Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, một công việc quan trọng mà kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thực hiện đó là việc lập kế hoạch kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán đợc ghi rõ trong đoạn hai Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 300 “Kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo đợc rằng cuộc kiểm toán đã đợc tiến hành một cách có hiệu quả”. Lý do mà KTV và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán vì đây là giai đoạn đầu của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối chất lợng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán giúp kiểm toán viên thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đa ra ý kiến xác đáng về báo cáo tài chính, giúp KTV phối hợp với nhau cũng nh phối hợp với các bộ phận khác có liên quan nh kiểm toán nội, các chuyên gia bên ngoài. Kế hoạch kiểm toán thích hợp cũng là căn cứ để Công ty kiểm toán tránh xảy ra những bất đồng với khách hàng và đánh giá chất lợng công việc kiểm toán.
Lập kế hoạch kiểm toán bao gồm sáu bớc công việc nh sau:
Sơ đồ 1.3: Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính
a)
Chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán
Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích
Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát
Quy trình kiểm toán bắt đầu khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán thu nhận khách hàng mới. Sau khi thu nhận khách hàng mới, công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán và ký hợp đồng kiểm toán.
- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán: KTV phải đánh giá xem việc chấp nhận một khách hàng mới hay tiếp tục kiểm toán một khách hàng cũ có làm tăng rủi ro cho hoạt động của KTV hay làm ảnh hởng đến uy tín của Công ty kiểm toán hay không? Công ty kiểm toán cần quan tâm đến các công việc:
Xem xét hệ thống kiểm soát chất lợng, tính liêm chính của Ban Giám đốc, liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm, nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng.
b)
Thu thập thông tin cơ sở
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu, đa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết để thực hiện kiểm toán và việc mở rộng các thủ tục kiểm toán khác.
- Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng: KTV tiến hành tìm hiểu về sở đồ tổ chức phòng kinh doanh, phòng bán hàng và các loại chứng từ sổ sách liên quan.
- Xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán trớc và hồ sơ kiểm toán chung: Qua xem xét hồ sơ kiểm toán, KTV sẽ tìm thấy những tài liệu nh: sơ đồ tổ chức bộ máy, điều lệ công ty, chính sách tài chính, chính sách kế toán,.. và thu thập đợc những thông tin hữu ích về tình hình kinh doanh của khách hàng.
- -
- Xem xét các chính sách tín dụng của công ty và các chơng trình khuyến mại, quảng cáo, giảm giá của công ty để có cái nhìn tổng thể ban đầu về sự biến động của doanh thu và các khoản phải thu trong năm.
c)
Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm đ- ợc các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng chu trình bán hàng và thu tiền:
- Biên bản cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc: Các biên bản này thờng chứa những thông tin quan trọng nh: xét duyệt bán chịu, chính sách chiết khấu, chính sách tín dụng áp dụng đối với từng khách hàng cụ thể.
- Các cam kết và các hợp đồng quan trọng: đây là các hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ mà công ty khách hàng đã ký với bạn hàng của họ, thể hiện nghĩa vụ pháp lý của Công ty khách hàng trong việc thực hiện công việc kinh doanh. KTV cần phải tìm hiểu xem Công ty khách hàng có hợp đồng dài hạn hoặc hợp đồng đặc biệt nào với bạn hàng hay không.
d)
Thực hiện thủ tục phân tích
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, áp dụng quy trình phân tích sẽ giúp kiểm toán viên hiểu về tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro từ đó xác định đợc nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán. Có hai phơng pháp phân tích sau:
+ Phân tích dọc (phân tích tỉ suất): là việc phân tích dựa trên cơ ở so sánh các tỉ lệ tơng quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên Báo cáo tài chính. Các tỉ suất thờng dùng trong phân tích dọc là tỉ suất khả năng thanh toán và tỉ suất khả năng sinh lời. Đối với chu trình bán hàng-thu tiền thì tỉ suất đợc kiểm toán viên quan tâm nhất là tỉ lệ lãi gộp.
+ Phân tích ngang (Phân tích xu hớng): Là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các trị số của cùng một chỉ tiêu trên BCTC. Cụ thể KTV so sánh thông tin cha đợc kiểm toán của năm hiện hành với thông tin của năm trớc đã đợc kiểm toán hoặc thông tin của các tháng cùng kỳ để biết đợc xu hớng biến động và tìm ra những biến động bất thờng để tập trung tìm hiểu. Trong chu trình bán hàng-thu tiền, KTV cần xem xét xu h- ớng biến động của doanh thu bán hàng, các khoản phải thu để đánh giá xem chính sách tín dụng của công ty có phù hợp hay không, công ty có bị chiếm dụng vốn quá mức hay không,..
Thủ tục phân tích đợc áp dụng trong chu trình này bao gồm các bớc công việc sau:
So sánh số d các khoản phải thu năm nay với các năm trớc hoặc tháng này với
So sánh tỉ lệ chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi trên tổng các khoản phải thu giữa kỳ này với các kỳ trớc.
So sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch hoặc dự toán của tổng doanh thu,
doanh thu từng loại hàng hoá dịch vụ, doanh thu hàng bán bị trả lại, doanh thu giảm giá hàng bán, doanh thu bán hàng nội bộ, doanh thu hàng hoá xuất khẩu, hoặc doanh thu theo từng vũng lãnh thổ hoặc doanh thu theo mùa, thời kỳ,... Qua so sánh ta có thể phát hiện ra những biến động bất thờng để tập trung tìm nguyên nhân cho những biến động bất thờng đó. Ngoài ra ta có thể só sánh doanh thu của đơn vị đợc kiểm toán với doanh thu của các đơn vị khác cùng ngành và với doanh thu trung bình của ngành để dự đoán nguy cơ thất bại của doanh nghiệp trong ngành đó.
So sánh tỉ lệ doanh thu hàng bán bị trả lại, tỉ lệ doanh thu giảm giá hàng bán,
tỉ lệ chiết khấu thanh toán của kỳ này so với kỳ trớc và của năm này với năm trớc.
So sánh các thông tin tài chính và phi tài chính: so sánh doanh thu bán hàng
trong quan hệ với số lợng nhân viên bán hàng để đánh giá xem doanh thu tăng lên có phải do số lợng nhân viên bán hàng tăng lên hay do mỗi nhân viên bán hàng đã bán đ- ợc nhiều hàng hoá, dịch vụ hơn.
e)
Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro trong kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền:
Trong giai đoạn lập kế hoạch, kiểm toán viên phải đánh giá mức độ trọng yếu để - ớc tính mức độ sai sót của báo cáo tài chính có thể chấp nhận đợc, xác định phạm vi của cuộc kiểm toán và đánh giá ảnh hởng của các sai sót lên các báo cáo tài chính để từ đó xác định phạm vi, bản chất và thời gian thực hiện các thử nghiệm kiểm toán. Tính trọng yếu quan trọng với KTV trong khi xác định nội dung và số lợng bằng chứng kiểm toán cần thu thập. Kiểm toán viên cần đánh giá mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC và phân bổ mức trọng yếu đó cho từng khoản mục trên BCTC.
Sau khi KTV đã có ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu cho toàn bộ BCTC thì KTV cần phân bổ mức ớc lợng này cho từng khoản mục trên BCTC. Khi tiến hành phân bổ, việc phân bổ cũng mang tính xét đoán nghề nghiệp, phụ thuộc vào sự đánh giá của KTV sai sót nào dễ xảy ra với từng khoản mục cụ thể. Do hầu hết các thủ tục kiểm toán tập trung vào các tài khoản trên bảng cân đối kế toán nên KTV thờng phân bổ mức ớc lợng ban đầu cho các tài khoản trên bảng cân đối kế toán thay vì cho các tài
khoản trên Báo cáo Kết quả Hoạt động kinh doanh. Đối với chu trình bán hàng-thu tiền, kiểm toán viên sẽ tiến hành phân bổ các mức ớc lợng trọng yếu cho các khoản mục doanh thu, các khoản phải thu và tiền của doanh nghiệp. Do tính nhạy cảm của việc xác định doanh thu một cách đúng kỳ và tính trọng yếu của các khoản phải thu nên ớc lợng ban đầu cho tính trọng yếu đối với các khoản mục trong chu trình bán hàng-thu tiền nhỏ hơn các khoản mục khác.
Trong đánh giá rủi ro ở giai đoạn lập kế hoạch, kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn-mức độ rủi ro kiểm toán có thể xảy ra là cao hay thấp bao gồm đánh rủi ro tiềm tàng (rủi ro cố hữu), rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện.
Mức độ trọng yếu và rủi ro kiểm toán có mối quan hệ ngợc chiều nhau nghĩa là mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngợc lại khi rủi ro kiểm toán đợc đánh giá là cao thì mức trọng yếu giảm xuống nhằm đảm bảo KTV có sự thận trọng đúng mực khi tiến hành các thủ tục kiểm toán với mục đích thu thập các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp cho ý kiến của mình.
f)
Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”, KTV phải có đủ sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và chơng trình kiểm toán thích hợp và để xác định bản chất, thời gian và phạm vi của các khảo sát cần thực hiện.
KTV sẽ tìm hiểu quy trình hoạt động và các thủ tục kiểm soát kèm theo đợc thực hiện để ngăn ngừa các sai phạm xảy ra đối với các công việc trong từng bớc của chu trình từ ký hợp đồng với khách hàng, xuất hàng từ kho và giao cho khách, thu tiền bán hàng và ghi sổ các khoản thu đợc cũng nh các khoản còn phải thu và hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng đã đợc phê chuẩn bởi các cấp có thẩm quyền.
Đối với chu trình bán hàng-thu tiền thì kiểm toán viên cần phải thu thập những thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng nh sau:
Sự phân công phân nhiệm của các bộ phận trong chu trình
Các chế độ tài chính kế toán của doanh nghiệp, của Nhà nớc và của ngành về
Các khách hàng chính và những hợp đồng chính
Quy trình ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng
Các đối thủ cạnh tranh
Các điều khoản và chính sách của công ty về hạn mức tín dụng và thanh toán
Tỷ lệ lợi nhuận của ngành và của các công ty khác trong ngành
Thị phần của doanh nghiệp trong ngành, uy tín của công ty khách hàng và
danh tiếng của mặt hàng khách hàng đang kinh doanh
Chiến lợc phát triển và mục tiêu chiếm lĩnh thị trờng của doanh nghiệp trong t-
ơng lai
Dựa trên sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV cần phải đánh giá rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng số d tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.