thu thập đầy đủ và chính xác các thông tin về thị trờng cung cấp, đặc biệt là các thị trờng CIRI có quan hệ mua bán thờng xuyên để từ đó có thể tiến hành nhập khẩu thuận lợi hơn và ít gặp rủi ro hơn.
Bên cạnh đó thông tin thị trờng quốc tế sẽ giúp CIRI tìm đợc bạn hàng mới, mở rộng thị trờng nhập khẩu, chủ động ký kết các hợp đồng với các đối tác là nhà sản xuất, hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian từ đó giảm thiểu các chi phí trung gian không cần thiết. Công tác này có thể đợc tiến hành rất tốt vì hiện nay quan hệ của CIRI đã rất mở rộng, trang thiết bị thông tin đợc đầu t cũng rất hiện đại, ngoài trang bị điện thoại, fax, các chức vụ chủ chốt ở các phòng ban đều đợc trạng bị điện thoại di động, mạng lới máy tính mạng nội bộ. Phòng vi tính và phòng Marketing đợc trang bị mạng Internet với tốc độ truy cập nhanh. Vấn đề là làm sao khai thác hiệu quả thiết bị thông tin liên lạc phục vụ kinh doanh .
•Xác định thị trờng trọng điểm :
Song song với việc mở rộng thị trờng CIRI cần xác định thị trờng trọng điểm, để tập trung khai thác có hiệu quả. Thị trờng nhập khẩu chủ yếu trớc đây của CIRI đối với lĩnh vực kinh doanh vật t thiết bị, máy móc công cụ và nguyên nhiên vật liệu phục vụ GTVT là nớc Nga, đây là thị trờng rât tiềm tàng và giá cả dễ đợc chấp nhận. Gần đây, CIRI thông qua CIENCO 8 có đợc quan hệ với các công ty hàng đầu của các nớc công nghiệp phát triển. Ưu điểm của những đối tác này là máy móc công nghệ hiện đại và dễ dàng thích nghi với điều kiện Việt Nam (đã đợc nhiệt đới hoá), tuy nhiên giá cả còn khá cao và để sử dụng đợc thì chi phí đào tạo là không nhỏ.
Với điều kiện nh vậy CIRI có thể xem xét thị trờng Trung quốc nh một thị trờng tiềm năng cung cấp trang thiết bị máy móc cho mình. Tuy rằng nghành cơ khí của Trung quốc cha thể phát triển bằng các nớc t bản khác, nhng bù lại dây truyền công nghệ, cũng nh máy móc, nguyên nhiên vật liệu của họ xuất khẩu có giá rẻ hơn nhiều so với các nớc xuất khẩu truyền thống. Tiến hành kinh doanh với Trung quốc ta sẽ giảm đợc chi phí vận chuyển, thủ tục giấy tờ cũng đơn giản hơn rất nhiều do có những văn bản thơng mại chung tạo điều kiện thông thơng giữa hai nớc đợc thuận lợi. Và quan trọng nhất là thông tin về Trung quốc khá đẩy đủ, nên hiểu biết về đối tác Trung quốc nhiều hơn so với các đối tác khác. Thông qua các đối tác hiện tại đang cung cấp xe máy cho CIRI, có thể mở rộng địa bàn cho kinh doanh lĩnh vực máy móc thiết bị ,.. vừa giảm đợc chi phí lại dễ dàng tiếp cận đợc đối tác tin cậy.
Khi lựa chọn quốc gia nhập khẩu, CIRI cần nghiên cứu tình hình sản xuất, chất lợng sản phẩm cũng nh chính sách và tập quán thơng mại, hành lang pháp lý chung của quan hệ thơng mại hai nớc. Nghiên cứu các yếu tố này sẽ đảm bảo giảm những rủi ro và những tổn thất không đáng có cho CIRI khi tiến hành kinh doanh nhập khẩu.
5.2.Hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ nhập khẩu, tránh lãng phí
Hiện nay, các nghiệp vụ nhập khẩu máy, móc thiết bị uỷ thác đang tiến hành là tơng đối phù hợp. Nhng không có nghĩa là CIRI không hoàn thiện nghiệp vụ của mình. Trong thời gian tới, CIRI cần cập nhật các thông tin về kinh tế, chính trị, luật pháp của Việt Nam cũng nh quốc tế để kịp thời thay đổi các nghiệp vụ cho phù hợp.
Các công việc cần tiến hành:
5.2.1.Lựa chọn đúng đối tác kinh doanh :
CIRI cần tìm hiểu kĩ đối tác nớc ngoài về quá trình phát triển, lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tổ chức, nề nếp làm ăn, những u khuyết điểm của họ (tìm hiểu một cách toàn bộ). Đây cũng là điều quan trọng vì trong cơ chế thị trờng mọi doanh nghiệp tham gia kinh doanh có không ít những công ty hoạt động trái với quy định của pháp luật, hay có những hoạt động kinh doanh mờ ám. Nêu nắm đợc rõ về đối tác thì khả năng rủi ro sẽ giảm xuống. Những nguồn thông tin về đối tác có thể đợc tìm kiếm thông qua sách, báo, tạp chí chuyên ngành, qua các hiệp hội, tổ chức môi giới, qua các đơn vị chuyên biệt (phòng thơng mại công nghiệp Việt Nam, bộ thơng mại, đại sứ quán, qua các đối tác làm ăn khác,..). Dựa vào thông tin thu lợm đợc để đánh giá đúng đối tác kinh doanh.
5.2.2.Chú trọng nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh
Đây là vấn đề hết sức nhạy cảm, một doanh nghiệp hoạt động thơng mại sẽ phải tiến hành đàm phán, kí kết rất nhiều hợp đồng. Để đàm phán thành công CIRI phải nắm vững 3 yếu tố cơ bản của đàm phán: bối cảnh, thời gian và quyền lực sao cho đàm phán có lợi nhất.
•Bối cảnh của đảm phán: là môi trờng và điều kiện các chủ thể tiến hành đàm phán nh: địa điểm, tiềm lực, con ngời, thời cơ,..
•Thời gian đàm phán là quá trình có khởi điểm và có kết điểm. Kết điểm là những điểm chết của thời gian đàm phán về đối tợng đàm phán (nh giá cả, chất lợng, số lợng, phơng thức thanh toán, điểu kiện thanh toán ,..)
•Quyền lực đàm phán là sức mạnh và sự am hiểu của các chủ thể tham gia đàm phán. Muốn nắm đợc quyền lực trong đàm phán thì CIRI cần phải am hiểu về chuyên môn, pháp luật và có sự ủng hộ vững mạnh về tài chính cũng nh những hỗ trợ khác,..
•Tạo sự cạnh tranh: Khi tiến hành thơng thuyết, đối tác sẽ sử dụng nhiều kĩ thuật để áp đặt những điều kiện không có lợi cho CIRI, CIRI nên tạo cho họ thấy thiện chí cũng nh nhiệt tình trong mua bán, nhng cũng tại cho họ thấy áp lực cạnh tranh đối với họ khi xem xét cả những đơn vị chào hàng khác.
•Từng bớc tiến tới: CIRI cần chia nhỏ mục tiêu của mình và từng bớc tiến hành mục tiêu đó. Tuy nhiên cũng không nên kéo dài đàm phán cũng nh tránh thoả thuận nhanh chóng khi cha nghiên cứu kĩ.
•Bình đẳng cùng có lợi: đây là nguyên tắc quan trọng nhất trong làm ăn kinh tế, đó là nền tảng của những mối quan hệ lâu dài.
5.2.3.Quy định chặt chẽ các điều khoản trong hợp đồng
Việc kí kết hợp đồng nhập khẩu dựa trên cơ sở kết quả của cuộc thơng l- ợng đàm phán. Nó là cơ sở pháp lý để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thơng vụ mua bán.
Khi kí kết hợp đồng CIRI nên chú ý đến các điều khoản về giá cả, chất l- ợng, số lợng, cơ sở điều kiện giao hàng,.. một cách chặt chẽ để tránh thua thiệt và sai sót sau này. Các điều khoản của hợp đồng khi soạn thảo phải đợc cân nhắc kĩ và nên theo những mẫu đã đợc ban hành và sử dụng rộng rãi để tránh tình trạng hiểu nhầm gây tranh chấp.
Tính toán giá cả: Giá cả là một trong những nhân tố ảnh hởng trực tiếp đế
sức cạnh tranh cũng nh hiệu quả kinh doanh của CIRI. Mức giá đa ra phải đủ cao để thu hồi vốn và có lãi chấp nhận đồng thời phải đủ thấp để cạnh tranh hiệu quả trên thị trờng. CIRI cần hạch toán chính xác mọi chi phí bỏ ra, xác định vị trí của sản phẩm trong chu kì sống của nó, giá cả của đối thủ cạnh tranh,..để kinh doanh hiệu quả.
Thanh toán ngoại thơng: Hiện nay, trong các thơng vụ CIRI chủ yếu áp
dụng phơng thức thanh toán là th tín dụng không thể huỷ ngang (Irrevocable Letter of Credit) hoặc lệnh chuyển tiền (remittance).Thời gian hoạt động theo phơng thức này vẫn duy trì đợc hiệu quả và đôi bên đối tác có sự tin tởng cao. Tuy nhiên trong các L/C này nên quy định chặt chẽ các điểu khoản, để tránh gây ra những hiểu nhầm và tranh chấp phát sinh (L/c trả ngay, trả chậm,..)
5.2.4.Đảm bảo quá trình giao nhận, vận chuyển
CIRI nên vận dụng phơng thức bán thẳng để có thể giảm đợc các khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, rút ngắn thời gian vận động và thời gian trung gian không cần thiết đặc biệt là đối với mặt hàng vật t, công cụ, thiết bị là mặt hàng cồng kềnh, khối lợng lớn.
Mặt hàng xe máy thì CIRI sẽ tiến hành lắp ráp hoàn chỉnh ở phân xởng và vận chuyển đến cho các đại lý. CIRI có thể kí các hợp đồng vận tải để vận chuyển thành phẩm của CIRI tránh tình trạng quá tải của phơng tiện vận chuyển của Công ty . Giá cớc trung bình sẽ giảm đi và khối lợng hàng hoá vận chuyển sẽ tăng lên đáp ứng nhu cầu bành trớng thị phần của CIRI thời gian tới.
Để tiếp nhận hàng hoá một cách trôi chảy, CIRI cũng cần có mối quan hệ tốt và thực hiện tốt các thủ tục hải quan. Lu ý rằng các thủ tục hải quan là rất r- ờm rà và phức tạp.
CIRI có thể tiến hành làm thủ tục Hải quan ở địa phơng nào có điều kiện thuận lợi nhất cho hàng nhập khẩu của mình. Hiện tại thì CIRI tiến hành “thông quan ” ở Hải quan tỉnh Phúc Yên nơi có chi phí thấp hơn tuyến chính Lạng Sơn và thời gian cũng nhanh hơn nhng số lợng còn thấp, nên đẩy mạnh hoạt động này.
CIRI có thể xe xét để thay đổi phơng thức vận chuyển. Công ty có thể thay thế việc nhập khẩu linh kiện xe máy bằng đờng sắt theo giá CIF Yên viên, bằng đờng thuỷ theo giá CIF Hải phòng, chi phí tàu biển sẽ thấp hơn nhất là khi mà khối lợng linh kiện nhập của CIRI là rất lớn.
5.2.5.Giảm bớt chi phí sản xuất và quản lý.
Hàng hoá sau khi nhập khẩu đợc bảo quản tại kho của CIRI. Trong thời gian tới khi dây chuyền lắp ráp ở Nh Quỳnh đi vào hoạt động CIRI nên tận dụng triệt để phân xởng, kho bãi ở đây và giảm việc thuê mớn kho bãi ở chỗ khác. Việc thuê địa điểm ở khu vực trong nội hoá sẽ đẩy chi phí lên rất cao mà quy mô nhà xởng lại nhỏ, không thuận tiện cho việc giao nhận hàng hoá (đờng chật, cấm xe tải, bị khống chế thời gian giao hàng ví dụ: giờ tan tầm từ 16h-18h, số lợng tập kết hàng hoá nhỏ,.. ) nh vậy CIRI sẽ tiết kiệm đợc đáng kể chi phí sản xuất.
Đẩy mạnh hoạt động của bộ phận sản xuất ắc quy của Công ty. Sau một thời gian thử nghiệm và vận hành thử chất lợng ắc quy do Công ty sản xuất đạt yêu cầu và có thể cung ứng cho xe máy lu hành trong cả nớc. CIRI có thể kết thúc các hợp đồng nhập ắc quy của các đơn vị sản xuất trong nớc và sử dụng sản phẩm của Công ty để đảm bảo hạ giá thành sản phẩm và chủ động trong kinh doanh .