2718 RK ZOETERMEER, THE NETHERLANDS Notify Party: Người nhận thông báo
2.3.2Về thực hiện công việc từng công đọan
Do sơ đồ chưa thể hiện và phân chia công việc cụ thể, cho nên công việc của từng khâu và trách nhiện từng cá nhân chưa rõ ràng, một người làm nhiều việc khác nhau, không chuyên sâu vào một công việc, như vậy về mặt tiết kiện nhân lực đã đạt được, nhưng về mặt hiệu quả công việc thì chưa được, vì một người làm nhiều công việc thường dẫn đến sai sót, công việc bị rối lên, không đảm bảo chất lượng công việc.
a- Khâu lên bộ chứng từ khai báo Hải quan book container:
+ Ưu điểm: do khách hàng đặt các mặt hàng lặp đi lặp lại nhiều lần, nên khâu làm chứng từ đã lưu trữ được dữ liệu lần trước lại, nên lần sau nếu có thì chỉ cần copy lại là sử dụng được, như thế vừa tiết kiệm thời gian vừa chính xác. Khâu này thực hiện khá tốt.
+ Nhược điểm: Một người làm nhiều công việc, không chuyên sâu vào một việc, như vậy dễ dẫn đến sai sót.
b- Khâu làm định mức nguyên phụ liệu:
+ Ưu điểm: Làm bằng phần mềm chuyên dụng nên khá nhanh, không bị trùng lắp mã sản phẩm.
+ Nhược điểm: Khâu này nhân viên làm chưa được sát thực với thực tế, thường mang tính cảm tính là chủ yếu, chưa có tính khoa học và chính xác, mỗi một sản phẩm khi làm định mức chỉ áng chừng, không phân tích mẫu sản phẩm thực tế, làm như vậy dễ dẫn đến sai sót và lệch so với thực tế.
c- Khâu lên tờ khai và khai báo Hải quan:
+ Ưu điểm: Khâu này do làm trên hệ thống khai báo Hải quan điện tử, và dùng phần mềm chuyên dụng nên rất thuận tiện và nhanh.
+ Nhược điểm: Do đây là việc khai báo bằng phần mềm sử dụng internet, nên phụ thuộc vào tốc độ và sự ổn định của đường truyền, đôi khi thiết bị kết nối mạng chập chờn làm ảnh hưởng đến công việc, làm chậm quá trình khai báo hải quan.
d- Khâu hòan thành bộ chứng từ thanh tóan:
+ Ưu điểm: Khâu này do chỉ tập hợp lại chứng từ của khâu trước nên công việc khá tốt.
e- Khâu thanh khỏan thuế:
+ Nhược điểm: Khâu này còn nhiều điểm chưa được tốt, như chưa sử dụng phần mềm chuyên dụng mà vẫn còn phải làm thủ công, nhập dữ liệu còn sai sót, thanh khỏan thuế còn chậm và hay bị cưỡng chế về thuế.
f- Khâu gửi chứng từ thanh tóan cho khách hàng:
+ Về chứng từ thanh tóan theo phương thức L/C: Do L/C qui định thời gian phải trình bộ chứng từ, vì vậy bộ phận này phải lưu ý khi có bộ chứng từ thanh tóan là phải lập hối phiếu và trình ngân hàng ngay.
+ Về chứng từ thanh tóan bằng phương thức T/T: Có nhược điểm là đôi khi quên yêu cầu khách hàng thanh tóan tiền hàng và gửi bộ chứng từ cho khách hàng, để khi tàu cập cảng và khách hàng nhắc mới biết.
g- Khâu thanh khỏan thuế: Việc thanh khỏan thuế của phần nguyên phụ liệu là hết sức quan trọng, vì nếu để nợ thuế quá hạn sẽ bị cưỡng chế không cho đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu. Ở công ty Đông Nam thì việc thanh khỏan thuế còn tồn tại nhược điểm sau:
+ Không theo dõi lượng nguyên phụ liệu tồn của từng lọai, không trừ lùi thường xuyên.
+ Không theo dõi số ngày còn lại của tờ khai nhập khẩu nguyên phụ liệu, thường để quá hạn 275 ngày.
h- Khâu lưu trữ: Chứng từ hòan tất đều được nhân viên công ty lưu trữ vào từng file rất chu đáo và đầy đủ.
CHƯƠNG 3