III. Tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc đấu thầu của Cụng ty xõy dựng
2. Trỡnh tự tham gia dự thầu của cụng ty
Như chỳng ta đó biết kết quả của cụng tỏc dự thầu chịu ảnh hưởng khụng nhỏ của quỏ trỡnh thực hiện. Nắm bắt được vị trớ trọng yếu của cụng tỏc này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lónh đạo cụng ty đó lựa chọn những cỏc bộ cú năng lực nhất về cỏc lĩnh vực cú liờn quan để giao nắm trọng trỏch chủ yếu trong việc thực hiện cụng tỏc dự thầu.
Về trỡnh tự tham gia thực hiện dự thầu của cụng ty được thực hiện theo cỏc bước:
2.1. Tỡm kiếm thụng tin về cụng trỡnh cần đấu thầu.
Cụng việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phũng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giỏm đốc cụng ty. Để cú được thụng tin về cỏc cụng trỡnh cần được đầu thầu xõy lắp cụng ty sử dụng rất nhiều nguồn thụng tin và cỏc cỏch tiếp cận khỏc nhau:
- Thu thập thụng tin về cỏc cụng trỡnh cần đấu thầu trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng như đài, bỏo, tivi... đồng thời cũng quan tõm đến cỏc thụng tin về những cụng trỡnh dự định đầu tư trong tương lai gần trờn cỏc phương tiện này, mà chủ yếu là để xỏc định chủ đầu tư và nguồn vốn đầu tư.
- Duy trỡ mối quan hệ với những chủ đầu tư (Ban quản lý dự ỏn PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự ỏn Thăng Long đường Lỏng - Hũa Lạc: Uỷ ban dõn tộc miền nỳi, Học viện kỹ thuật quõn sự) mà cụng ty đó từng cú cụng trỡnh nhận thầu thi cụng xõy lắp và thụng qua chất lượng của những cụng trỡnh này để cú được cỏc mối thầu.
- Tạo lập quan hệ với cỏc cơ quan quản lý nhà nước cỏc cấp chớnh quyền (Quõn khu 3, Bộ xõy dựng) để lấy thụng tin về kế hoạch đầu tư của cỏc bộ, ngành cũng như Nhà nước.
- Sau khi cú được thụng tin về cụng trỡnh cần đấu thầu, cụng ty mới phõn tớch đỏnh giỏ để cú tham gia tranh thầu hay khụng. Nếu tham gia sẽ thực hiện cỏc bước cụng việc tiếp theo.
2. 2. Tiếp xỳc ban đầu với bờn chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển (nếu cú).
Khi cú quyết định tham gia tranh thầu, cụng ty sẽ cử người của bộ phận tiếp thị theo dừi suốt quỏ trỡnh, dự thầu cụng trỡnh và tiến hành và tiếp xỳc với chủ đầu tư. Bờn cạnh việc tỡm hiểu cỏc thụng tin như: Thời gian bỏn hồ sơ mời thầu, cỏc yờu cầu sơ tuyển... thỡ cụng ty cũng kết hợp với việc quảng cỏo gõy uy tớn ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh tham gia đấu thầu sau này.
Nếu cụng trỡnh cú nhu cầu tổ chức sơ tuyển thỡ thụng thường bộ phận tiếp thị lập cỏc hồ sơ sơ tuyển và cỏc bộ hồ sơ giới thiệu cụng ty, cỏc thụng tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi cụng cỏc cụng trỡnh, cỏc chứng nhận cụng trỡnh đạt chất lượng cao... gửi trực tiếp cho bờn mời thầu theo yờu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển.
2. 3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Đõy là bước cụng việc chủ yếu trong toàn bộ quỏ trỡnh dự thầu của cụng ty. Trước khi lập hồ sơ dự thầu cụng việc chuẩn bị đều được thực hiện chu đỏo với cỏc phần việc như: Làm rừ cỏc nội dung yờu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sỏt và thăm quan hiện trường, phõn cụng nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể.
Về việc chuẩn bị cỏc tài liệu thụng tin chung
Cỏc tài liệu như: Giấy phộp hành nghề, đăng ký kinh doanh, cỏc năng lực của cụng ty, quan hệ bảo hành tớn dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất lượng... sẽ được bộ phận căn cứ vào đặc điểm, yờu cầu của cụng trỡnh cũng như yờu cầu đó nờu trong hồ sơ mời thầu để cú sự chuẩn bị đỏp ứng đầy đủ kịp thời.
Về việc lập biện phỏp thi cụng
Cỏc kỹ sư, kiến trỳc sư của phũng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thụng tin từ việc khảo sỏt hiện trường và cỏc yờu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bờn mời thầu cung cấp phỏt hiện
kịp thời những bất hợp lý và đưa ra cỏc giải phỏp kỹ thuật để điều chỉnh,
nõng cao uy tớn của cụng ty với chủ đầu tư. Bờn cạnh đú, cũng cú thể tiến hành thiết kế nếu như cụng ty đảm nhận việc này.
Việc lập giỏ dự thầu
Việc lập giỏ dự thầu của cụng ty do phũng kinh tế kế hoạch kết hợp với phũng kỹ thuật búc tỏch khối lượng cụng việc lập giỏ dự thầu.
2. 4. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu.
Sau khi cỏc bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hoàn tất nhiệm vụ của mỡnh, bộ phận tiếp thị sẽ niờm phong hồ sơ dự thầu giao cho phũng kinh tế kế hoạch nộp cho bờn mở thầu.
Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phũng kinh tế kế hoạch cử cỏn bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu.
Trong thời gian chờ đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu, nếu bờn mời thầu cú cụng văn yờu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thỡ cỏc bộ phận trong cụng ty tuỳ theo những khỳc mắc bờn mời thầu hỏi cú nhiệm vụ giải đỏp và làm rừ để giữ uy tớn với chủ đầu tư và phỏt huy tối đa tớnh cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
2.5. Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trỳng thầu) và theo dừi thực hiện
hợp đồng.
Ngay sau khi nhận được kết quả trỳng thầu, cụng ty sẽ cú cụng văn gửi cho phớa chủ đầu tư để chấp nhận việc thực hiện thi cụng và thoả thuận ngày, giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lónh hợp đồng theo yờu cầu của chủ đầu tư và đụn đốc cỏc bộ phận