ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QỦA QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐÔNG NAM
3.2.2.Những giải pháp hòan thiện những nhược điểm của qui trình xuất khẩu của công ty TNHH Đông Nam:
khẩu của công ty TNHH Đông Nam:
a- Về mặt thiết bị, máy móc và phần mềm ứng dụng
+ Công ty nên trang bị hệ thống mạng internet riêng biệt phục vụ cho việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử được nhanh hơn và tốt hơn.
+ Lắp đặt hệ thống máy tính gồm máy chủ và máy con để họat động tốt hơn, máy chủ sẽ lưu trữ dữ liệu tòan bộ và các máy con sẽ truy cập và để làm những công việc liên quan.
b- Về con người:
+ Đào tạo và huấn luyện chuyên môn: Hàng tháng hoặc qúy phải tổ chức đào tạo hoặc huấn luyện chuyên môn cho nhân viên, phải thường xuyên họp giao ban để rút ra kinh nghiệm hoặc những điểm yếu cần khắc phục, phải huấn luyện cho nhân viên khâu chứng từ hiểu kỹ hơn về những lô hàng mà khách hàng thanh tóan bằng phương thức L/C (tín dụng thư), để tránh việc khi hòan tất chứng từ gửi cho ngân hàng bị bắt lỗi bất hợp lệ của chứng từ.
+ Về phân công và sắp xếp công việc
Việc phân công công việc phù hợp với mội cá nhân là yếu tố cực kỳ quan trọng, phân công công việc đúng người không những tạo động lực cho bản thân người đó phấn khởi làm việc mà còn giúp cho việc tạo ra hiệu quả của công việc, và thông qua đó sẽ khắc phục được những nhược điểm đã có từ trước, việc phân công công việc sẽ khắc phục được những nhực điểm của từng khâu như sau:
- Ở khâu lên bộ chứng từ khai báo hải quan và book container: Khâu này còn nhược điểm là một người làm nhiều công việc như là vừa làm chứng từ, vừa book container và làm C/O, cho nên công việc không được tập trung chuyên sâu. Nếu được phân công và sắp xếp công việc riêng biệt của từng bộ phận, thì người làm chứng từ sẽ chỉ tập trung vào chuyên môn là làm chứng từ, không phải lo những việc hậu cần của những việc làm ngòai hiện trường, như vậy bộ chứng từ sẽ chính xác và nhanh chóng đáp ứng được với mọi tình hình của công ty.
- Ở khâu làm định mức nguyên phụ liệu: Khâu này còn tồn tại nhược điểm là nhân viên làm định mức chưa sát với thực tế, khâu này nếu nhân viên được sắp xếp và phân công công việc làm riêng biệt và chuyên sâu công việc này, thì sẽ có thời gian tập trung vào phân tích mẫu sản phẩm, đánh giá thực tế từng lọai nguyên phụ liệu tiêu hao của từng sản phẩm, như vậy nguyên phụ liệu nhập về sẽ được sử dụng đúng với mục đích và không bị sai khi kiểm kê lượng tồn.
- Khâu lên tờ khai và khai báo hải quan: Khâu này còn tồn tại vào hệ thống mạng kết nối, nếu đầu tư lắp đặt hệ thống đường truyền internet tốt sẽ giúp
cho việc khai báo và gửi thông tin đến cơ qua hải quan được nhanh hơn, áp dụng một số phần mềm ứng dụng chuyên môn để làm giảm thiểu sai sót .
- Khâu thanh khỏan thuế: Khâu này còn hạn chế là làm thủ công và hay bị cưỡng chế về thuế, nếu công ty sử dụng phần mềm chuyên dùng để thanh khỏan thuế bằng phần mềm điện tử, thì sẽ bớt được việc nhập liệu và như thế sẽ tránh nhập liệu sai, mặt khác phần mềm này sẽ tự động hòan tòan nên việc tờ khai nhập nguyên phụ liệu nào sắp đến hạn sẽ được phần mềm tự động cảnh báo trước, như vậy công ty chủ động trong việc điều tiết nguyên phụ liệu.
- Thêm khâu làm B/L (Bill of lading) : B/L Là vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển được người chuyên chở ký phát cho người gửi hàng xác nhận việc người chuyên chở đã nhận hàng để vận chuyển theo yêu cầu của người gửi.
KẾT LUẬN
Nghiên cứu quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đông Nam tôi thấy rằng: quy trình đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn, chỉ đường cho công việc cho các bộ phận thực hiện các chức năng của mình. Bất kì một điểm không hợp lý nào trong quy trình cũng sẽ làm chậm thời gian thực hiện, ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đông Nam, tuy quy trình còn tồn tại một số hạn chế nhưng đã đáp ứng được tiêu chí: tính hiệu quả của công việc, đáp ứng được với nhiệm vụ trước mắt tại thời điểm này.
Qua việc nghiên cứu quy trình xuất khẩu của công ty TNHH Đông Nam, tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm, có cái nhìn sâu hơn về thực tiễn hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần lý giải những thắc mắc trong quá trình học lý thuyết tại trường. Với những giải pháp đề ra, tôi hy vọng sẽ đóng góp làm tăng tính hiệu quả của quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty.
Vì thời gian không nhiều, kiến thức của bản thân cũng còn hạn chế nên báo cáo chắc chắn còn nhiều thiếu sót nhất định. Kính mong quý công ty, quý thầy cô và các bạn góp ý để tôi có thể hoàn thiện khóa luận được tốt hơn./.
Trân trọng kính chào!